Die Arbeit soll beflügeln

So manche Apotheke versinkt in Papier-Nachschlagewerken und Ordnern, die sicherlich interessante, aber längst veraltete ­Fortbildungen aus den 1990er- oder womöglich noch 1980er-Jahren enthalten. Räumen Sie mit Ihren Mitarbeitern Ihre Apotheke konsequent auf. Nur wichtige und oft gebrauchte Nachschlagewerke sollten noch in Papierform vorhanden sein. Der Rest kann via CD, Internet oder Intranet abgewickelt werden. Viele Informationen erhalten Sie heute viel schneller, aktueller und sicherer über Stich­wortsuchen in entsprechenden Datenbanken im Internet. Überlegen Sie: Statt Suchen und Fluchen (womöglich noch vor dem Kunden) – wo finden Sie etwas rasch und effektiv? Wie legen Sie Kundenauf­träge gezielt ab, um sie jederzeit sofort wiederzufinden?

Diese Grundsätze einer einfachen Ablage gelten auch für die Organisation des Apotheken­büros. Hier sei auf den Artikel „Freitischler“ versus „Bodengründler“ in der AWA-Ausgabe Nr. 19 vom 1. Oktober 2012, Seite 8 und 9 verwiesen.

Das Vermeiden von Such-Chaos sollte auf die gesamte Apothekenware übertragen werden. Wie häufig kommt es vor, dass Sie oder ein Mitarbeiter besonders sperrige Arzneimittel, die nicht in Schubschrank oder Kommissionierautomat passen, Windeln, Übervorrat & Co. längere Zeit vor dem Kunden suchen? Führen Sie ein, dass in Ihrem Computerprogramm ein genauer Hinweis auf den Lagerort (Sichtwahl, Freiwahlregal 1, Keller etc.) hinterlegt wird, und pflegen Sie diese Standorte bei jeder Warenänderung kontinuierlich. Ebenso sollte überlegt werden, ob es wirklich sinnvoll und notwendig ist, Artikel wie Lippenpflegestifte an sechs bis zehn verschiedenen Standorten in der Apotheke aufzubewahren. Faktisch ist diese Standortvielfalt in zahlreichen Apotheken zu finden.

Generell gilt: Es existieren stets mehr Aufgaben, als Sie selbst erledigen können. Deshalb heißt es auszuwählen, was für Ihre Ziele und für Ihre spezielle Funktion vorrangig ist. Welche Tätigkeiten müssen Sie selbst erledigen, welche sind wichtig und zeitlich dringend? Welche Apotheken­ziele müssen von Ihnen sorgfältig vorbereitet und terminiert werden, was können Sie an Mitarbeiter delegieren? Haben Sie den Mut, öfter Angestellte für Arbeiten heranzuziehen, von denen Sie bisher meinten, dass Sie sie unbedingt selbst machen müssen. Und haben Sie den Mut, keine Stapel mehr aufzubauen, sondern öfter den Papierkorb zu benutzen (kleiner Schreibtisch – großer Papierkorb).

Denken Sie ferner an das bekannte „Pareto-Prinzip“: 20 Prozent Ihrer aufgewendeten Zeit bringen 80 Prozent des Ergebnisses. Umgekehrt bringen 80 Prozent der aufgewendeten Zeit nur noch 20 Prozent des Rest-Ergebnisses. Versuchen Sie, im Büroall­tag der Apotheke bei den unternehmerischen Entscheidungen also ergebnisorientiert zu arbeiten und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, diese zu forcieren. Nehmen Sie sich hierzu eine herrliche Weisheit von Konfuzius zu Herzen, um Ihre Apotheke im täglichen Wettbewerb voranzubringen und dabei gleichzeitig Stress abprallen zu lassen, Freude am Beruf zu pflegen und die Lebensqualität zu verbessern: „Wer das Ziel kennt, kann entscheiden. Wer entscheidet, findet Ruhe. Wer Ruhe findet, ist sicher. Wer sicher ist, kann überlegen. Wer überlegt, kann verbessern.“

Lassen Sie sich bei auftretenden Problemen nicht zu schnell auf die Palme bringen. Das schadet Ihrer Lebensqualität. Sicherlich kennen Sie den bekannten Satz von William Somerset Maugham: „In jeder Minute, die man mit Ärger verbringt, versäumt man 60 glückliche Sekunden.“ Atmen Sie stattdessen lieber öfter intensiv durch. Gehen Sie innerlich einen Schritt zurück und fragen Sie sich, ob die ganze Aufregung wirklich notwendig ist. Im Apothekenalltag hilft es auch, einmal ganz bewusst die Aufmerksamkeit auf Dinge zu lenken, die Sie sonst nur im Vorübergehen wahrnehmen. Oder wissen Sie genau, wie Ihre Schaufenster aussehen?

Arbeiten Sie bewusst an Ihrer ­inneren Einstellung. Die persönliche Einstellung zu einem Sachverhalt entscheidet, ob eine ­Aufgabe bzw. die Aufgabenfülle tatsächlich reine Belastung und purer negativer Stress ist oder eine Herausforderung, der auch positive Seiten abgerungen werden können. Seien Sie nicht verbissen. Im Gegenteil: Wenn Sie locker und spielerisch, also mit Spaß Ihre Arbeit tun, sind Sie produktiver.

Klar ist: Es ist nicht einfach, sich täglich selbst zu motivieren. Aber wenn Sie sich entscheiden, die Arbeit, die Sie tun, tatsächlich sogar zu lieben, dann können Sie jeden Tag Glück, Lebenssinn und Erfüllung erfahren. Und Ihre Kunden und Mitarbeiter spüren die positive Atmosphäre. Auch ihre Mitarbeiter werden zufriedener, leisten mehr. Denn Menschen arbeiten gerne in einer Umgebung, die ihnen Spaß und Energie vermittelt.

Arbeiten Sie nicht jeden Tag in der Apotheke wie ein Hamster, der im Hamsterrad läuft. Sonst verlieren Sie noch das große Ziel und womöglich sogar die vielen kleinen konkreten Ziele, auf die in Ihrer Apotheke hingearbeitet wird, aus den Augen. Manche Menschen können beim Sport wunderbar abschalten, gewinnen einen klaren Kopf. Bei ­anderen sind es soziale Kontakte völlig außerhalb der „Apothekenwelt“, die Kraft geben, be­flügeln und sogar neuen „Input“ bringen. Planen Sie solche Aus­zeiten, Pausen und Privates deshalb ganz bewusst Woche für Woche ein – und halten Sie sich daran.

Balance ist das Geheimnis jeder wahren Zufriedenheit, beruflich wie privat. Es geht also nicht darum, noch mehr Arbeit in den Tag zu packen und den Stress zu ­organisieren. Ihr Ziel muss vielmehr sein, die gesamte Apothekenarbeit so zu gestalten, dass Freiräume für andere Aktivitäten gewonnen werden. Modernes Zeit- und Aufgabenmanagement steht also für ein Plus an Lebensqualität. Der Vorteil: Wer die anstehenden Aufgaben und seine Zeit im Griff hat, ist zufriedener. Hinzu kommt die innere Einstellung – die Sie beeinflussen können. Als Mensch verbringen wir nun einmal einen Großteil unseres Lebens mit Arbeit. Es ist besser zu lernen, diese zu genießen, ja uns für sie zu begeistern. Das kommt letztlich auch bei den Kunden gut an.

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