„Freitischler“ versus „Bodengründler“

Papiere, Akten, Mappen, Kataloge soweit das Auge reicht. In vielen Apothekenbüros ist dies in Form von Stapeln Alltag. Stapel auf dem Schreibtisch, in Briefkörben, in der Schublade, im Regal, im Schrank, ja selbst auf Fensterbank und Fußboden. Wussten Sie aber, dass schon der dauernde Anblick eines überfüllten und mit Stapeln übersäten Büros zu einem Burn-out-Syndrom führen kann? Je mehr Stapel, desto mehr prägt sich ins Unterbewusstsein die Botschaft ein: Arbeit, mehr Arbeit, noch mehr Arbeit! Stapel bedeuten für die meisten Menschen Stress. Paradox nur: Sie reagieren auf Stress wieder mit Stapeln. Und so sind Stapel lebendig, wachsen wie von selbst und unkontrolliert. Ein Teufelskreis, den es zu durchbrechen gilt.

Sich von den Papierstapeln im Apothekenbüro zu befreien, fällt anfangs generell sehr schwer. Festhalten und bewahren, alte Gewohnheiten statt Antrainieren neuer Verhaltensmuster stehen bei fast allen Menschen obenan. Um eine Gewohnheit in der Tiefe zu verändern und neues Ver­halten anzutrainieren, bedarf es mindestens 21 erzwungener Wie­derholungen, wurde festgestellt. Seien Sie deshalb konsequent.

Für das erste große Ausmisten sollten Sie sich mindestens zwei Stunden, besser einen halben Tag Zeit nehmen – ohne dauernde externe Störung. „Außerhalb der Apothekenöffnungszeit“ ist somit oberste Prämisse. Nehmen Sie dabei jedes Papier in die Hand und entscheiden sofort: Brauche ich dies wirklich noch, ja oder nein? Ein großer Umzugskarton statt eines kleinen Papierkorbs im direkten Sichtfeld kann das Wegwerfen überflüssigen Ballasts beschleunigen. Auch das „Genervt-Sein“ vom eigenen „Krempel“ hilft, die Wegwerfgeschwindigkeit zu erhöhen. Aus Datenschutzgründen sind Unterlagen, auf denen sich Namen oder Zahlen befinden, im Aktenvernichter zu zerstören. Infor­mationen darüber, welche Unterlagen Sie aus steuerrechtlichen Gründen wie lange aufbewahren müssen, finden Sie zum hier Download.

Versuchen Sie nicht, gleichzeitig auszumisten und Papiere zu strukturieren oder gar zu sortieren. Beides sind gegensätzliche Tätigkeiten. Erst ausmisten, dann den Rest strukturieren, lautet deshalb die Devise.

Um gut zu strukturieren, werden die richtigen Arbeitsmittel benötigt. Dies sind: eine persönliche (z.B. rote) Arbeitsmappe mit Ein­teilung von 1 bis 31, also ein „Pultordner“. Diese Arbeitsmappen wurden ursprünglich von Chefsekretärinnen als Wiedervorlage für den Vorgesetzten benutzt und bieten durch ihre Fächereinteilung die Möglichkeit, Aufgaben des aktuellen Monats klar zu terminieren. Ihre korrekte Benutzung – durch sinnvollen Abgleich mit Ihrem Terminkalender – ist der einfachste Weg, Stress zu vermeiden. Auch eine weitere (z.B. schwarze) Arbeitsmappe mit Einteilung von 1 bis 12, in der alle Aufgaben der nächsten 12 Monate unsortiert und unstrukturiert gesammelt werden können, ist sinnvoll. Ferner sollten zunächst leere Behälter, also 10 bis 20 Hängemappen und reichlich Körbe und Ordner, Sammelmappen und Stehsammler sowie Sichthüllen, vorhanden sein. Ihren Schreibtisch räumen Sie komplett ab und lassen dann nur noch die wichtigsten Gegenstände wie Computermonitor, Telefon, Arbeitsmappen sowie den aktuell genutzten Stift darauf. Locher, Klammerer, Schere, Klebezettel, Taschenrechner & Co. ge­hören als Werkzeuge in eine Schublade (Rollcontainer).

Grundidee jeden Aufräumens ist: Jedes Ding hat einen Platz. Für die Ablage aller unbedingt benötigten Papiere gilt es, diese nach Themengebieten zu ordnen und dann in Stehsammler (Bücher, Kataloge, Prospekte, Mappen) bzw. Ordner (loses Papier) zu sortieren und sofort klar und deutlich sauber zu beschriften. Begriffe wie „Allgemeines“, „Sonstiges“ oder „Schriftverkehr“ sind verboten, konkrete Namen oder Themen dominieren. Ihr Ziel muss lauten, jedes Dokument, jedes Papier tatsächlich in drei Minuten zu finden. Transparenz ist hierfür wesentlich.

Auf den beliebten „Das muss ich mal irgendwann noch lesen“-Stapel mit sicherlich interessanter Fachlektüre etc. sollte ganz verzichtet werden, empfehlen Ordnungsexperten. Die Sicht darauf schüre nur das schlechte Gewissen. Für die Akut-Leselektüre genüge ein nach oben nicht offener Briefkorb. Viele Informationen können heute im Com­puter hinterlegt oder im Internet nachgelesen werden.

Mit einem Eingangskörbchen, in das Ihre Mitarbeiter alle Papiere legen, sorgen Sie dafür, dass nie wieder Unterlagen einfach auf dem Schreibtisch, der Tastatur, dem Stuhl etc. platziert werden. Und Sie übersehen nichts. Eine sinnvolle Ergänzung ist der Briefkorb „Ausgang“, der spätestens zum Abend komplett leer sein sollte. Hängemappen empfehlen sich nicht für die Endablage, aber für Projekte, etwa die Aktionsplanung.

Goldene Regel für alle Arbeiten: Organisation verhilft zu effizienterem Arbeiten, sie soll und muss Ihren Aufwand reduzieren und darf ihn nicht steigern. Ein Zuviel an Organisation ist auch nicht gut, denn es führt faktisch zum gleichen Resultat wie ein Mangel: zu Unordnung.