Gute Planung erleichtert den Übergang

Bei der Übergabe des Betriebs spielen sowohl organisatorische als auch emotionale Aspekte eine Rolle. So macht es etwa einen großen Unterschied, ob Sie als Chef von heute auf morgen ausscheiden oder noch eine Weile im Betrieb sind. Gehen Sie beim plötzlichen Ausscheiden ins „Nichts“? Wahrscheinlicher ist wohl, dass Sie sich über die große Freiheit freuen und diese entsprechend genießen.

Für den neuen Leiter wiederum ergeben sich unter Umständen gewisse „Eingewöhnungsschwierigkeiten“. So kommt er an einen Arbeitsplatz, der ihm fremd ist, er ist nicht eingearbeitet, kennt sich weder räumlich noch organisatorisch, womöglich auch in der Stadt nicht aus. Sein Vorgänger ist ggf. nicht täglich ansprechbar, um bisherige Vorgehensweisen zu erklären. Was für eine Aufgabe, in dieser Situation zu leiten!

Der neue Leiter ist auf das Personal angewiesen und gut beraten, sich anfangs zurückzuhalten und zu beobachten, wie es ohne sein Eingreifen läuft. Welche Vorgänge und Abläufe sind wie geregelt? Stellen sich Fragen, über die er sich noch keine Gedanken gemacht hat, erkundigt er sich am besten, wie das bisher gehandhabt wurde. Nach einiger Zeit hat er den Überblick und beginnt, bei Bedarf Änderungen einzuführen. Es zeigt sich dann, ob es wirkliche Verbesserungen sind und ob alte oder andere Vorgehensweisen besser greifen.

Falls alter und neuer Chef entscheiden, eine Zeit lang parallel in der Apotheke zu arbeiten, wobei der Übergebende seine Arbeitsstunden reduziert, gibt es ab und zu Überraschungen.

Zum Beispiel die folgende Situation: Ihre langjährige PTA erledigt eine bestimmte Arbeit anders als sonst. Sie sind irritiert und fragen nach dem Grund. Die Antwort: „Das hat der Chef so angeordnet!“ Eigentlich halten Sie sich selber für den Chef, und stellen nun fest, dass Ihnen anscheinend ein anderer übergeordnet ist. Wie reagieren Sie spontan? Wie reagieren Sie nach reiflicher Überlegung?

Das Gleiche gilt in ähnlicher Form für den Übernehmenden: Ihre Ideen und Wünsche werden von den Angestellten womöglich ignoriert, weil Sie noch nicht als „die Leitung“ empfunden werden.

Das ist nur eine Situation von vielen, die auftauchen können, und mit denen man sich – meist aus dem Stegreif – auseinandersetzen muss.

Beim „Ausschleichen“ der Berufstätigkeit, also wenn alter und neuer Chef noch einen gewissen Zeitraum gemeinsam in der Apotheke sind, kann es aber noch zu weiteren „Knackpunkten“ kommen. Wie soll man beispielsweise mit den Mitarbeitern umgehen? Wo gibt es fachliche Differenzen? Ist eine Leitung auf Naturheilkunde fixiert und die andere kann gar nichts damit anfangen? Wie wirkt es auf die Kunden, wenn ihnen mal das eine und mal das andere empfohlen wird?

Entscheidend ist auch, ob die neue Generation von außen oder aus der eigenen Familie kommt. Will der Sohn oder die Tochter wirklich aus eigenem Antrieb in die Leitung oder war diese Nachfolge schon in die Wiege gelegt und es wurde gar nicht darüber reflektiert? Oftmals passen hier Begabungen oder die Persönlichkeit nicht. Gehen Sie darüber hinweg, kann das der Anfang vom Ende sein. Nicht jeder fühlt sich wohl in der Führungsrolle. Wird er in diese hineingedrängt, zögert er bei Entscheidungen oder leitet zu vorsichtig und ängstlich, weil er niemanden verletzen oder benachteiligen möchte. Vieles wird verwässert und unklar, da es keine deutlichen Aussagen gibt. Es kann auch sein, dass der Nachwuchs viel besser in einem kreativen oder rein technischen Beruf aufgehoben wäre.

