Mit den richtigen Informationen ins Bankgespräch

Jede Bank hat andere Ansprüche an ihren Informationsbedarf. Unterlagen, die für die eine Bank sehr wichtig sind, betrachtet die andere Bank vielleicht als nebensächlich. Je nach Gesprächsanlass gibt es aber Unterlagen, die die meisten Firmenkundenbetreuer sehen möchten – und besser, man hat etwas mehr parat als zu wenig. Bedenken Sie dabei stets, dass über die Kreditkonditionen auch weiche Faktoren entscheiden. Mit gut vorbereiteten Informationen können Sie Pluspunkte sammeln, was sich auch in besseren Kreditkonditionen niederschlagen kann.

Es gibt verschiedene Situationen, in denen das Gespräch mit einer Bank gesucht wird. Nahe liegend ist beispielsweise der Fall, dass ein neuer Kredit benötigt wird. Immer häufiger verlangen die Banken aber auch, dass nach einer Kreditgewährung zu regel­mäßigen Terminen über die Situation des Unternehmens gesprochen wird. In der Regel finden diese Gespräche einmal im Jahr statt, je nach Gesprächsbedarf gegebenenfalls jedoch häufiger.

Besteht die Geschäftsbeziehung zu einer Bank seit Län­gerem und wurde bereits ein Kredit bewilligt, möchte die Bank zu regelmäßigen Zeitpunkten wissen, ob der Kreditnehmer jederzeit in der Lage ist, seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachzukommen. Bei der Bewilligung des Kredits wird gewöhnlich vereinbart, welche Informationen der Apotheker wann vorlegen soll. Dies ist keine Schikane, sondern die einzige Möglichkeit der Bank, über die Geschäftsentwicklung Kenntnis zu erlangen.

Bestehen keine entsprechen­den Vereinbarungen, sollte der Apotheker aktiv werden und der Bank von sich aus ausreichend Informationen zur Verfügung stellen. Sprechen Sie Ihren Betreuer bei der Bank an, welche Unterlagen er regelmäßig benötigt. Sobald der Jahresabschluss vorliegt, sollten Sie dem Kreditinstitut unverzüglich ein Exemplar zusenden. Ist bei einem persönlichen Gespräch zwischen Ende des Geschäftsjahres und Termin bei der Bank bereits einige Zeit verstrichen, sollte zudem eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) vorgelegt werden.

Bedenken Sie, dass dies ein guter Anlass ist, sich die Unterlagen vorher selbst anzu­sehen und die Entwicklung zum Vorjahr zu vergleichen. Im besten Fall hat Ihr Steuerberater auch Zahlen von ähnlichen Apotheken. So können Sie sehen, wie Sie im Vergleich zu diesen stehen. Analysieren Sie bei besonderen Entwicklungen und Abweichungen mögliche Ursachen und ziehen Sie Konsequenzen.

Im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung kann es vorkommen, dass in der vorhandenen Apotheke Erweiterungs- oder Ersatzinvestitionen notwendig werden und Finanzierungsbedarf besteht. Zu denken ist an Umbaumaßnahmen, eine neue Einrichtung oder die Anschaffung eines Kommissionierers. Wichtig in allen Fällen ist eine Investitionsplanung. Das heißt: Welche Vorhaben sind genau geplant und welche Gelder werden dafür jeweils benötigt (mit Kostenvoranschlägen)? Je nach Art und Hö­he der Investition kann auch eine Rentabilitätsberechnung, die die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens aufzeigt, erstellt werden. Erster Ansprechpartner ist hier Ihr Steuerberater. In dieser Wirtschaftlichkeitsberechnung sollten auch bereits erste Eckpunkte für die Finanzierung, wie die geplante Laufzeit des Kredits, aufgezeigt werden.

Wenn neue Kredite aufgenommen werden, möchte die Bank diese auch abgesichert wissen. Überlegen Sie sich, welche Sicherheiten Sie der Bank anbieten können. Hierbei kann es nützlich sein, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, welche Verbindlichkeiten bei dem Kreditinstitut noch bestehen und welche Sicherheiten hierfür bereits übertragen wurden. Nicht selten sind die restlichen Verbindlichkeiten übersichert. Freie Sicherheiten sollten zurückgeführt werden und können als Absicherung für den neuen Finanzierungsbedarf genutzt werden.

Stehen Neuinvestitionen an, müssen die Berater auf der Bankenseite für das Vorhaben gewonnen werden. Man führt quasi eine Art Bewerbungs­gespräch. Dies geht nur mit ausreichenden Informationen. Immer wieder wird von Kreditnehmern bemängelt, dass die Entscheidungswege der Banken zu lang sind. Dabei kann der Antragsteller durch frühzeitige und ausreichende Informationen selbst aktiv dazu beitragen, dass die Be­arbeitungszeiten verkürzt werden. Bei der Neuinvestition kann es sich um die Erweiterung eines Betriebs durch Filialisierung oder um eine Existenzgründung handeln. Beides ist jeweils durch den Kauf eines bestehenden Unternehmens oder durch Neugründung möglich.

