Betriebsausgaben und Werbungskosten: Mit Eigenbelegen Steuern sparen

Die Überschrift klingt verlockend: Mit selbst erstellten Belegen das Finanzamt von Betriebsausgaben oder Werbungskosten überzeugen! In gewissem Maße ist das tatsächlich möglich. Steuerpflichtige sollten jedoch wichtige Spielregeln beherzigen und es (natürlich) nicht übertreiben.

Hinweis: Als Eigenbeleg bezeichnet man üblicherweise einen selbst erstellten Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung.

Generell sehen die Steuergesetze nur für bestimmte Betriebsausgaben besondere Aufzeichnungspflichten vor. Hier sind vor allem die Bewirtungskosten und Geschenke zu nennen. Unabhängig davon besteht die Pflicht, die betriebliche/berufliche Veranlassung von Betriebsausgaben oder Werbungskosten allgemein nachzuweisen – in der Regel durch Fremdbelege. Dies kann bereits aus den allgemeinen Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (vgl.§90 Abgabenordnung) hergeleitet werden. Zudem sind die vorhandenen Unterlagen zu (sämtlichen) steuerrelevanten Geschäftsvorfällen aufzubewahren.

Ob bzw. in welchem Maße Eigenbelege von den Finanzämtern anzuerkennen sind, ist gesetzlich nicht geregelt. Sofern allerdings externe Ausgabenbelege nicht (mehr) vorhanden sind und die betriebliche/berufliche Veranlassung dem Grunde nach feststeht, berücksichtigt das Finanzamt auch Eigenbelege.

Es kommt sehr häufig vor, dass Steuerpflichtige beim Zusammenstellen ihrer Buchhaltungsunterlagen bzw. Belege für die jährliche Einkommensteuererklärung – besser schon davor – feststellen, dass Belege für bestimmte betrieblich/beruflich veranlasste Ausgaben fehlen. Davon betroffen sind insbesondere Parkgebühren und andere Reisenebenkosten. Auch bezahlte Tankrechnungen oder selbst Quittungen über Fachliteratur finden oft nicht den Weg in den richtigen Ordner. Daneben sind Eigenbelege vor allem bei kleineren Ausgaben des täglichen Lebens denkbar (Telefon, Kopierer, Porto, Münzautomat).

Generell lässt sich beobachten, dass Finanzämter bei kleineren Beträgen (bis ca. 100 €) der Berücksichtigung von Eigenbelegen natürlich deutlicher offener gegenüberstehen als dies bei großen Summen der Fall ist.

Hinweis: Unabhängig davon ist zu beachten, dass ein Vorsteuerabzug aus Eigenbelegen wegen der strengen formalen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes nicht möglich ist – selbst wenn es sich betragsmäßig um eine sog. Kleinbetragsrechnung (maximal 150 €) handeln sollte!

Generell sollten Eigenbelege zeitnah, also möglichst unmittelbar nach dem entsprechenden Geschäftsvorfall (z.B. betriebliche Fahrt), erstellt werden. Außerdem ist es wenig sachdienlich, wenn Steuerpflichtige auf- oder abrunden. Lauten die Beträge nämlich über Euro und Cent, dürfte das im Allgemeinen glaubhafter wirken!

Die Angabe des Zahlungsempfängers sollte insbesondere bei größeren Summen möglichst genau sein, weil betrieblich/beruflich veranlasste Ausgaben beim Empfänger häufig auch zu steuerpflichtigen Einnahmen führen und die Finanzverwaltung dies natürlich gerne prüfen möchte.

Außerdem eröffnet §160 Abgabenordnung dem Finanzamt ausdrücklich die Möglichkeit, den Betriebsausgaben- bzw. Werbungskostenabzug zu verweigern, wenn der Zahlungsempfänger auch auf Nachfrage der Behörde nicht genau benannt wird.

Hinweis: In seinem Urteil vom 15. Mai 1996¹⁾ hat der Bundesfinanzhof allerdings einem Antiquitätenhändler zumindest einen teilweisen Betriebsausgabenabzug (25 % der Aufwendungen aus Eigenbelegen) im Wege der Schätzung zuerkannt. Der Steuerpflichtige hatte seine Ware teils auf Flohmärkten und teils von Landwirten erworben und die Zahlungsempfänger auf seinen Eigenbelegen auf deren Wunsch hin nicht vermerkt.

Wie erwähnt, bestehen für Bewirtungskosten besondere Nachweis- und Aufzeichnungspflichten²⁾. Deshalb können Bewirtungskosten in Gaststätten schon allein nach dem eindeutigen Gesetzeswortlaut (... Rechnung ist beizufügen ...) nicht mit Eigenbelegen nachgewiesen werden.

Hinweis: Ausnahmen kommen aber bei einer Ergänzung des Bewirtungsbelegs (Rechnung) in Betracht. Hier können weitere Angaben zu den Teilnehmern und dem Anlass der Bewirtung ggf. mit Eigenbelegen gemacht werden. Bei Bewirtungen außerhalb eines Restaurants (beispielsweise bei einem organisierten Picknick) sind ebenfalls Eigenbelege denkbar.