Der Mietvertrag – eine elementare Betriebsgrundlage

Der Mietvertrag kann eine Zeitbombe sein. Läuft er in wenigen Jahren ab und ist die Verlängerung zu vernünftigen Bedingungen ungewiss, heißt es schlimmstenfalls: ausziehen! Das Mobiliar kann noch „versilbert“ werden, aber der Geschäftswert ist dahin. Umge­kehrt wirkt ein 20 oder mehr Jahre laufender Mietvertrag womöglich wie ein Mühlstein um den Hals. Es kommt also darauf an, die richtige Balance zwischen Sicherheit und Lang­fristigkeit auf der einen und Flexibilität auf der anderen Seite zu finden, zu einem tragbaren Preis mit einem möglichst guten Verhältnis der Vertragspartner.

Die Person des Vermieters spielt eine erhebliche Rolle für das strategische Vorgehen. Ist es ein Kollege, vielleicht sogar weiterhin mit Wohnung im Geschäftshaus, ein grundsolider Handwerker vor Ort mit größerem Immobilienbesitz, eine professionelle Vermietungsgesellschaft bzw. ein Centerbetreiber, ein Franchise­unternehmen oder ein Mak­ler, der untervermietet?

Bei privaten Vermietern oder Kollegen spielen zwischenmenschliche Aspekte die bisweilen entscheidende Rolle und so sollte der persönliche Kontakt im Vordergrund stehen. An einem harmonischen Verhältnis ist meist beiden Par­teien gelegen. Deshalb ist ein allzu forsches Verhandeln, ein Überregulieren kleinster Details mit spitzfindigen Anwälten kontraproduktiv. Indes soll­ten die wichtigen Dinge un­geachtet aller Einigkeit einen schriftlichen, rechtlich belastbaren Rahmen erhalten. Denn Ihr Vermieter kann morgen sterben und die Vertragsnachfolger haben abweichen­de Vorstellungen – dann gilt das geschriebene Wort.

Bei Vermietungsprofis z.B. in Einkaufscentern ticken die Uh­ren anders. Zwar sollte man auch hier das Atmosphärische nicht unterschätzen, dennoch geht es in erster Linie ums Geschäft. Ein Mietvertrag hat einen bezifferbaren Ertragswert, der den Wert des Objekts maß­geblich beeinflusst und die Finanzgrundlage der Betreiber darstellt. Deshalb wird hier hart gerungen. Manche Mietverträge nehmen fast Buchumfang an, es werden die kleinsten Details und Eventualitäten geregelt. Hier ist professionelle vertragsrechtli­che Beratung empfehlenswert.

Schließlich gibt es noch die „grauen Vermieter“. Das sind oft von Mak­lern gegründete Zwischengesellschaften, gern GmbH oder Ltd. Diese haben nur den Zweck, einerseits an der Apo­the­ke mitzuverdienen und als Ver­mie­ter aufzutreten, andererseits vor weitergehen­den Haftungsansprüchen insbesondere des eigentlichen Hauptvermieters geschützt zu sein, falls es mit der Apotheke nicht klappt. Oft wird nur der Hauptmietvertrag mit Aufschlag weitergereicht. Hier ist größte Vorsicht geboten. Der angebotene Standort ist gründlichst zu prüfen. Nur wenn dieser wirklich seinen Preis wert ist, mag man solche Konstruktionen mittragen.

Was selbstverständlich scheint, wirft in der Praxis manchmal Probleme auf: Was ist überhaupt vermietet und aufgrund welcher Pläne? Inwieweit darf davon noch nach Vertragsabschluss bis zum Ein­zug abgewi­chen werden? Wie sieht es mit womöglich betriebsnotwendi­gen Wege- und Durchfahrtsrechten oder Parkplätzen aus? Welche sonstigen Nutzungs­rechte bestehen bzw. sind separat zu bezahlen? Achten Sie auf eine sorgfältige Beschreibung. Gerade in größeren Ob­jekten herrschen strik­te Regeln. Was nicht vereinbart ist, gilt erst einmal nicht.

