Betriebsprüfung in der Apotheke: Datenzugriff umstritten

Natürlich wollen Unternehmer dem Betriebsprüfer des Finanzamts möglichst wenig Einblick in die Geschäftsunterlagen gewähren. Die Problematik hat sich in den letzten Jahren durch Einsatz von Datenverarbeitungssystemen verschärft, da diese zahlreiche prüfungsrelevante Informationen enthalten und relativ einfach (und sehr ergiebig) maschinell ausgewertet werden können.

Die Rechte der Betriebsprüfung auf Einsicht in digitale Unterlagen sind in §147 Absatz 6 der Abgabenordnung geregelt. Danach hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen („unmittelbarer Zugriff“). Sie kann auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis: Das Zugriffsrecht bezieht sich grundsätzlich nur auf Unterlagen, für die laut Gesetz tatsächlich eine Aufbewahrungspflicht besteht¹⁾. Ob auch freiwillig aufgezeichnete Daten (z.B. ergänzende Daten eines in der Apotheke eingesetzten Warenwirtschaftssystems) „elektronisch geprüft“ werden dürfen bzw. vorzulegen sind, ist umstritten.

Beispiel: Frau Langer betreibt eine Apotheke. Die Warenbewegungen (Einkaufs- und Verkaufseinzeldaten) sowie Tages- oder Monatsabschlüsse bzw. Inventuren werden durch ein Warenwirtschaftssystem aufgezeichnet bzw. erstellt. Ein Modul zur Aufbereitung der Daten in eine Excel-Version hat Frau Langer nicht. Bei einer Außenprüfung werden dem Prüfer sämtliche Unterlagen, die er anfordert, in schriftlicher Form vorgelegt. Zugleich werden ihm alle verfügbaren Zugangsdaten für das Warenwirtschaftssystem überlassen. Allerdings kann der Prüfer über die Daten aus dem System nicht in aufbereiteter elektronischer Form verfügen. Deshalb fordert er von Frau Langer bzw. deren Steuerberater – zunächst formlos, später durch gesonderten Bescheid –, ihm die Daten in elektronisch aufbereiteter Form als Excel-Datei zur Verfügung zu stellen.

Das Finanzgericht Münster hat in einem gleich gelagerten Fall entschieden, dass die geforderte Excel-Datei zunächst nicht vorgelegt werden muss, weil das Finanzamt hier nicht ermessensgerecht gehandelt habe, zumal die Klägerin ihren Mitwirkungspflichten grundsätzlich nachgekommen war (Aktenzeichen 14 K 2901/13AO). Im Klartext: Das Finanzamt hätte ausführlich und sorgsam begründen müssen, warum neben den bereits erhaltenen Unterlagen und den gewährten Zugriffsrechten noch eine gesonderte Excel-Datei notwendig sein sollte, zumal offenbar auch keine Hinweise auf Manipulationen am System vorlagen.

Hinweis: Die Prüfer des Finanzamts können Excel-Dateien sehr gut nutzen, um Verprobungsmethoden wie den Chi-Quadrat-Test²⁾ bzw. Zeitreihenvergleiche durchzuführen. Werden damit (angebliche) Unregelmäßigkeiten „offengelegt“, leitet das Finanzamt daraus nicht selten die Befugnis zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen ab, was allerdings sehr umstritten ist.

Unabhängig von obigem Beispiel muss noch höchstrichterlich geklärt werden, ob z.B. der Zugriff auf Kasseneinzeldaten aus Warenwirtschaftssystemen generell zulässig ist. Wichtige Revisionsverfahren hierzu sind beim Bundesfinanzhof anhängig³⁾ (X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13). Da die mündlichen Verhandlungen z.T. schon für Dezember 2014 angesetzt waren, ist in naher Zukunft mit Entscheidungen zu rechnen.

Hinweis: Bis es so weit ist, sollten Anforderungsverlangen der Betriebsprüfer weiterhin grundlegend geprüft und ggf. abgelehnt werden, sofern dies im Einzelfall als sinnvoll erachtet wird.

¹⁾ Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 1 vom 1. Januar 2015, Seite 10.

²⁾ Vgl. bereits AWA-Ausgabe Nr. 15 vom 1. August 2006, Seite 17.

³⁾ Vgl. auch AWA-Ausgabe Nr. 12 vom 15. Juni 2014, Seite 17.