Neue Lohnsteuerrichtlinien:Optimierungsmöglichkeiten beim Arbeitslohn

Zu Beginn des Jahres sind die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 in Kraft getreten. Diese berücksichtigen neue Rechtsprechung und Verwaltungsmeinungen, zum Teil sind die Änderungen aber auch nur redaktioneller Art. Arbeitgeber müssen sich damit vertraut machen und sollten mögliche Gestaltungsalternativen kennen. Nachfolgend werden einzelne wichtige „Regelungen“ der neuen Verwaltungsanweisung vorgestellt.

Wer seinen Mitarbeitern bestimmte Sachbezüge zuwendet, kann sie im Rahmen der Versteuerung des Arbeitslohns aus Vereinfachungsgründen mit 96% des üblichen Endpreises am Abgabeort ansetzen (4%-Abschlag). Die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 stellen klar, dass als Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt werden kann. In diesem Fall entfällt dann allerdings der 4%ige Abschlag¹⁾.

Beispiel: Apothekerin Hanke gewährt ihrer PTA einen Sachbezug, das „Geschenk“ hat sie zuvor für 47€ in einem Kaufhaus erworben. Sie hat die Möglichkeit, den Sachbezug mit 96% anzusetzen (45,12€). Weil die monatliche Freigrenze für Sachbezüge (44€) überschritten wird, wäre die Zuwendung zu versteuern.

Hinweis: Kann Frau Hanke z.B. mittels Internetrecherche belegen, dass sie den Gegenstand für 43€ hätte erwerben können, bleibt die Zuwendung lohnsteuerfrei, sofern keine weiteren Sachbezüge gewährt wurden.

Die unentgeltliche Überlassung typischer Arbeitskleidung (z.B. weißer Kittel) an Mitarbeiter ist lohnsteuerfrei möglich. Erhält der Arbeitnehmer die Berufsbekleidung von seinem Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist nach Ansicht der Finanzverwaltung allgemein anzunehmen, dass es sich um typische Berufskleidung handelt, wenn nicht das Gegenteil offensichtlich ist.

In diesem Zusammenhang an die Mitarbeiter gewährte pauschale Barablösungen sind steuerfrei, soweit sie die regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung und die üblichen Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der typischen Berufskleidung abgelten. Die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 stellen nun klar, dass Aufwendungen für die Reinigung der Kleidung regel- mäßig nicht zu den Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der typischen Berufskleidung gehören.

Hinweis: Im Lohnkonto sollte deshalb ggf. genau dokumentiert werden, welche Aufwendungen für Berufskleidung konkret erstattet wurden.

Lohnsteuerfrei sind auch Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Mitarbeiter in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen²⁾. Dies gilt auch, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt. Ob ein Kind schulpflichtig ist, richtet sich nach dem jeweiligen landesrechtlichen Schulgesetz. Die Schulpflicht ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu prüfen bei Kindern, die

• das 6. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder

• im laufenden Kalenderjahr das 6. Lebensjahr nach dem 30. Juni vollendet haben, es sei denn, sie sind vorzeitig eingeschult worden, oder

• im laufenden Kalenderjahr das 6. Lebensjahr vor dem 1. Juli vollendet haben, in den Monaten Januar bis Juli dieses Jahres.

Hinweis: Die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 weisen nun darauf hin, dass auch Leistungen für schulpflichtige Kinder begünstigt sind, solange sie tatsächlich noch nicht eingeschult sind³⁾.

Erstattet der Arbeitgeber einem Mitarbeiter Mehraufwendungen für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung, sind die Zahlungen lohnsteuerfrei, wenn sie einen möglichen Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers nicht übersteigen. Eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung setzt voraus, dass neben der Wohnung am Arbeitsort auch ein eigener Hausstand mit finanzieller Beteiligung des Arbeitnehmers in seiner „Heimat“ vorgehalten wird, was insbesondere bei Ledigen fraglich sein kann, die noch im Elternhaus wohnen⁴⁾.

Bei Arbeitnehmern in den Steuerklassen III, IV oder V darf der Arbeitgeber ohne Weiteres unterstellen, dass sie einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich auch finanziell beteiligen.

Hinweis: Nach den Vorgaben in den Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 müssen andere Arbeitnehmer (insbesondere mit Steuerklasse I) ihrem Arbeitgeber nicht nur schriftlich erklären, dass sie einen eigenen Hausstand unterhalten, sondern auch, dass sie sich daran finanziell beteiligen⁵⁾. Diese Erklärung sollte unbedingt zu den Lohnunterlagen genommen werden, um die Lohnsteuerfreiheit von Erstattungen sicherzustellen.

Sog. Erholungsbeihilfen können in bestimmten Grenzen pauschal mit 25% versteuert werden. Dazu muss aber sichergestellt sein, dass der Mitarbeiter das Geld auch tatsächlich entsprechend verwendet.

Hinweis: Davon kann nach den Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 regelmäßig ausgegangen werden, wenn die Zahlung im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird⁶⁾ (Auszahlung möglichst im Urlaubsmonat!).

1) Vgl. Richtlinie 8.1 Absatz 2 Satz 4 Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015.

2) Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 19 vom 1. Oktober 2013, Seite 17.

3) Vgl. Richtlinie 3.33 Absatz 3 Satz 4 Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015

4) Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 23 vom 1. Dezember 2013, Seite 18 und 19.

5) Vgl. Richtlinie 9.11 Absatz 10 Satz 4 Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015

6) Vgl. Richtlinie 40.2 Absatz 3 Satz 4 Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015.