Mitarbeitermotivation durch steuergünstige Gehaltsextras

Durch das Jahressteuergesetz 2009 wurde ein Steuerfreibetrag in Höhe von 500€/Mitarbeiter/Jahr für Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung eingeführt²⁾. Die Regelung gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer und kann deshalb auch für „Minijobber“ in Anspruch genommen werden. Welche Maßnahmen darunter fallen, ergibt sich aus den §§20 und 20a Sozialgesetzbuch V. Dies sind u.a. Aufwendungen für folgende Kurse:

• Raucherentwöhnung,
• Rückengymnastik,
• Stressbewältigung,
• Diät und
• Ernährung.

Begünstigt sind aber z.B. auch Massagen bei Mitarbeitern mit Bildschirmarbeitsplatz.

Hinweis: Um spätere Beanstandungen bei Lohnsteueraußenprüfungen zu vermeiden, könnte der Arbeitgeber die geplante Maßnahme vorsorglich mit dem Sozialversicherungsträger abstimmen. Denkbar ist hier eine Bescheinigung der Krankenkasse, dass die entsprechende Maßnahme hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerich­tetheit den Anforderungen der §§20 und 20a Sozialgesetzbuch V entspricht. Anschließend könnte das zuständige Finanzamt im Wege einer Lohnsteueranrufungsauskunft gebeten werden, die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit zu bestätigen.

Leistungen des Arbeitgebers für die Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Mitarbeiter in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind steuerfrei. Als vergleichbare Einrichtungen gelten insbesondere Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Schulkindergärten, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagespflegestellen.

Wie bei der begünstigten Gesundheitsförderung gilt auch hier, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt gezahlt werden muss. Reine Entgeltumwandlungen, Umwidmungen oder eine Anrechnung auf das bereits vereinbarte Gehalt sind nicht möglich (Ausnahme: Anrechnung auf freiwillige Sonderzahlungen wie z.B. Weihnachtsgeld). Da nach der neueren Rechtsprechung kein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf den Zuschuss bestehen darf, sollte darüber keine gesonderte arbeitsvertragliche Vereinbarung getroffen werden.

Hinweis: Die Steuerbefreiung für freiwillig gewährte Kindergartenzuschüsse ist der Höhe nach nicht begrenzt, allerdings müssen die Aufwendungen tatsächlich angefallen sein.

Durch das „Gesetz zur Änderung des Gemeindereformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften“ vom 8. Mai 2012 wurde die bereits seit vielen Jahren geltende Steuerbefreiung deutlich erweitert – und zwar rückwirkend ab dem Jahr 2000. Danach ist die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern überlässt, steuerfrei. Hierzu zählen insbesondere PCs, Laptops, Tablets und Smartphones. Zusätzlich dürften auch MP3-Player, E-Book-Reader oder Navigationsgeräte begünstigt zur Nutzung überlassen werden können.

Im Gegensatz zu den obigen Steuerbefreiungen ist es hier für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber den Vorteil aus der Nutzungsüberlassung zusätzlich zum ohnehin bereits geschuldeten Arbeitslohn zuwendet. Daher kommt auch eine „Gehaltskürzung“ zugunsten des dann steuerfreien Nutzungsvorteils in Betracht.

Hinweis: „Schenkt“ der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern PCs bzw. Telekommunikationsgeräte mit Internetanschluss oder gibt er sie verbilligt ab, greift die Steuerbefreiung nicht – sie gilt nämlich lediglich für Nutzungsüberlassungen („auf Zeit“). Allerdings ist dann eine Pauschalierung der Lohnsteuer (Steuersatz: 25%) möglich.

Barzuschüsse des Arbeitgebers für die Fahrten eines Mitarbeiters zur Arbeitsstätte können ebenfalls pauschaliert besteuert werden (Steuersatz: 15%). Der Zuschuss darf aber nicht die als Werbungskosten abzugsfähigen Beträge (0,30€/Entfernungskilometer) übersteigen und muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Die Umwandlung einer freiwilligen Sonderzahlung, wie z.B. Weihnachtsgeld, ist allerdings möglich. Da diese Regelung quasi an den zulässigen Werbungskostenabzug gekoppelt ist, kann die Pauschalierung nur für Zuschüsse von bis zu 4.500€/Jahr beansprucht werden, es sei denn, der Mitarbeiter fährt mit dem eigenen Pkw.

Hinweis: Was viele nicht wissen – nach herrschender Auffassung in der Fachliteratur werden auch einmalige Zuschüsse für einen Unfallkostenersatz von der Pauschalierungsnorm erfasst, schließlich spricht das Gesetz nicht von „laufenden Zuschüssen“.

Eine 25%ige Pauschalbesteuerung kommt für sogenannte Erholungsbeihilfen in Betracht, wenn 156€/Jahr und Mitarbeiter sowie 104€/Jahr für seinen Ehegatten und 52€/Jahr für jedes Kind nicht überschritten werden.

Hinweis: Der Arbeitnehmer sollte hier am besten konkret be­stätigen, dass er den Zuschuss auch tatsächlich für Erholungszwecke (Urlaub oder Kur) verwendet hat.