Betriebsausgaben: Kosten der Telekommunikation

Grund- und Gesprächsgebühren sind laut den für die Finanzämter verbindlichen Verwaltungsregelungen Betriebsausgaben (oder Werbungskosten), soweit sie auf die beruflich geführten Gespräche (bzw. die berufliche Internet- oder Telefaxnutzung) entfallen¹⁾. Der berufliche Anteil ist danach aus dem – ggf. geschätzten – Verhältnis der beruflichen und der privat geführten Gespräche zu ermitteln.

Apothekeninhaber haben die Möglichkeit, den betrieblich veranlassten Teil ihrer „privaten Telekommunikationsaufwendungen“ für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachzuweisen – der so ermittelte Anteil kann dann für das gesamte Kalenderjahr zugrunde gelegt werden. Dabei können die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem betrieblichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon, Fax und Internet) abgezogen werden.

Hinweis: Im Klartext bedeutet diese Variante die Führung eines Telefon- bzw. Fax- und Internetfahrtenbuchs für wenigstens drei zusammenhängende (!) Monate. Anhand eines Einzelverbindungsnachweises und ergänzender Aufzeichnungen sollten die beruflichen Kosten mit Datum, Empfänger/Zielperson (Name und Nummer) sowie Grund und Dauer der Kommunikation aufgeführt werden können. Für welchen Zeitraum im Jahr sich der Apotheker entscheidet, spielt grundsätzlich keine Rolle, sofern die gewählten Monate annähernd repräsentativ sind.

Fallen erfahrungsgemäß auch zu Hause betrieblich veranlasste Telekommunikationskosten an, akzeptiert die Finanzverwaltung aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis einen Betriebsausgabenabzug in Höhe von bis zu 20 % des jeweiligen (monatlichen) Rechnungsbetrags, jedoch maximal 20€/Monat. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnitts­betrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei aufeinanderfolgenden Monaten ergibt, für das gesamte Kalenderjahr zugrunde gelegt werden.

Hinweis: Der Aufwand für das Telefon-, Fax- und Internetfahrtenbuch lohnt sich daher in aller Regel nur dann, wenn die beruflichen Gesprächs- bzw. Nutzungskosten die 20-€-Grenze merklich übersteigen.

Da die Kosten für einen privaten PC, der auch nennenswert beruflich bzw. betrieblich genutzt wird, in aller Regel ohne näheren Einzelnachweis zu mindestens 50 % abzugsfähig sind, sollte auch für die reinen Internetkosten ein pauschaler Abzug von 50 % (statt der 20 %) erreichbar sein. Stellt sich das Finanzamt quer, hilft womöglich ein Verweis auf die Finanzrechtsprechung. So hat z.B. das Niedersächsische Finanzgericht entschieden, dass es keinen Erfahrungssatz gibt, nach dem das Internet im gleichen Verhältnis wie das Telefon beruflich bzw. privat genutzt wird²⁾.

Hinweis: Der gesonderte pauschale Abzug für Internetkosten wird insbesondere dann er­leichtert, wenn die Kosten in der „Telefonrechnung“ getrennt ausgewiesen sind.

Unternehmern und damit auch Apothekern sollte es regelmäßig möglich sein, zusätzlich weitere Kosten für ein Handy/Smartphone erfolgreich als Betriebsausgaben anzusetzen – selbst wenn für den privaten Anschluss in der Wohnung bereits ein beruflicher Anteil berücksichtigt wird.

Hinweis: Um die Betriebsprüfung nicht „zu verärgern“, sollte aber von vornherein darauf geachtet werden, dass für das Handy stets auch ein privater Nutzungsanteil berücksichtigt wird.

Wer im Zusammenhang mit dem Kauf eines überwiegend betrieblich genutzten Handys einen Mobilfunkdienstleistungsvertrag (Flatrate etc.) abschließt, erhält das Gerät regelmäßig zu sehr günstigen Konditionen. Durch die verbilligte Überlassung liegt beim Leistungsempfänger, bei dem das Handy Betriebsver­mögen wird, eine Einnahme vor. Diese ist auch Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag und deshalb bei bilanzierenden Steuerpflichtigen grundsätzlich in der Bilanz passiv abzugrenzen.

Hinweis: Handelt es sich bei dem Mobilfunktelefon jedoch um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (eigentlicher Verkaufspreis maximal 410€ netto), wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn in der Bilanz kein passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet wird. In diesem Fall ist nur der tatsächlich für das Gerät gezahlte Barpreis als Anschaffungskosten zu behandeln, der dann sofort ab­geschrieben werden kann.