Keine Angst vor Zahlen

Manche Erlebnisse behält man lange in Erinnerung, so auch das mit einer Kollegin angesichts eines Apothekenverkaufs. Die Interessentin befasste sich in erster Linie mit den Schubladen, die nicht mehr neuesten Datums waren, während die Standortbedingungen kaum eine Rolle spielten. Dies mag eine Kuriosität am Rande sein. Dennoch: Man glaubt gar nicht, an welchen Kleinigkeiten sich ganze Lebensläufe entscheiden können. Beim einen sind es 100 € Miete im Monat, die den Vertragsabschluss und damit eine Existenzchance scheitern lassen. Ein wenig Großzügigkeit (oder eben Kleinlichkeit) beim Gehalt des Filialleiters und bei den Arbeitsbedingungen können über Gewinn oder Verlust der Filiale entscheiden. Wieder andere sind entsetzt angesichts der Steuernachzahlung, dabei kommt diese in aller Regel nicht aus heiterem Himmel.

Wer weiß, dass ein Kunde pro Einkauf insgesamt etwa 8 € bis 9 € Rohertrag bringt, kann leicht ausrechnen, dass je 1.000 € zusätzli­che Kosten (z.B. für Marketing) etwa 120 Kunden zusätzlich kommen müssen. Für solche Über­schlags­rechnun­gen muss man nicht Einstein sein, und dennoch können Sie damit bereits manche Ausgabe im Vorfeld als unsinnig entlarven.

Der Alltag in vielen Apotheken zeigt dagegen, dass oftmals der Blick für das Wesentliche, den „roten Faden“, verloren gegangen ist. Stattdessen stehen Kleinigkeiten im Vordergrund. Wer jedoch die Dinge nicht in ihrem Kern überschaut, muss mit unan­genehmen, heutzutage im Wettbewerb sehr hinderlichen Konsequenzen rechnen:

• Die mangelnde Übersicht erfordert das Hinzuziehen von Externen, von Gutachtern und Beratern. Das ist kein Problem, solange genügend Zeit zur Verfügung steht. Schnelle Chancen kön­nen jedoch so nicht wahr­genommen werden, z.B. wenn es um die Expansion geht. Ganz besonders gilt dies im Bereich der Kapitalanlage an der Börse.
• Die Abhängigkeit von an­deren bedeutet immer das latente Risiko, falschen Rat­schlägen aufzusitzen, ohne diese selbst hinreichend hinterfragen zu können. Leider wird man dann manchmal erst durch Schaden klug.

In der täglichen Betriebspraxis spielt das schnelle Überschlagen eine besonders große Rolle. Ob die spontane Entscheidung, soundso viele Packungen im Direkteinkauf an Lager zu legen, der besondere Preisnachlass für einen Stammkunden oder die rasche fundierte Antwort auf die neue Idee eines Mitarbeiters: Die Gelegenheiten sind zahlreich, Übersicht und damit unter­nehmeri­sche Kompetenz zu demon­strieren. Bedenken Sie dabei die Wirkung auf Ihre Mitarbeiter: Wer fix im Kopf ist, das Wichtige im Blick hat und Größenordnungen abschätzen kann, entscheidet nicht nur schneller, sondern wirkt auch souveräner als jemand, der für alles lange Bedenkzeit braucht oder erst einmal einen „Arbeitskreis“ einsetzen muss. Übersicht ist ein ganz wesentlicher Baustein für Führungskompetenz!

Doch wie erhalten Sie mehr Überblick? Wie gelingt es Ihnen, schneller und besser mit Zahlen umzugehen? Die Antwort ist einfach: keine Angst – und üben, üben, üben...

Entwickeln Sie also ein neues Interesse an Zahlen, Mengen und Größen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Dinge aus Spaß heraus zu quantifi­zieren:

• Sie sehen einen Halogenstrahler in der Offizin mit 50 Watt Leistung. Der Profi weiß, wie lange er geöffnet hat, z.B. 3.000 Stunden im Jahr. Dann benötigt dieser Strahler 150 KWh Strom mit rund 30 € Euro Kosten. Werden zehn solche Strahler durch Energiesparlampen auf 20% des ursprünglichen Verbrauchs gebracht, spart dies 240 €. Das lässt sich alles im Kopf überschlagen.
• Betrachten Sie die Bäckerei nebenan einmal genauer: Wie viele Kunden mag sie wohl täglich haben mit welchem „Korbumsatz“? Was setzt sie um? Nebenbei: Die­se Betrachtung können Sie natürlich zwanglos auf Ihre Konkurrenz ausdehnen...

