Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verursacht nicht unerhebliche Kosten und führt schnell zu räumlichen Engpässen. Die Aufwendun­gen sind zwar steuerlich absetzbar und zum Teil sogar rückstellungsfähig (vgl. AWA-Ausgabe Nr. 1 vom 1. Januar 2007, Seite 18), dennoch sollte das Archiv nicht aus den Nähten platzen. Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres sollten Apotheker daher ihr Archiv durchforsten und nicht mehr benötigte Unterlagen vernichten. Dabei müssen allerdings die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zwingend beachtet werden.

Diese Unterlagen können im Jahr 2009 vernichtet werden, sofern der Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gehemmt ist:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Jahr 1998 oder davor erstellt worden sind;
• Inventare aus dem Jahr 1998 und davor;
• Buchungsbelege aus dem Jahr 1998 und davor;
• Handelsbücher aus dem Jahr 1998 und davor;
• Lohnkonten und dazugehörende Belege mit Eintragungen aus dem Jahr 2002 und davor;
• sonstige Unterlagen aus 2002 und davor, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind und es sich nicht bereits um Buchungsbelege handelt.