Vorträge gekonnt präsentieren

Der klassische Aufbau eines Vortrags sieht wie folgt aus: Mit der Einführung, die ca. 10% des Zeitumfangs beträgt, erzeugt man Interesse und stellt Themengebiet und Ziel des Vortrags vor. Ein Überblick über die wichtigsten Schritte erleichtert den Zu­hörern die Konzentration. Im Hauptteil führt man ins Themengebiet ein, nennt Studienergebnisse, zentrale Inhalte und Beispiele. Dabei gibt man Gliederungsstützen und kündigt jeden neuen Punkt an. Zwischenzusammenfassungen sind jeweils nach mehreren Unterpunkten sinnvoll. Der Schluss (10% des Zeitumfangs) besteht in Zusammenfassung und Ausblick. Danach eröffnet man die Diskussion.

Die wichtigsten Details zu Beamer und Overheadprojektor: Halten Sie einen dünnen Zeiger nicht zitternd in der Hand, sondern legen Sie ihn auf den Projektor. Die Schrift der Folien sollte mindestens 7 bis 8 mm Schrift­höhe, entsprechend 14 bis 18 Punkt, betragen. Falls Sie zu Gast im Biologie-Leistungskurs sind, benötigen Sie ein anderes Schriftbild als im Seniorenheim. Lassen Sie rundherum genügend Rand und behandeln Sie pro Folie oder Bildschirminhalt nur ein Thema (4 bis 7 Zeilen). Wechseln Sie zwischen Schwarz-Weiß und Farbe. Vermeiden Sie Gelb und Orange, beides ist zu hell und schwer zu erkennen. Lassen Sie die Projektion lange genug stehen, bis alle Punkte behandelt sind.

Überprüfen Sie vor dem Vortrag noch einmal die richtige Reihenfolge der Folien und stellen Sie das Bild scharf. Die Lichtverhältnisse: Probieren Sie aus, welcher Schalter zu welchem Strahler gehört, wechseln Sie Ihre Position im Raum, um herauszufinden, ob das Licht blendet und Ihre Präsentation stört. Probieren Sie auch – sofern vorhanden – die Mikrofonanlage aus. Achten Sie dabei auf Ihre Kleidung. Das Mikrofon soll gut zu befestigen sein, darüber hängende Tücher, Krawatten etc. verur­sachen störende Geräusche.

Stellen Sie sich vor, wenn die Zuhörer Sie nicht kennen. Erzählen Sie in zwei bis drei Sätzen etwas Persönliches über sich. So stellen sich alle auf Ihre Person und Ihre Sprechweise ein. Platzieren Sie ein Namensschild, projezieren Sie Ihren Namen und den Ihrer Apotheke an die Wand oder schreiben Sie ihn auf den Flipchart. Blenden Sie auch ein Außenbild Ihrer Apotheke ein. Schreiben Sie am Flipchart mindestens zwei Kästchen groß, abhängig davon, wie weit die Zuschauer entfernt sitzen.

Egal, welches Medium Sie gerade benutzen: Stellen Sie sich nie direkt davor, sondern seitlich davon. Huschen Sie nicht über Statistiken und Schaubilder hinweg: Sind sie wertvoll, dann braucht das Publikum ausreichend Zeit, um sie zu erfassen. Bei Zeitmangel lassen Sie lieber ein Bild weg.

Sprechen Sie, ohne abzulesen. Es ist völlig in Ordnung, vor dem Publikum frei zu formulieren. Dadurch bleiben Sie langsam, das Publikum kann Ihnen gut folgen. Das Referat sollte sich an Stichpunkten orientieren. Gute Hilfe bieten hier Notizen auf Kärtchen. Schreiben Sie zu den Stichpunkten nicht nur die Substantive, sondern auch die Verben auf.

Trainieren Sie Ihre Rede un­bedingt vorher. Wenn Sie das Ganze mehrfach geprobt haben, sind Sie versiert im Formulieren, wissen, ob Sie gut oder schlecht in der Zeit liegen und haben vielleicht auch schon erste Rückmeldungen von Testhörern. Kennzeichnen Sie Teile, die man aus Zeitgründen weglassen kann. Falls sich zwischendurch Fragen ergeben verliert man manchmal Zeit, die es wieder aufzuholen gilt.

Nicht die Menge der Infor­mationen zählt, sondern Verständlichkeit, Übersichtlichkeit und das Herausstellen wichtiger Eckpunkte. Anschaulichkeit und die Verwendung von Vergleichen wirken positiv und belebend.

Das Thesenpapier ist ein traditionelles Medium, das den Zuhörern die wichtigsten Inhalte an die Hand gibt. Es enthält entscheidende Informa­tionen zum Thema sowie den Namen des Referenten, das Thema des Referats, Ort, Datum, Gliederung und die wichtigsten Stichpunkte. Darüber hinaus bezieht der Referent selbst Stellung, stellt weiterführende oder auch provozierende Fragen. Thesen sind gut geeignet, die Diskussion im Plenum anzuregen.

Verständnisfragen sollten direkt gestellt werden dürfen, damit die Zuhörer besser folgen können. Allerdings kann das Publikum auch vertröstet werden, sofern die gefragten Aspekte später erläutert werden. Gut zuzuhören ist die Voraussetzung für das richtige Antworten. Auf geschlossene Fragen reicht ein einfaches „Ja“ oder „Nein“. Auf offene Fragen gehen Sie näher ein. Sollte der Fragesteller etwas Wichtiges übersehen haben, so ist eine Antwort mit zusätzlichen Informationen angebracht. Wenn eine Frage un­verständlich oder provokativ gestellt wird bzw. wenn falsch konstruierte Alternativen aufgezeigt werden, so ist ein ausführlicher Kommentar erforderlich. Weitere Grundregeln sind, andere nicht persönlich anzugreifen, sachlich zu bleiben, Argumente anderer zur Kenntnis zu nehmen, den Standpunkt anderer nicht zu verniedlichen, zu überspitzen oder lächerlich zu machen.

Ute Jürgens, Kommunikationstrainerin und Einzelcoach, KomMed, 28865 Lilienthal, E-Mail: KomMed@freenet.de

Buchtipp: Constanze Schäfer: CheckAp Vortragen und Präsentieren, Deutscher Apotheker Verlag, 2004, 12,00 € zu beziehen über den Deutschen Apo­theker Verlag (Telefon: 0711/2582 341, Telefax: 0711/2582 290, E-Mail: service@deutscher-apotheker-verlag.de).