Ein weiterer Punkt mit hoher wirtschaftlicher Bedeutung ist der Übergabe- und Ausbauzustand, insbesondere relevant bei neu bezogenen Räumen. Sie können „nackten Be­tonboden“ (Rohbau) bekom­men, „veredelten“ Rohbau oder einen weitgehen­den Aus­bau mit Böden, Decken, Elek­troinstallation, Heizung, Klimaanlage, Lüftung sowie Sanitäreinrichtung, um das Wesentliche zu nennen. Das kann ohne Weiteres 100.000 € ausmachen. Meist ist es so, dass es für einen Bauträger recht leicht und, verglichen mit Ihrer Situation, viel günstiger ist, wenn die sowieso dort tätigen Handwerker gleich Ihre künftige Apotheke mit ausbauen. Idealerweise müssen Sie dann, vereinfacht gesagt, nur noch Ihr Mobiliar aufstellen sowie die EDV und den Abzug anschließen. Kluge Verhand­ler bringen den Ausbauzustand in die Gespräche mit ein. Das funktioniert meist besser, als die Miete allzu sehr zu drücken – denn Letzteres schmälert für den Vermieter den Ertrags- und damit den Objektwert langfristig.

Oft findet sich unter Mietzweck die Formulierung „zum Betrieb einer Apotheke“. Damit sind Sie vertraglich eingeschränkt. Vor allem bei pri­vaten Vermietern sollten Sie hier auf Flexibilität drängen, Sie wissen bei lang laufenden Verträgen nicht, was kommt. In Centern haben Sie oft schlechte Karten, weil der Branchenmix (nicht zuletzt seitens der Gemeinde) festgelegt ist und teilweise Konkurrenzschutzvereinbarungen bestehen. Da­mit kann man Ihnen im Grunde keine Freiheit bezüglich des betriebenen Ladens mehr einräumen. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf ein Unter- oder besser Weitervermietungsrecht (bei Letzterem sind Sie aus dem Vertrag draußen), dem nur aus wichtigem Grund widersprochen werden kann.

In vielen Mietverträgen ist eine Betreiberpflicht vorge­sehen. In Centern stellt sich die Frage, ob Sie sklavisch an die Öffnungszeiten gebunden sind oder aber eine Kernzeitenregelung gefunden wird: Sie müssen dann nur innerhalb dieser Kernzeit öffnen. Wann immer möglich, sollten Sie die Betreiberpflicht wegverhandeln, denn es kann viel­leicht die Situation einer (vorübergehenden) Schließung auftreten. In Centern und Ärz­tehäusern kommen Sie aber nicht darum herum, hier können Sie nur die Rahmenbe­dingungen verbessern.

„Schaffen Sie eine langfristige, sichere Perspektive“ – so hieß es lange. In der Tat mag ein 25-Jahres-Vertrag wie ein Ruhekissen wirken. Er kann aber auch eine Zwangsjacke sein. Wer 3.000 € Monatsmiete auf 25 Jahre abschließt, unterschreibt eine Verpflichtung von 900.000 € zuzüglich Mietsteigerungen! Angesichts der heutigen Umbrüche ist Flexibilität Trumpf. Fünf mal fünf Jahre mit einseitigen Mieteroptionen wäre im Beispiel die bessere Alternative.

In vielen Centern beißen Sie jedoch auf Granit: Ihnen werden 10 oder 15 Jahre fest ange­boten, nicht selten ohne weite­re Optionen. Da heißt es kühl kalkulieren: Können Sie in diesen Jahren Ihren „Schnitt“ machen und somit erhobe- nen Hauptes dem möglichen Auslaufen des Vertrags ent­gegensehen?

Doch selbst langfristige Verträge schützen nicht vor unangenehmen Überraschungen. Ganze Wohn- und Geschäftskomplexe wurden, da Neubauten anstanden, schon „entmietet“. Dann redet man über ein Herauskaufen aus dem laufenden Vertrag. Verhindern kann man solche Entwicklungen meist nicht und es ist in der Regel auch nicht sinnvoll, sich dem Lauf der Dinge entgegenzustellen.

Der Mietzins ist verständlicherweise der neuralgischste Punkt. Nach einer groben Faustregel sollten Sie min­des­tens das 20-fache Ihrer Raum­kosten an Umsatz machen. Hinter 120.000 € Raumkosten im Jahr (einschließlich aller Nebenkosten!) müssten also schon mindestens 2,4 Mio. € Umsatz stehen. Das ist eine erste Orientierungsmarke, die besonders bei hohen Miet­forderungen einzelfallbezogen weiter zu verifizieren ist.

