Wenn der Chef plötzlich ausfällt...

Szenario 1: Gestern war die Welt noch in Ordnung – am nächsten Morgen brennt Licht in der Offizin, aber selbst auf Dauerläuten und Anrufen hin macht niemand auf. Schließlich telefonieren PTA und PKA jemanden herbei, der einen Apothekenschlüssel hat. Gemeinsam betritt man die Offizin und findet den Chef tot hinter dem HV-Tisch. Wie sich später herausstellt, erlag er noch am Vorabend einem plötzlichen Herztod. Da er Junggeselle war, hat ihn niemand vermisst.

Szenario 2: Die Chefin fühlt sich schon seit einiger Zeit nicht gut, hat Kopfschmerzen und sieht ab und zu Doppelbilder. Das Apothekenteam drängt sie, zum Arzt zu gehen. Da außer einer Urlaubsvertretung keine weitere Approbierte in der Apotheke tätig ist, wartet die Chefin, bis diese aus dem eigenen Urlaub zurückkommt. Als sie dann schließlich zum Arzt geht, stellt sich heraus, dass sie einen bösartigen Gehirntumor hat, der sofort operiert werden muss. Sie wird für Wochen nicht mehr in der Apotheke arbeiten können. Womöglich trägt sie einen dauerhaften Schaden davon, wird arbeitsunfähig oder verstirbt sogar.

Szenario 3: Montagmorgen, 7:50 Uhr, das Team ist komplett und wartet auf den Chef, um die Apotheke zu öffnen. Normalerweise ist er immer der Erste. Um 8:45 Uhr – die Kunden warten schon ungeduldig vor der Apotheke – fährt ein Polizeiwagen vor und informiert die Mitarbeiter, dass der Chef auf dem Weg zur Arbeit einen schweren Unfall hatte und auf der Intensivstation des Krankenhauses liegt.

Das sind nur drei Szenarien, die sich immer wieder in Apotheken abspielen. Gerade kleinere Apotheken, die ohne Approbierte, sondern nur mit PTAs und PKAs betrieben werden, sind besonders gefährdet bei unvorhergesehenen Ereignissen. Häufig können sie sich nur im Urlaub oder vielleicht einen Nachmittag in der Woche eine Vertretung leisten. Dann bricht leicht das Chaos aus, wenn dieser „Blitz aus heiterem Himmel“ einschlägt. Vor allem sei davor gewarnt, dass eigenmächtig durch die „Luke“ bedient wird im Glauben, man müsse doch den Betrieb aufrechterhalten: PTAs und PKAs sind unter gar keinen Umständen vertretungsbefugt.

Manchmal sind die Chefs alleinstehend und ohne in der Nähe wohnende Familienangehörige, die dann das Heft in die Hand nehmen könnten. Viele halten auch Privates und Geschäftliches vor den Mitarbeitern streng getrennt, sodass diese dann ohne eine Handlungsanweisung hilflos so einer Notfallsituation gegenüberstehen. Somit muss man an alle (gerade auch alleinstehende) Apothekenleiter appellieren, diesen möglichen Vorfall gut und verantwortlich vorzubereiten, in der Hoffnung, dass der Ernstfall nie eintreten möge.

In allen drei Szenarien hat die Apotheke zuerst einmal geschlossen zu bleiben, denn ohne Apotheker darf eine Apotheke nicht betrieben werden. Vertretungsbefugte Alt-Vorexaminierte und Pharmazieingenieure dürfen die Apotheke zwar öffnen, aber zum einen sind sie nicht mehr häufig anzutreffen und zum anderen geht das nur unter strengen Auflagen (siehe ApBetrO). Steht kein approbierter Mitarbeiter bzw. keine vertretungsberechtigte Person umgehend zur Verfügung, ist eine deutlich lesbare Mitteilung an die geschlossene Apothekentür zu heften mit dem Hinweis: „Wegen Krankheit kurzfristig geschlossen.“ Zudem ist eine Telefonnummer anzugeben für Auskünfte zur Abholung von für die Kunden vorbestellten Medikamenten.

Darüber hinaus sind sofort die zuständige Aufsichtsbehörde sowie die Landesapothekerkammer über den Vorfall und die kurzfristige Schließung zu benachrichtigen, um Maßnahmen zu vereinbaren und eventuell anstehende Notdienste zu verlegen.

Springt ein Apotheker kurzfristig als Vertretung ein, darf die Apotheke geöffnet werden und alle zu regelnden Maßnahmen können dann bei laufendem Betrieb erledigt werden. Gelingt dies nicht, ist es ratsam, die nächstliegende Apotheke anzurufen, zu informieren und zu bitten, die noch nicht ausgelieferten Nachlieferungen an die Kunden vertretungsweise zu übernehmen. Dazu ist zunächst das Einverständnis der Kunden einzuholen und zu vermerken; dann müssen die Rezepte mit der Ware zeitnah zur Nachbarapotheke gebracht werden.