Eine weitere Falle: Das Team ist mit dem alten Chef gewachsen und gereift, hat den Nachfolger noch in den Windeln erlebt und nimmt ihn als „Youngster“ nicht ernst. Auch wenn es ganz normal ist, als Anfänger einmal Fehler zu machen, besteht diesbezüglich bei Erfahrenen oft wenig Toleranz.

Immer wieder erlebe ich in den Coachings, dass die Eltern noch im Betrieb bleiben und Entscheidungen des „Juniors“, der jetzt zumindest offiziell das Heft in der Hand hat, torpedieren, ihn nicht respektieren und hinter seinem Rücken die Fäden ziehen. Womöglich versuchen sie weiterhin – mehr oder weniger bewusst –, ihr „Kind“ zu erziehen. Auch für das Team ist eine solche Situation extrem belastend, sachlich wie emotional. Ein Vater vom autoritären Typ, der bereits die Berufswahl seiner Tochter beeinflusst und ihr das ganze Leben gesagt hat, was sie tun soll, wird sich nicht plötzlich von ihr sagen lassen, was seine Aufgaben sind. Hier sind die Probleme vorprogrammiert.

Ganz gleich, ob die Apotheke an einen „Fremden“ oder innerhalb der Familie übergeben wird: In jedem Fall sollten Zuständigkeiten geklärt werden bevor die neue Leitung einsteigt. Das ist auch für die Angestellten angenehmer, denn so wissen sie, an wen sie sich in welcher Frage wenden müssen.

Solange eine Zusammenarbeit geplant ist, sollte es einen „Jour fixe“ geben, an dem die beiden Leitungskräfte sich immer wieder austauschen und Rücksprache halten. Wo gibt es Probleme, wer von beiden hat dazu welche Erfahrungen gemacht und wie wird es der neue Chef in Zukunft halten? Wie fühlen sich beide? Am rechten Platz? Wo sind Verstimmungen, wer braucht was und wie kann es besser gehen? Mal so eben zwischendurch lassen sich diese Fragen nicht klären, man braucht einen freien Rücken ohne Unterbrechungen und entsprechend Zeit, um sich auszusprechen.

Dem Team gegenüber sollte Klarheit und Einheit gezeigt werden. Es geht nicht an, dass ein Chef mit den Angestellten in heiklen Phasen über den anderen Leiter spricht anstatt mit ihm. Irritationen sind normal in diesen Zeiten.

Auch die Sicht der Kunden ist bei der Übergabe der Apotheke in die Überlegungen einzubeziehen. Reagieren diese misstrauisch und irritiert, wenn sie nicht vorab über den Wechsel informiert wurden? Suchen sie sich bei der Gelegenheit vielleicht sogar eine andere Apotheke?

Es empfiehlt sich, über die alte und die neue Leitung nicht nur in einer Zeitungsanzeige zu informieren. Schöner ist ein kurzer Steckbrief mit Fotos von beiden, der einem Infoflyer beigelegt wird. Hier werden zugleich Öffnungszeiten und dergleichen oder neue Serviceangebote bekannt gegeben. Der Flyer liegt in der Apotheke aus und wird zudem dem Boten mitgegeben. Auch im Rahmen der Schaufenstergestaltung oder bei einem „Tag der offenen Tür“ kann man alte und neue Leitung den Kunden nahebringen. Viele wird interessieren, was die Seniorin oder der Senior nun geplant hat: Reisen? Umzug? Ausruhen?

Den endgültigen Übergang von der alten auf die neue Leitung sollte man entsprechend zelebrieren. Schön ist es dabei, das Team hier mit entscheiden und organisieren zu lassen. Vielleicht macht man ja zusammen noch einen Betriebsausflug? Hier kann der bisherige Chef gemeinsam mit den Mitarbeitern aus der Apotheke losfahren und an einem bestimmten Etappenziel stößt die neue Führungsperson zur Gruppe hinzu. Am Ende des Tages kehrt der neue Chef allein wieder mit dem Team in die Apotheke zurück.

Ute Jürgens, Kommunikationstrainerin und Einzelcoach, KomMed, 28865 Lilienthal, E‑Mail: KomMed@freenet.de

Internet-Info

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bietet eine kostenlose Broschüre zum Thema „Unternehmensnachfolge – Die optimale Planung“ an, die unter www.bmwi.de –> Mediathek –> Publikationen (Stichwort: „Unternehmensnachfolge“) als PDF heruntergeladen oder bestellt werden kann.