Das sind kleine Beispiele, die sich beliebig vermehren lassen. Täglich begegnen Ihnen Gelegenheiten, Dinge einzuschätzen. Tun Sie es, und Sie werden sehen, wie Sie bald mit ganz anderen Augen durch die Welt gehen.

Das Ziel liegt klar vor Augen: Letztlich sollten Sie Ihren Betrieb im Hinblick auf die wirtschaftlichen Zahlen „wie Ihre Westentasche“ kennen. Alle wichtigen Werte wie Umsätze und Spannen, Kundenzahlen, Korbumsätze und -erträge, durchschnittliche Erträge pro Rezept oder Barverkauf und manches mehr hat der gewiefte Unternehmer einfach im Kopf. Er kann so schneller reagieren und erkennt Unstimmigkeiten und unplausible Entwicklungen viel eher. Sie werden merken, dass Sie dann auch in der täglichen Praxis mit diesen Zahlen laufend arbeiten, da sie präsent sind und nicht erst nachgeschlagen werden müssen. Damit haben Sie sehr viel gewonnen.

Abgerundet wird das Ganze durch eine ausgezeichnete Marktkenntnis – sowohl was Kunden als auch Lieferanten angeht. Der clevere Un­ter­nehmer weiß, was eine Aktion – 10.000 Flyer oder ein Direkt-Mailing an soundso viele Kunden – etwa kostet. Er kennt die bevorzugten Preisregio­nen seiner Kunden und ist im Bilde, was aktuell mehr oder weniger gefragt ist und welche Stückzahlen die Top-Produkte im Jahr „machen“.

Für einen weniger zahlenaf­fi­nen Menschen klingt das jetzt nach einem riesigen Wust. Doch glauben Sie mir, das lässt sich recht leicht überwinden, wenn Sie sich nur erst einmal zu den ersten Schritten (siehe oben) durchringen.

Erweitern Sie Ihren wirtschaftlichen Horizont! Lesen Sie die Wirtschaftspresse und interessieren Sie sich für die internationale Unternehmenslandschaft. Warum wird für Firma X dies, für Firma Y hingegen das bezahlt? Wie ist demgegen­über eine Apotheke bewertet? Warum stehen z.B. GM & Co. vor der Pleite? Womit verdienen die Großen der Pharmaindustrie das meiste Geld?

Ja, was interessiert mich das, verkaufe ich deshalb eine Packung mehr, denken Sie jetzt vielleicht. Das mag sein, doch die Apothekenlandschaft ist keine einsame Oase mehr, die sich von den gesamtwirtschaftlichen Entwicklungen abkoppeln kann. Vor allem geht es aber darum, den Horizont für das ökonomische Geschehen, für Märkte und Trends zu erweitern. Sie werden sehen, dass Sie in heute noch frem­‑ de Begrifflichkeiten wie von selbst hineinwachsen, mitreden können und vielleicht jetzt auch die eine oder andere Ka­pitalanlageentschei­dung viel souveräner treffen.

Statistik ist die Steigerung der Lüge – glauben Sie also keiner, die Sie nicht selbst gefälscht haben. Dieses Bonmot illustriert, dass es oft einfach nur mit dem Verständnis hapert. In Ihrer Apotheke sollten Sie die einfachsten Verteilungsrech­nungen beherrschen – nach diesem Muster:

• Wie verteilt sich der Umsatz? Welche Anteile erzielen beispielsweise die 10, 20, 50 besten Kunden, welche die wichtigsten Verordner oder die führenden Krankenkassen (Rabattverträge!)?
• Das Gleiche gilt für den Rohgewinn, die noch wichtigere Information.
• Wie sieht die Anzahlver­teilung aus, d.h., mit wie vielen Packungen machen Sie 10%, 20%, 50% des Umsatzes bzw. Rohgewinns? Besteht eine „Schieflage“ bei den Hochpreisern?
• Daraus resultiert die Identifikation von „Klumpenrisi­ken“, also die Aufdeckung von besonders stark aus­geprägten Abhängigkeiten (z.B. von einer Praxis, wenigen „Top-Kunden“, einem Indikationsgebiet usw.).