Sollte man ein Heim beliefern, muss auch die Heimbelieferung kurzfristig an eine Ersatz-Apotheke delegiert werden in Absprache mit der Heimleitung und den Behörden. Dasselbe gilt für Apotheken, die im Rahmen der Substitutionsbehandlung Sichtbezug mit dem behandelnden Arzt vereinbart haben: Dieser muss informiert und eine Regelung unter Einbindung einer anderen Apotheke getroffen werden.

Vorrangig ist zu ermitteln, ob der Inhaber einen Bevollmächtigten bestellt hat, da sonst ggf. ein gerichtlich bestellter Betreuer ins Spiel kommt. Idealerweise arbeitet dieser mit der approbierten Krankheitsvertretung zusammen unter Einbeziehung der Kompetenz des Apothekenteams.

Als wichtigste Maßnahme muss dann zunächst eine Person gesucht werden, welche die Führung der Apotheke übernimmt, am besten ein Apotheker mit Führungserfahrung. Dieser überbrückt die Zeit, bis der erkrankte oder verunglückte Inhaber kontaktiert werden kann und vom Krankenbett aus Anweisungen und Informationen gibt. Dann muss der Chef seiner Vertretung eine Vollmacht erteilen, auch für die laufenden Bankgeschäfte. Zudem muss er mit der Krankheitsvertretung schriftlich einen Arbeitsvertrag in Vollzeit für den Zeitraum der Abwesenheit abschließen, nach ApBetrO längstens für drei Monate, nach behördlicher Erlaubnis im Einzelfall auch länger. Im Anschluss daran wäre eine Verpachtung der Apotheke in Erwägung zu ziehen, falls die wirtschaftliche Situation das zulässt.

Im Todesfall wird die Apotheke womöglich geschlossen bleiben, bis die Rechtsnachfolge geklärt ist. Dann müssen – außer den Aufsichtsbehörden und der Landesapothekerkammer – die Großhandlungen und sonstigen Lieferanten informiert werden. Häufig wird jedoch als erste Maßnahme der Abschluss eines Verwaltervertrags angestrebt. Wichtig ist, dass schnell der oder die Erbe(n) ermittelt werden, um die Zukunft des Apothekenbetriebs zu regeln.

Das Personal muss bei Bedarf zur Verfügung stehen bis klar ist, wie alles weitergeht, eine für alle belastende Situation. Die Arbeitsverhältnisse bleiben bestehen und müssen von einem eventuellen Käufer im Sinne des Bestandsschutzes übernommen werden. Falls die Apotheke schließt, wird den Mitarbeitern ordnungsgemäß gekündigt.

Ebenso muss ggf. der Vermieterbzw. Verpächter informiert werden. Letzterer ist womöglich in der Lage, kurzfristig bis zur Klärung selbst wieder einzuspringen. Denn nichts ist geschäftsschädigender als eine länger geschlossene Apotheke – die Kunden orientieren sich schnell um, wenn es in der Nachbarschaft noch weitere Apotheken gibt!

Dies alles zeigt, wie wichtig es ist, für den Ernstfall vorbereitet zu sein. Auch wenn kleinere Apotheken ohne einen Vollzeitapprobierten verstärkt betroffen sind, gilt dies ebenso für größere Apotheken. Am besten legt man einen Notfallordner mit allen wichtigen Unterlagen an, zu dem die Vertrauenspersonen Zugang haben – eine Checkliste dazu finden Sie im Onlineauftritt des AWA (siehe Hinweis am Textende).

Niemand reißt sich darum, Maßnahmen für seinen Ausfall im Betrieb oder gar sein Ableben zu treffen, aber im Geschäftsleben ist es unabdingbar. Ein Tipp: Setzen Sie diese Checkliste um, solange es Ihnen gut geht. Denn wenn man krank oder verunfallt ist, hat man weder die Nerven noch die Energie, diese Dinge zu regeln. Möge der Ernstfall nie eintreten, aber wenn doch, sind Sie und Ihr Team dann zumindest bestens darauf vorbereitet!

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmensberatung e.K., 70195 Stuttgart, E‑Mail: karin.wahl@t-online.de

Checkliste online

Eine Checkliste zum Anlegen eines Notfallordners finden Sie hier zum Download oder im Bereich Checklisten/Arbeitshilfen unter dem Stichwort „Notfallordner“.