Tag der offenen Tür

Zunächst ist zu klären: Existiert ein konkreter Anlass für den „Tag der offenen Tür“? Mögliche Auslöser sind z.B. eine Neueröffnung, ein kompletter Apothekenumbau, der Einbau eines Kommissionierautomaten, ein Stadtfest, ein „Tag der Hinterhöfe“ oder ein genereller „Tag der of­fenen Tür“ von Unternehmen im Stadtteil, eine stärkere Kooperation und Vernetzung mit umliegenden Ärzten, ein Jubiläum etc.

Damit im Zusammenhang steht gleich das mit dem „Tag der offenen Tür“ verbundene Ziel. Definieren Sie dies klar im Vorfeld, z.B.: „Durch die Transparenz sollen ein positives Unternehmensbild erzeugt und damit Glaubwürdigkeit und Vertrauen in der Öffentlichkeit aufgebaut bzw. gestärkt sowie gleichzeitig der Bekanntheitsgrad der Apotheke mit ihren Mitarbeitern gesteigert werden.“ Genauso gilt es, die entsprechenden Zielgruppen im Blick zu haben: Sollen verstärkt Altkunden, die schon länger nicht mehr da waren, wieder einmal in die Apotheke „schnuppern“? Oder neue Kundengruppen auf die Dienstleistungen der Apotheke gezielt aufmerksam gemacht werden?

Ein Hineinversetzen in die Rolle des potenziellen Besuchers bietet anschließend die beste Gewähr, derart attraktive „Besichtigungs-Stationen“ in der Apotheke anzubieten, dass das Besucher- bzw. Kundeninteresse vor Ort tatsächlich geweckt wird. Es gilt also, unter dem Blickwinkel des Kunden zu überlegen, wie die gesetzten Ziele am besten erreicht werden können.

Der Apothekenkunde kennt in erster Linie Beratung und Verkauf in der Offizin. Insofern empfiehlt es sich, ihm sämtliche anderen Aufgabenbereiche der Apo­theke mit einer Führung zu einzelnen Stationen nahezubringen:

• Station 1 kann neben Erklärungen zum Arbeits-, Aufgaben- und Berufsbild von PKA, PTA und Apotheker der Wareneingang, eventuell mit Präsentation und Erläuterung der Vorteile eines (neuen) Kommissionierautomaten, sein.

• Station 2 ist beispielsweise der Laborbereich, wobei hier „showträchtig“ eine stundenlang laufende Destillationsapparatur mit Kamille und sich blauviolett absetzendem Chamazulen installiert werden kann.

• Station 3 ist dann zum Beispiel die Rezeptur, in der ein Mitarbeiter die Herstellung von Kapseln, Suppositorien etc. vorführt. Wenn zu bestimmten Tagesterminen Kunden unter Anleitung und Mithilfe einer fachkundigen, kommunikativen PTA eine einfache Haut-Basissalbe rühren dürfen, verhilft auch dies zu einem Imagegewinn.

Unterstützt werden kann dieser Rundgang durch Messaktionen, Gesundheitschecks oder ein eigens produziertes unterhaltsames Radiofeature zur „Apotheke zum Anfassen“. Ein Vortrag samt kleinem Film zur Apothekengeschichte erzeugt ebenfalls viel positive Resonanz. Und auch eine Image- oder Informationsbroschüre zum „Tag der offenen Tür“ ist ein von Kunden gern angenommenes Medium. Intention insgesamt: Die Kompetenzen der Apotheke herausstellen.

Als Rahmenprogramm infrage kommen u.a. Spielmöglichkeiten für Kinder, eventuell sogar mit Betreuung, Ratespiele mit Verlosung, etwa Schätzen der Anzahl der Kapseln in einem großen Standgefäß, ein Ausschank mit einem frischen Tee-Mix-Cocktail oder Energydrink, Hustenbonbons-Probierecke sowie eine Verköstigung.

Der Aufwand für ein solches Event ist nicht zu unterschätzen. Nach dem Brainstorming und Festlegen der einzelnen Stations- und Aktionsbausteine sollte deshalb ein Gesamtverantwortlicher samt Stellvertreter bestimmt werden. Ebenso gilt es, jeweils für die einzelnen Stationen und Organisationspunkte eine verantwortliche Person zu benennen. So wird ein Eventteam zusammengestellt, bei dem alle Fäden für das Projekt zusammenlaufen. A und O jeder guten Vorbereitung ist eine genaue schriftliche Festlegung aller „To Dos“ mittels Terminplan und Checkliste (siehe Info-Kasten am Textende). Noch immer scheitern viele gute Ideen an der Präzisierung des „Wer macht was bis wann?“. Auch das zur Verfügung stehende Budget muss festgelegt werden und bekannt sein.

Alle Ideen und Planungen nützen nichts, werden sie nicht rechtzeitig und intensiv nach außen zum potenziellen Besucher hin kommuniziert. Handzettel und Plakate sind wichtige Werbemaßnahmen. Diese sollten – mit einem starken Slogan versehen –nach der „AIDA-Regel“ (A=Atten­tion, Aufmerksamkeit erregen, I=Interest, Inter­esse wecken, D=Desire, Wünsche und Erwartungen auslösen, A=Action, Aktion beim Leser provozieren) gestaltet werden. Gleichzeitig gilt die „KISS-Formel“: Keep it short and simple (Halte Deine Botschaft kurz und einfach). Dasselbe ist auch zu beachten bei Anzeigen zur Bekanntmachung in der Lokalzeitung, der Aktivierung der örtlichen Presse für einen PR-Text oder eine Nachbericht­erstattung und Mailings an Kunden – auch solche, die schon länger keine Einkäufe mehr in der Apotheke getätigt haben.

Im Zeitalter von Internet und Social Media sollte auch die Bekanntmachung über die eigene Homepage, über Facebook sowie Google+ genutzt werden. Insbesondere größere Apotheken investieren auch mal in Radiowerbung. Und um vorbeilaufende Passanten zum Besuch zu bewegen, darf klassischerweise eine Schaufenstergestaltung mit „Aha-Effekt“ nicht fehlen.

Für den Tag X ist ein genauer Aufgabenplan mit Zuständigkeiten sinnvoll. In diesem ist exakt festgelegt, wer am Vortag die letzten Vorbereitungen trifft und „wer“ „was“ „wann“ und „wo“ am „Tag der offenen Tür“ macht. Am Vortag haben auch noch einmal ein letzter Technik-Check und ein Briefing aller Mitarbeiter sowie eventuell engagierter Servicekräfte oder Aushilfen zu erfolgen. Nur ein Event, das von allen getragen wird, kann auch mit so viel Esprit umgesetzt werden, dass der Funke zum Kunden überspringt.

Eine zeitnahe Manöverkritik und ein After-Event-Marketing durch eine Presseveröffentlichung, einen Bericht auf der Homepage sowie einen Nachfassbrief an Kunden helfen dabei, den Erfolg besser einzuschätzen, die Kundenbindung zu er­höhen und damit im Nachgang tatsächlich Verkaufserfolg zu generieren.