Es ist bares Geld wert, auch den Mitarbeitern einen Sinn für das Wichtige sowie den fixen Umgang mit Zahlen und Daten nahezubringen. Die folgenden „Basics“ dürfen daher heute nicht mehr fehlen:

• Preise im Kopf addieren und subtrahieren.
• Eng damit zusammenhängend: zuverlässig Geld herausgeben, ohne (!) auf den Computerbildschirm schauen zu müssen.
• Preise kalkulieren, sprich Prozent- und Aufschlagsrechnung. Das Herein- und Herausrechnen der Mehrwertsteuer muss zumindest mit Taschenrechner einfach „sitzen“, genauso das Rechnen mit Aufschlagsfaktoren und Festzuschlägen.
• Einen Überblick über das Preisgefüge haben: Was kos­ten die gängigsten Produk­te? Was muss ein Kunde für die häufigsten Indikationen min­destens aufwenden? Wo liegt die obere Grenze?
• Umrechnen: Wenn Sie jetzt die 100er-Packung zu 31,95 € nehmen, sparen Sie gegenüber der 50er-Packung zu 17,95 € beachtliche 3,95 €. Das Herunterrechnen auf Grundmengen (100 Gramm, eine Kapsel usw.) gehört ebenfalls hierher. Größenordnungsmäßig muss man das im Kopf beherrschen, die exakte Rechnung kann eingetippt werden, aber bitte souverän. Wer nicht weiß, was er rechnen soll, hinterlässt auch beim Kunden einen entsprechenden Eindruck.
• Das Rechnen mit Tagestherapiekosten wird in diesem Zusammenhang immer bedeutsamer: Was kostet die Ginkgo-Packung eigent­lich auf den einzelnen Tag heruntergerechnet – eine wichtige, nicht selten kaufentscheidende Information für den Kunden.
• Der Begriff des Stückertrags sollte für Mitarbeiter ebenfalls selbstverständlich sein, um die Beratungszeit optimieren zu können.
• In der Apotheke unverzichtbar: die Vorstellung über Mengen. Insbesondere bei den PKAs und PTAs erlebt man bisweilen haarsträubende Dinge. Man muss einfach abschätzen können, was 10 Milligramm, 100 Milligramm oder 5 Gramm ei­nes Pulvers grob ausmachen – das ist der beste Schutz gegen groteske Fehleinwägungen. Zudem beschleunigt es die Arbeit enorm, wenn man weiß, wie viel etwa in eine Kruke oder Teetüte hineinpasst.
• Jeder Mitarbeiter sollte eine Vorstellung davon haben, was er eigentlich seine(n) Chef(in) tatsächlich zu Vollkosten einschließlich Sozialversicherungsbeiträgen und Nebenleistungen kostet – absolut und auf die einzelne Minute Arbeitszeit heruntergerechnet. Wer weiß, dass er mit 40 Cent je Minute zu Buche schlägt, geht (hoffentlich) mit der Zeit etwas anders um.

Manches des hier Gesagten mag trivial klingen. Die Praxis hingegen lehrt, dass viele Kolleginnen und Kollegen kaum eine Orientierung im Zah­len­dschungel besitzen. Man kann ihnen somit (fast) alles erzählen, eine Plausibilitätskontrolle findet nicht statt. Mangelhafte Prognosen und Einschätzun­gen, Fehlkäufe sowie teure „Investitionsleichen“ sind die Folgen und sie geraten mehr und mehr in die Abhängigkeit von anderen.

Auch bei den Mitarbeitern ist – auf niedrigerer Ebene – ein immer stärkeres Schwinden der Rechen- und quantitativen Schätzfähigkei­ten zu beklagen. Es verwundert heute nicht mehr, dass „ein Teelöffel voll“ ohne Weiteres als 10 Milligramm Arzneistoff durchgeht. Vor diesem Hintergrund wird die GMP-gerechte „Dokumentitis“ jeder Kleinigkeit wieder verständlich ...

Aber dies alles lässt sich ändern. Augen auf und stetes Üben, bisweilen sogar ein wenig regelrechter „Drill“ der Mitarbeiter können hier viel zum Besseren wenden.

In der nächsten AWA -Ausgabe vom 1. Februar 2009 informieren wir Sie über Faustformeln für den Alltag – die „Werkzeugkiste“ für die wichtigsten Bereiche in der Apotheke.

Dr. Reinhard Herzog,
Apotheker, 72076 Tübingen,
E-Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de