Investitionsentscheidung richtig treffen

In der Hirsch-Apotheke beschäftigt man sich schon länger mit dem Gedanken, einen Warenlagerautomaten anzuschaffen. Dabei kreisen die Überlegungen um drei Aspekte:

• Lohnt sich der Automat überhaupt?
• Wo soll er aufgestellt werden?
• Ist die Mitarbeiter-Zustimmung deutlich erkennbar?

Um die Automatentechnik näher kennenzulernen, lässt sich der Inhaber der Hirsch-Apotheke Prospekte mehrerer Anbieter zuschicken und im Einzelgespräch erläutern. Doch hier beginnt der erste Fehler in der Entscheidungsfindung, der sich später negativ auswirkt. Der Inhaber ist vorschnell von den Argumen­ten eines der Anbieter begeistert und kann sich den Automaten schon bildlich in seiner Hirsch-Apotheke vorstellen. Auch die Wirtschaftlichkeitsberechnung hält ihn nicht von seiner getroffenen Vorentscheidung ab, obwohl ihm die Kosten hoch erscheinen.

Die Wahl des Anbieters erfolgt dann nicht mehr unter dem wichtigen Gesichtspunkt der bestmöglichen Platzierung in der Apotheke und der Konzeptveränderung der gesamten Apotheke. Häufig geht es nur um die Frage, wo der Automat von den Ausmaßen her hinpasst.

Doch was bedeutet die Investitionsentscheidung für die Apotheke insgesamt? Einige Fragen dazu:

• Vergrößert sich die Sicht- und Freiwahlfläche?
• Entsteht daraus eine optisch neue Apotheke?
• Welches Profil soll diese neue Apotheke den Kunden emotional vermitteln?
• Wie viele Sekunden vergehen von der Anforderung bis zur Bereitstellung für das HV-Personal?
• Wie verändert der Automat die Prozessabläufe im Back-Office und welche Qualität haben die künftigen PKA-Arbeitsplätze?

Für den Erfolg einer so wichti­gen Investition sind Antworten auf diese und weitere Fragen ausschlaggebend. Oder anders formuliert: Erst kommt die betriebswirtschaftliche und strategische Analyse und dann die Wahl des geeigneten Anbieters von Waren­lagerautomaten. Natürlich gehen Automaten-Außendienste auch auf die oben genannten Fragen ein. Doch in der Regel steht das Ergebnis vorher fest: Der Automat des Außendienstes der jeweiligen Firma erfüllt alle Anforderungen.

In manchen Fällen wird Apothekern erst nach einiger Zeit in Alltagsgeschäft bewusst, dass der Kommissionierautomat an der falschen Stelle in ihrem Apothekenkonzept positioniert worden ist.

Ein anderer Weg der Entscheidungsfindung hätte die Apotheke vor einer Fehlplanung bewahrt. Ist der Apotheker damit überfordert, lohnt es, Experten zu Rate zu ziehen, die das ganze Projekt bis zur Fertigstellung mit objektivem Blick betrachten. Das beginnt mit der neuen Raumaufteilung und der damit verbundenen strategischen Konzeption der Apotheke. Im nächsten Schritt sind die tatsächlich mit der Anschaffung verbundenen weiteren Kosten genau zu ermitteln. Erst dann kann eine Nutzenabschätzung vorgenommen werden.

Stehen die Rahmenbedingungen fest, geht es an die Auswahl der Anbieter. Wird zudem eine bauliche Veränderung nötig, kommt viel Arbeit und Organisationsaufwand auf die Apotheke zu. Liegt der gesamte Prozess in den Händen eines externen Projektmanagers, kann sich der Apotheker stärker um die Kundenpflege kümmern.

Je nach Ausgangssituation in der Apotheke kann der Kommissionierautomat vom ers-ten Tag an mehrere Vorteile bieten. So soll der Automat gleichzeitig

• mehr Beratungszeit für Zusatzverkäufe ermöglichen,
• die Bedienzeiten verkürzen,
• die Warenwirtschaft vereinfachen,
• Ruhe in die Offizin bringen und
• Platz für mehr Sicht- bzw. Freiwahl bieten.

