Prof. Dr. Reinhard Herzog
Die zentralen Fragen bei der Beurteilung eines effizienten Personal- und Ressourceneinsatzes drehen sich um die Kunden- und Packungszahlen sowie die damit verbundenen Personalkosten und die dafür geleisteten Arbeitsstunden.
Die gängigen Kennzahlen setzen einfach die Personalkosten ins Verhältnis zur Bonkundenzahl (= Personalkosten je Kunde) oder zur Packungszahl (= Personalkosten je Packung). Diese sagen bereits mehr aus als die reinen umsatz- bzw. rohertragsbezogenen Werte (Prozent vom Umsatz bzw. Rohertrag).
Im nächsten Schritt fassen wir sowohl die Kunden- und Packungszahlen als auch die Personalkosten und Arbeitsstunden zusammen und bilden daraus den „Performanceindikator“ (siehe Formel). Er kommt ohne Umsätze und Erträge aus. Durch die Multiplikation von Kundenzahl und Packungszahl wird zum einen schwerpunktmäßig der HV-Bereich berücksichtigt (Kundenzahl), zum anderen das Packungshandling an sich (Packungszahl).
Eine gut durchschnittliche Apotheke hat um 55.000 Kunden im Jahr bei 80.000 bis 90.000 Packungen (alle Artikel, nur Arzneimittel: um 70.000 bis 75.000, davon 35.000 bis 36.000 Rx-Packungen).
Auf Seiten des Aufwandes im Nenner finden sich zum einen die Gesamtpersonalkosten inklusive aller Nebenkosten, zum anderen die dafür geleisteten Arbeitsstunden (effektive Stunden, Faustregel: 1.700 bis 1.750 Stunden pro Jahr und Vollzeitstelle, mal Anzahl Ihrer Stellen im Betrieb), wieder miteinander multipliziert. Eine durchschnittliche Apotheke kommt auf etwa 220.000 € bis 250.000 € Jahres-Personalkosten bei 8.000 bis 9.000 effektiv geleisteten Mitarbeiterstunden. Hohe Kosten und gleichzeitig hohe Stundenzahlen drücken also den Indikator maximal. Geringe Kosten und zudem noch geringe Stundenzahlen heben den Wert stark.
Die klassisch-typische Apotheke kommt auf Performance-Indikatoren im Bereich von 2,0 bis 3,0. Werte unter 2,0 deuten auf eine im ersten Anschein schlechte Effizienz hin. Kritische Fragen sind angebracht. „Wie geölt“ laufende Center-Apotheken erreichen Werte höher als 4. Dabei zeigt sich der Wert dieser Kennzahl vor allem im eigenen zeitlichen Vergleich über die Monate und Jahre hinweg.
Die Chef-Arbeitszeit sollte üblicherweise außen vor bleiben. Möchte man sie doch einbeziehen (z.B. den Chef-Anteil an typischen Angestellten-Tätigkeiten wie z.B. dem HV-Betrieb), sollten Sie das vergleichbar und konsequent unter Ansatz eines kalkulatorischen Stundensatzes (z.B. 50 € je Stunde) tun. Die Werte des Indikators sinken damit jedoch deutlich ab – auf etwa 1,5 bei typischen Apotheken. Mit Werten über 2,5 schneiden Sie dann schon sehr gut ab.
Aktueller Wirtschaftsdienst für Apotheker 2016; 41(09):8-8