Bewirtungskosten: Richtige Belege entscheidend

Nach dem Gesetzeswortlaut müssen schriftliche Belege vorliegen, die folgende Angaben enthalten:

• Ort der Bewirtung,
• Tag der Bewirtung,
• Teilnehmer der Bewirtung,
• Anlass der Bewirtung und
• Höhe der Aufwendungen.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung, allerdings ist die Restaurantrechnung unbedingt beizufügen.

Nach aktueller, strenger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs muss auch der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (Gastgeber) stets auf dem Beleg enthalten sein¹⁾. Ansonsten ist der Betriebsausgabenabzug verloren.

Hinweis: Das ist gemäß einer Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung allerdings dann nicht zwingend, wenn sich der Gesamtbetrag der Rechnung auf maximal 150€ beläuft²⁾.

Die schriftlichen Angaben können auf der Rechnung selbst, beispielsweise in vorgedruckten Feldern auf der Rückseite, oder getrennt davon gemacht werden. Erfolgen die notwendigen Angaben getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück mit den Angaben und die eigentliche Rechnung grundsätzlich zusammengefügt werden.

Das bedeutet: Enthält die Gaststättenrechnung nicht genügend Raum für die Angaben zu den Teilnehmern und dem Anlass der Bewirtung, können diese auf einem gesonderten Blatt gemacht werden, das direkt an die Rechnung geheftet werden sollte.

Hinweis: Die Angaben müssen auf der Rechnung bzw. dem ergänzenden Beleg zeitnah, also spätestens kurze Zeit nach der Bewirtung notiert werden. Hat das Finanzamt bereits einen fehlerhaften Beleg vorliegen, ist die Nachholung fehlender An­gaben in aller Regel nicht mehr möglich. Deshalb sollte die Rechnung möglichst direkt nach der Bewirtung vollständig ausgefüllt werden.

Bewirtungen in Gaststätten können nach eindeutigem Geset-zeswortlaut und der strengen Rechtsprechung des Bundes­finanzhofs nicht mit Eigenbele-gen nach­gewiesen werden – mit Ausnahme der ergänzenden Angaben (Teilnehmer und Anlass der Bewirtung). Danach hat die Gaststättenrechnung als sogenannte Fremdrechnung eine erhöhte Nachweisfunktion. Sie kann im Allgemeinen auch nicht durch (eventuell um Eigenbelege ergänzte) Kreditkartenabrechnungen oder Ähnliches ersetzt werden.

Hinweis: Bei Bewirtungen außerhalb einer Gaststätte (z.B. orga­nisiertes Picknick), ist ein Nachweis der Kosten anhand von Eigenbelegen denkbar.