Bei alledem kann der Apo­theker sogar noch Personal einsparen. Bedient ein Mitarbeiter pro Stunde zwölf Kunden, widmet er jedem fünf Minuten seiner Zeit. Automaten verkürzen die Bedienzeit, die je nach Apothekenkundenzahl und Laufstrecke zum Beispiel bis zu 0,5 Arbeitskräfte (PTA oder Approbierte) ausmachen kann. Auch im PKA-Arbeitsbereich ergeben sich Arbeitszeitverkürzungen, die ähnliche Größenordnungen er­reichen. Der theoretisch mögliche Stundenabbau addiert sich damit zu Werten, die nennenswert zu Personalkostensenkungen führen würden.

Doch in der Praxis bilden Arbeitszeitverkürzungen, die immer eine Änderungskündigung bedeuten, die Ausnahme. Ursachen hierfür sind:

• Die gewünschte Zustimmung zur Automatisierung kann nicht mit Kündigungen erreicht werden.
• Die Motivation der Mitarbeiter sinkt durch den ungewollten Stundenabbau.
• Die höheren Anforderun-gen im HV-Gespräch er­fordern im Gegenteil mehr Motivation vom Apothekenleiter.

Der kritische Augenblick in der Kundenberatung entsteht vom Augenblick des Einlesens des Arzneimittels bis zum Eintreffen über das Fördersystem. Diese Zeitspanne sollte für die Beratung, manchmal auch nur für den Smalltalk, genutzt werden. Dieser Anforderung kommen nicht alle Mitarbeiter im gleichen Maße nach – der Chef eingeschlossen. Deshalb ist dringend zu einem intensiven Training vor der Einführung der neuen Technik zu raten. Neuerdings verkürzen sich die Wartezeiten durch immer modernere und schnellere Greif- und Fördertechniken. Doch auch hier gilt für die Investitionsentscheidung: Machen Sie nicht den Fehler, die Zeitspanne als alleiniges Kriterium zu betrachten.

In der Praxis kommt es also selten zu Personaleinsparungen. Inhaber setzen eher auf den Faktor Mehrumsatz. Da neben der Investition auch eine Servicegebühr anfällt, sollte der Gewinn aus dem Mehrumsatz diese Gebühr deutlich übersteigen. Eine exakte Kosten-Nutzen-Rechnung geht natürlich noch weiter und erfasst den gesamten Return on Investment. Rasch zeigt sich, dass sich einzelne Vorzüge des Automaten erst im Laufe der Zeit einstellen bzw., wie beim Faktor Per­sonalkosteneinsparung, gar nicht umgesetzt werden.

Das Einsparpotenzial in der Lagerhaltung wird nur dann realisierbar sein, wenn die Arbeitsabläufe den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Dazu sollten die Back-Office-Mitarbeiter bereit sein. Der Vorteil sind weniger Ladenhüter und ein besser sortiertes Warenlager.

Kommissionierautomaten sind sehr sinnvolle Hilfsmittel zur Leistungsoptimierung der Apotheken – aber natürlich nicht aller Apotheken. Das gilt sowohl für zu kleine Betriebe als auch für organisatorisch bestens aufgestellte Apotheken und solche, bei denen alle Mitarbeiter einen Automaten ablehnen würden. Bevor man also in bunten Prospekten blättert und der Faszination der Technik erliegt, gilt es vieles abzuwägen. Oder kaufen Sie einen 100.000-Euro-Neuwagen ohne sorgfältige Überlegung?

Dipl.-Volkswirt Klaus Hölzel,
Apotheken Management-
Institut GmbH, 65375 Oestrich-Winkel,
E-Mail: sekretariat@apothekenzukunft.de

und

Andreas Stoellger,
Niederkasseler Kirchweg 11,
40547 Düsseldorf.