Die Fallen verstecken sich oft in der „zweiten Miete“ in Form der Nebenkosten. Gerade in Centern oder Ärztehäusern sind dies gern allgemeine Nebenkostenumlagen sowie Kosten für Werbege­meinschaften (kollidieren de­ren Ziele mit berufsrechtli­chen Vorgaben?), Verwaltung etc. Bisweilen sind vor Mietbeginn beträchtliche Zahlungen fällig (z.B. anteilig für allgemeine Einbauten) und die Kaution kann hoch sein (wird aber oft als Bankbürgschaft akzeptiert). Schauen Sie genau hin, was die Nebenkostenumlage umfasst. Au­ßer ei­nem pauschalen Anteil gibt es einen verbrauchsabhängigen z.B. für die Heizung. Doch was wird zusätzlich noch in der Apotheke per Zähler erfasst wie Strom, Wasser u.a.?

Machen Sie also eine Ge- samtrechnung der effektiven Raumkosten auf. Es ist nicht ungewöhnlich, dass 10 € und mehr je Quadratmeter zur Kaltmiete dazukommen. Ach­ten Sie deshalb besonders auf den energetischen Standard und die Klimatisierung.

Die Mietanpassung erfolgt heute in der Regel inflationsbezogen indexiert. Waren früher oft Sprünge vorgesehen („ändert sich der Verbraucher­preisindex um mehr als 10%-Punkte gegenüber dem Basisjahr x, dann erhöht sich...“), so wird heute zunehmend der Index Jahr für Jahr weiterge­geben, d.h., die Miete wird jährlich angepasst. Im Übri­gen gibt es die nur teilweise Weiterberechnung des Index, z.B. zu 75%. Steigt also der Index um 2%, würde eine Miet­erhöhung um 1,5% resultieren. Hier ist Verhandlungsgeschick gefragt: Die Apothekenhonorierung ist ja nicht inflationsgesichert! Sie finden zu dieser Thematik wiederum ein Excel-Rechentool in unserem Downloadbereich (siehe Kasten am Textende).

Mit Privatleuten ist es meist einfacher, vorteilhafte Regelun­gen – bis hin zur Festmiete – zu treffen. Bedenken Sie aber: Qualität kostet! Es ist töricht, sich einen Ia-Laden wegen 1 € oder 2 € Miete je qm mehr oder weniger entgehen zu lassen. Rechnet sich ein Standort bei 42 € je qm nicht, dann rechnet er sich auch nicht bei 40 €. Umgekehrt kom­men über die Jahre natürlich hohe Fixkostenbeträge zusammen. Augenmaß ist gefragt.

Da der Mietvertrag wie eine Fessel wirken kann, sollten Sie Ausstiegsklauseln haben, falls der Standort hinter den – am besten vertraglich fixierten – Versprechungen zurückbleibt. Grundsätzlich sollte ein Ausstieg möglich sein, wenn die Erlaubnis zum Betrieb der Apotheke versagt wird. Ist explizit der Mietzweck „Betrieb einer Apotheke“ genannt, läuft dies auf den Wegfall der Geschäftsgrundlage hinaus. Sinnvoll ist es weiterhin, Exit-Klauseln für den Fall vorzusehen, dass wesentliche Ankermie-ter oder versproche­ne Ärzte nicht kommen oder wegziehen. Dasselbe gilt für einen grundlegenden Umbau z.B. eines Einkaufscenters. Eine Formulierung wie „...werden gleichwertige Räume ange­boten“ oder Ähnliches reicht nicht. Es muss auch ein Aus­‑ zug möglich sein.

Zum Schluss sei der Fall an­geschnitten, dass der Umsatz hinter den Prognosen zurückbleibt und eine hohe Miete Sie wirtschaftlich zu erdrosseln droht. Handeln Sie jetzt schnell! Gerade professionel­le Vermieter wissen, dass es vor allem in der Anfangsphase zu Mieterfluktuationen kommt und sich manche einfach „übernommen“ haben. Dann ist es am besten, die Karten auf den Tisch zu legen und eine einvernehmliche Ausstiegslösung zu finden. Auch ein Centerbetreiber hat nichts davon, Sie in die Pleite zu treiben und sich dann mit dem Insolvenzverwalter auseinanderzusetzen. Gehen Sie das aber an, solange Sie noch handlungsfähig sind und etwas anbie­‑ ten können, z.B. einige Monatsmieten bis zum Finden eines (meist branchenfremden) Nachmieters. Dann kommen Sie vielleicht noch einmal mit einem blauen Auge davon.

Dr. Reinhard Herzog,
Apotheker, 72076 Tübingen,
E-Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de