Beim Kauf eines Unternehmens sollten die letzten drei Jahresabschlüsse, eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung, ein aktuelles Lohnjournal sowie der Mietvertrag und sonstige Dauerverträge (z.B. Leasingverträge) vorgelegt werden. Ist beabsichtigt, neue Verträge abzuschließen, können dies auch entsprechende Vorverträge oder Angebote sein. Wenn vorhanden, sollte ein Entwurf des Kaufvertrags bereitgehalten werden. Der Bankberater möchte sich mit diesen Unterlagen einen Überblick über das Kaufobjekt verschaffen.

Bei Neugründungen ist zuvor eine ausführliche Stand­ort­analyse zu erstellen, die die Chancen und Risiken sowie das mutmaßliche Ertragspo­tenzial des Investitionsvorhabens zeigt. Hier sollte die Hilfe eines fachkundi­gen Beraters in Anspruch genommen werden, der das Vorhaben aus neutraler Sicht begutachtet.

Gleich, ob Kauf oder Neugründung – bei beiden Wegen sollte eine Rentabilitätsberechnung erstellt werden, aus der hervorgeht, dass sich die Investition anhand der Planzahlen wirtschaftlich rechnet. Oftmals erwartet die Bank neben einer Rentabilitätsberechnung auch einen Liquiditätsplan. Er gibt Auskunft über die tatsächlichen Geldab- sowie Geldzuflüsse und soll verhindern, dass Zahlungsschwierigkeiten auftreten.

Bei Existenzgründern besteht in der Regel noch keine intensive Geschäftsbeziehung zu den Banken. Daher wird der Wissensdurst der Bank größer sein. Zu den erweiterten In­formationsbedürfnissen können die letzte Einkommen­steuererklärung und Gehaltsabrechnung ebenso gehören wie eine detail­lierte Auflistung der privaten Vermögenssituation oder ein Lebenslauf.

Sollen Immobilien gekauft werden, sind selbstverständlich Wertnachweise in Form von Gutachten und Grundbuchauszüge vorzulegen.

Selbst bei der besten Planung kann es passieren, dass sich die Geschäftsentwick-lung nicht so einstellt wie erwartet oder dass sich die private Vermögenssituation, beispielsweise durch ungeplante Ausgaben, ändert. In diesen Fällen gilt es, schnell zu handeln.

Ein Unternehmer kann aus verschiedensten Gründen finanziell in eine Krise geraten. Grund hierfür muss nicht einmal eine schlecht laufende Apotheke sein. Auch die privaten Ausgaben können unerwartet aus dem Ruder laufen. Oder es gibt einen temporären Liquiditätsengpass: Vermögenswerte sind zwar vorhanden, aber benötigte Gel­der sind kurzfristig nicht verfügbar. Immer wieder nehmen Apotheker erste Anzeichen nicht ernst und reagieren erst, wenn Lastschriften zurück­gegeben werden. Gerade bei Gefahr eines finanziellen Schiffbruchs ist schnelles Handeln erforderlich. Proaktives Vorgehen schafft Freiräume für das Tagesgeschäft, die gerade in solchen Zeiten wichtig sind. Denn eines ist klar: Der Informationsbedarf der Bank steigt stetig, je mehr sich die wirtschaftliche Situation des Bankkunden verschärft.

Wichtig ist, sich einen Überblick über die eigene Ver­mögenssituation zu verschaffen. Welche Vermögenswerte haben Sie und welche Verbindlichkeiten? Hierzu ge­hören auch Lebensversicherungen. Wann sind Zahlungen fällig? Welche laufenden Ausgaben haben Sie (geschäftlich und privat) und welche Kosten für die Lebenshaltung sind anzusetzen? Im günstigsten Fall haben Sie, eventuell mit Hilfe eines Beraters, auch bereits Vorstellungen entwickelt, wie dem finanziellen Engpass begegnet werden kann. Wenn Sie diese Informationen zusammengestellt haben, ist schon viel erreicht. Lassen Sie sich von dem Aufwand nicht abschrecken, denn diese Informationen sind auch für Sie wichtig, um einen Überblick über den Status quo zu bekommen und zu wissen, wie es weitergehen kann. Und die Bank wird diese Informationen sowieso benötigen. Nähere Details sollten dann mit dem Berater bei der Bank besprochen werden.

Egal, um welchen Anlass es sich handelt: Der Informationsbedarf der Bank wird von Kreditinstitut zu Kreditinstitut unterschiedlich sein. Statt zu überlegen, was die Bank alles wissen möchte, sollte man einfach nachfragen, welche Informationen auf jeden Fall benötigt werden. Oft halten die Kreditinstitute bereits eigene Auskunftsformulare bereit.

Maik Schlüter, Diplom-Kaufmann (FH),
TREUHAND HANNOVER GmbH, Steuerbera-
tungsgesellschaft, 30519 Hannover,
E-Mail: maik.schlueter@treuhand-hannover.de