Multitasking – Risiko für die Apotheke

Die Offizin ist voll, es ist Aktionswoche. Eine Mitarbeiterin ist krank, der Schreibtisch sowie der E-Mail-Eingang quellen über und im Lager steht eine unausgepackte Lieferung. Zu allem Überfluss klingelt das private Handy, die Ehefrau des Inhabers der Markt-Apotheke fragt, ob ihr Mann heute Abend spontan mit zu einem Konzert kommen kann. Im Kopf des Apothekers herrscht Alarmzustand, er versucht nun, alles gleichzeitig zu erledigen – Multitasking eben. Denn diese Fähigkeit liegt im Trend, mit ihr können Stressgeplagte mehr in kürzerer Zeit erledigen – glauben sie.

Multitasking ist ein moderner Mythos und es wäre praktisch, damit dem Stress und der Informationsflut Herr werden zu können. Es ist aber nicht möglich, die Aufmerksamkeit zwischen zwei Aufgaben ohne Konzentrations- und Qualitätsverlust zu tei­len. Meist leiden beide Aufgaben unter der geteilten Zuwendung. Die Ehefrau merkt, wenn ihr Mann während des Telefonats die E-Mails „checkt“, und es ist einfach nicht möglich, einen Kunden zu beraten und gleichzeitig Schreibarbeiten zu erledigen.

Apothekenleiter werden seit einigen Jahren zunehmend mit Informationen überflutet, die es zu sortieren und verarbeiten gilt. Neben der üblichen Post und den Zeitschriften hat der Inhaber einige Online-Newsletter abonniert und informiert sich auf Vorträgen und im Internet rege über die neuesten Trends, Daten und Fakten. Mit seinen Netzwerk-Freunden tauscht er sich täglich per Handy und SMS aus.

Um seine Apotheke für unruhige Zeiten zu wappnen, will er informiert sein und hat gleichzeitig Angst, etwas zu verpassen. Die neuen Medien sind zum engen Freund des Inhabers geworden, denn damit fühlt er sich stets gut informiert – tagsüber während der Arbeit, aber auch in der Freizeit. Das Konzert möchte er ebenso auf gar keinen Fall verpassen, denn „wichtige“ Bekannte aus dem Kollegenkreis werden dort anwesend sein.

Der Motivation für das ständige Sammeln von Informationen liegt der Wunsch zugrunde, alles gut und nach dem neuesten Stand des Wissens richtig zu machen. Allerdings liegt diese Neigung nur einen Steinwurf weit weg zur Informationssucht. Den Apothekeninhaber plagt die ewige Frage: Was gibt es Neues? Die Antwort lautet natürlich immer: unendlich vieles! Allerdings meist Unwichtiges. Aber das ist egal, denn Informationssucht ist das quälende Gefühl, nicht sofort und umfassend über das informiert zu werden, was in der Welt und im Umfeld vor sich geht.

Die Ehefrau des Inhabers der Markt-Apotheke schickt wenig später eine SMS, dass es keine Konzertkarten mehr gibt und der Termin daher „ins Wasser fällt“. Einerseits plagt den Inhaber nun ein flaues Gefühl, ein Gespräch in der Konzertpause mit seinen Bekannten zu verpassen. Andererseits ist er froh um jeden Termin, der aus seinem überfüllten Terminkalender herausfällt. Chronische Zeitnot ist nur ein Symptom der modernen Befindlichkeit.

Die chronische Überlastung, die bei informationssüchti-gen „Multitaskern“ herrscht, mündet in einige typische Symptome:

• Ungeduld und Unruhe: Der Apothekeninhaber will immer mehr Dinge immer schneller erledigen, möglichst gleichzeitig. Er hält Multitasking für die passende Lösung.
• Unfähigkeit, sich zu konzentrieren, sprunghaftes Agieren.
• Emotionale Labilität: Immer häufiger werfen den Apotheken-Chef geringste Anlässe aus dem Gleichgewicht.
• Zunehmende Vergesslichkeit und Zerstreutheit.
• Unentschlossenheit bei anstehenden Entscheidun­gen, Neigungen zum Aufschieben.
• Ständige Suche nach neuen Reizen und Stimula- tion: Der Inhaber ist zunehmend süchtig nach „Action“, Klatsch, Tratsch, Lärm und Schnelligkeit.
• Der inneren Unruhe entspricht die äußere Un­ordnung: Ein übervoller Schreibtisch und ein chaotisches Büro sind beispielsweise bereits zur Gewohnheit geworden.
• Die Betroffenen erscheinen enorm geschäftig, sind bei genauerem Hinsehen jedoch nur wenig produktiv.

Warum sind Informations­süchtige so angespannt, so eifrig und wissensdurstig, so kontaktfreudig – und gleichzeitig so zerstreut und unproduktiv? Erstens verleihen Rastlosigkeit und Informationsflut einen Kick, Lange- weile und Leere sind gefürchtet. Viel beschäftigt sein wird häufig mit erfolgreich und wichtig gleichgesetzt. Zweitens sitzt dem Inhaber die Angst im Nacken, dass seine Apotheke ohne seine Anstrengungen Gewinneinbußen erfährt und er seinen Lebensstandard für sich und seine Familie nicht halten kann. Drittens lenken Betriebsamkeit und Lärm den Menschen an­genehm ab – von ihm selbst und von den vielen unerfreulichen Dingen des Lebens.

Wie entkommt der Apothekeninhaber der „Multitasking-Manie“ und dem „Information Overload“? Auf den ersten Blick hilft es ihm sicherlich, seinen Alltag besser zu strukturieren, Prioritäten zu setzen sowie Stress und Zeitdiebe (Handy und E-Mails) zurückzudrängen.

Oft reichen diese Maßnahmen aber nicht weit genug. Der Apothekeninhaber mit Hang zur Informationsgier könnte typischerweise dazu neigen, sich in Ratgeber zur besseren Selbstorganisation und in Seminare zum Thema Zeitmanagement zu stürzen. Und er wäre damit genau dort, wo er vorher stand.

Die Lösung des Problems ist die Konzentration auf das Wesentliche. Aber was genau ist das Wesentliche? Eine Bestandsaufnahme ist unausweichlich: Welche Projekte, Gewohnheiten, Menschen und Ideen kosten übermäßig viel Zeit, ohne uns auch nur annähernd etwas zurückzugeben?

Ein rigoroses Auswahlverfahren erleichtert die Orientierung: Einige Dinge sind für die meisten Apotheken­inhaber festgelegt, etwa die Strate­gie zur Profilierung der Apotheke oder die Rolle des klassischen Netzwerkers in vielen Gremien. Über andere müssen wir täglich neu entscheiden. Wenn etwas wirk-lich interessiert, fällt es leicht, die vielen Ablenkun-gen auszublenden. Das Kultivieren wahrer Interessen ist der Kern der Konzentrationsfähigkeit.

Gefühle sind der weit unterschätzte Schlüssel zur Bewältigung der modernen Herausforderungen. Positive Emotionen wie Optimismus, Selbstvertrauen, Geborgenheit und Gelassenheit sind nach neuesten Erkenntnissen kein Luxus mehr, sondern die Voraus­setzung für die „Sehschärfe“ im Informationsdschungel: Der Apothekeninhaber denkt und entscheidet besser, wenn er sich gut fühlt. Er wird in Zukunft also kritisch prüfen, was ihm und seiner Apothe- ke wirklich dienlich ist und welchen Ballast er abwerfen kann.

Dipl.-Volkswirt Klaus Hölzel,
Apotheken Management-
Institut GmbH, 65375 Oestrich-Winkel,
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