Betriebsprüfung: Verzögerungsgeld vermeiden

Ziel des Verzögerungsgelds ist es u.a., den Steuerpflichtigen zu einer zeitnahen Mitwirkung im Rahmen einer Außenprüfung (in erster Linie Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung und Lohnsteuer-Außenprüfung) „anzuhalten“. Die Festsetzung steht im Ermessen der Finanz­behörde. Das einzelne Verzögerungsgeld kann zwischen 2.500€ und 250.000€ betragen.

Nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums²⁾ ist eine Festsetzung insbesondere dann möglich, wenn im Rahmen einer Außenprüfung Auskünfte nicht, nicht zeitnah oder nicht vollständig erteilt oder Unterlagen nicht bzw. nicht rechtzeitig oder nicht vollständig vorgelegt werden. Dem Grunde nach ist die Finanzverwaltung also berechtigt, ein Verzögerungsgeld festzusetzen, wenn der Unternehmer einer Betriebsprüfungsanfrage (z.B. Vorlage von bestimmten Belegen) nicht nachkommt. Als weiteren bedeutenden Anwendungsfall sieht die Finanzverwaltung die Weigerung des Steuerpflichtigen, Datenträger zur Prüfung zu überlassen bzw. Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem im Rahmen einer Außenprüfung zu gewähren.

Hinweis: Die Finanzämter müssen ein Verzögerungsgeld nicht gesondert androhen, wenn der Steuerpflichtige die gesetzte Frist nicht einhält. Sie werden allerdings aus Beweissicherungsgründen vorab (und zumindest allgemein) auf die Möglichkeit einer Festsetzung schriftlich hinweisen.

Die jeweilige Behörde muss in jedem Fall gesondert entscheiden, ob sie überhaupt ein Verzögerungsgeld festsetzt (sog. Entschließungsermessen), und wenn ja, in welcher Höhe eine Fest­setzung erfolgt (sog. Auswahlermessen). Weil der Mindestbetrag bei bereits immerhin 2.500€ liegt, muss das Entschließungsermessen sehr sorgfältig ausgeübt werden.

Hinweis: Verlangt der Betriebsprüfer den Nachweis über bestimmte Betriebsausgaben in Höhe von wenigen Hundert Euro, ist es sicher nicht sachgerecht, wenn das Finanzamt bei verspäteter Vorlage ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500€ festsetzt. In einem solchen Fall sollte umgehend Einspruch gegen die Festsetzung eingelegt werden.

Beispiel: Im Rahmen der Betriebsprüfung werden Ausgabenbelege in Höhe von insgesamt 25.000€ trotz schriftlicher Aufforderung nicht vorgelegt.

In einer Anweisung des Finanzministeriums Schleswig-Holstein³⁾ wird den Finanzämtern empfohlen, bei der erstmaligen Festsetzung des Verzögerungsgelds einen Betrag in Höhe von 5% bis 10% der Steuer, bezogen auf die jeweilige Mitwirkungspflicht, anzusetzen. Bei einer geschätzten Durchschnittssteuerbelastung von 30% ergäbe sich im Beispiel ein Verzögerungsgeld in Höhe von maximal 750€ (25.000€ x 30% x 10%). Dieser Betrag liegt deutlich unter dem Mindestbetrag.

Hinweis: Steuerpflichtige sollten allerdings nicht darauf vertrauen, dass die Finanzämter in vergleichbaren Fällen von einer Festsetzung absehen, nur weil nach der empfohlenen rechnerischen Vorgehensweise der Mindestbetrag nicht erreicht wird. So hat etwa das Bundesfinanz­ministerium ausdrücklich darauf hingewiesen, dass selbst bei Kleinstbetrieben (Umsatzerlöse bzw. Gewinn maximal 160.000€ bzw. 34.000€) die Festsetzung eines Verzögerungsgelds nicht unverhältnismäßig sein muss.

Generell kann niemand zu etwas Unmöglichem verpflichtet werden. Allerdings wird der Finanzverwaltung die bloße Behauptung, die angeforderten Unter­lagen seien verloren gegangen, regelmäßig nicht als „Entschul­digung“ ausreichen. Der Steuerpflichtige ist nämlich grundsätzlich nachweispflichtig. Insofern sollte ein Verlust von Unterlagen möglichst durch Dokumenta­tion des jeweiligen Ereignisses (z.B. Brand- oder Wasserschaden) nachgewiesen werden können.

Hinweis: Ob eine Ersatzbeschaffung der Belege möglich und zumutbar ist (z.B. Nacherstellung von Kontoauszügen durch die Bank), muss immer im konkreten Einzelfall entschieden werden.

Die Festsetzung eines Verzögerungsgelds sollte unbedingt vermieden werden, da eine nachträgliche Rückerstattung auch dann nicht erfolgt, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden oder die Anfrage beantwortet wird. Das Geld ist damit endgültig verloren. Ob ein Abzug als Betriebsausgabe in Betracht kommt, ist zumindest dann zweifelhaft, wenn das Verzögerungsgeld Anfragen zu Steuerarten betrifft, die selbst nicht abzugsfähig sind (z.B. Einkommensteuer und Gewerbesteuer). Kann eine Prüferanfrage nicht zeitnah erledigt werden, sollte man die Frist nicht kommentarlos verstreichen lassen, sondern sich frühzeitig unter Darlegung der Gründe um eine „Fristverlängerung“ bemühen.

Hinweis: Nicht hinzunehmen sind mehrfache Festsetzungen von Verzögerungsgeldern wegen fortdauernder Nichtvorlage derselben Unterlagen. Dies hält auch der Bundesfinanzhof in einer ersten vorläufigen Entscheidung für sehr zweifelhaft⁴⁾.