Aufbewahrung von „Hausbelegen“: Bußgeld vermeiden

Die ersten Monate des Jahres werden von Steuerpflichtigen oftmals genutzt, um Archive, Regale und Schränke von nicht mehr benötigten Unterlagen zu befreien. Dabei sollten die mitunter sehr langen steuerlichen Aufbewahrungsfristen (zehn bzw. sechs Jahre) unbedingt beachtet werden¹⁾. Eine umfangreiche Liste der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können Sie unter der Rubrik Leser-Service als PDF herunterladen.

Was viele nicht wissen bzw. schon wieder verdrängt haben: Bereits seit 2004 müssen auch private Auftraggeber gewisse Belege zwingend aufbewahren, selbst wenn sie nicht für Zwecke der Besteuerung benötigt werden.

Eine besondere Aufbewahrungspflicht ergibt sich für Rechnungen, die Haus, Wohnung oder Garten betreffen. Führt nämlich ein Unternehmer eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen.

Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, den Zahlungs­beleg oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre aufzubewahren, soweit er nicht Unternehmer ist. Diese Pflicht trifft auch Apothekerinnen und Apotheker, die die betreffende Leistung für ihren nicht unternehmerischen Bereich (beispielsweise das privat genutzte Wohnhaus) in Anspruch nehmen.

Hinweis: Die Regelungen wurden im Rahmen eines Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit ausdrücklich im Umsatzsteuergesetz ver­ankert.

„Privatpersonen“, die die Aufbewahrungspflicht nicht beachten und entsprechende Rechnungen vorab vernichten, droht ein Bußgeld von bis zu 500 €²⁾ . Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Apotheker Grünwald beauftragte eine Gartenbaufirma mit der Neuverlegung eines Rollrasens sowie mit dem Rückschnitt der Hecken auf dem zu privaten Wohnzwecken genutzten Grundstück. Die Arbeiten wurden im Herbst 2007 ausgeführt und in Rechnung gestellt.

Apotheker Grünwald ist verpflichtet, die Rechnung bis Ende 2009 aufzubewahren. Andernfalls kann die Finanzbehörde gegen ihn ein Bußgeld festsetzen.

Der Gesetzgeber hat den Katalog der „grundstücksbezogenen Leistungen“, die zu einer Aufbewahrungspflicht führen, bewusst sehr weit gefasst³⁾ . Dazu gehören unter anderem auch das Anmieten von Baugeräten, der Gerüstbau, die Entsorgung von Bauschutt, Dienste von Architekten, Statikern und Ingenieuren sowie die Reinigung von Räumen, Flächen und Fenstern.

Hinweis: Werden derartige Leistungen an Unternehmer (beispielsweise Apotheker) für deren nicht unternehmerischen (Privat-)Bereich erbracht, gilt nicht die allgemeine zehn- bzw. sechsjährige, sondern lediglich die zweijährige Aufbewahrungspflicht. Unabhängig davon sollten die Belege länger aufbewahrt werden, beispielsweise wenn sie zum Teil als haushaltsnahe „Dienst- oder Handwerkerleistungen“ bei der Einkommen­steuererklärung geltend gemacht werden.

¹⁾ Vgl. AWA -Ausgabe Nr. 3 vom 1. Februar 2008, Seite 12.

²⁾ Vgl. § 26a Absatz 1 Nr. 3 Umsatzsteuergesetz.

³⁾ Vgl. Bundestags-Drucksache 15/2573, Seite 33 ff.