Der Blick von außen

Das Tagesgeschäft lässt dem Apothekeninhaber oft wenig Raum, unternehmerische Strategien zu entwickeln. Jahrelange Routine und eingetretene Pfade verhindern zum Teil den kritischen Blick auf das eigene Unternehmen. Prozesse verselbstständigen sich und Ergebnisse werden zu wenig hinterfragt. Stagnation, Abstriche in der Qualität und vor allem in der Rentabilität im Vergleich zur Entwicklung der Branche sind häufig die Folge.

Diese Faktoren sind für den langjährigen Apothekeninhaber ebenso ein Thema wie für den Existenzgründer. Bei Existenzgründern verstärkt sich zusätzlich der Handlungsdruck durch das finanzielle Risiko, das sich aus der zeitnahen Investition ergibt. Hinzu kommen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Mitarbeiterführung und viele andere neue, auch betriebswirtschaftliche Entscheidungen, die zu treffen sind.

Gleich welcher Fall vorliegt, im Ergebnis bedeutet das für alle, dass durch die oben genannten Problembereiche Ertragspotenziale „verschenkt“ werden. Die Lösung liegt im „Blick von außen“. Bei bestehenden Apotheken hat es sich bewährt, wenn der Inhaber am besten in regelmäßigen Abständen, etwa alle drei Jahre, einen branchenerfahrenen Berater mit entsprechender Reputation hinzuzieht und einen Apothekencheck durchführen lässt. Dieser sollte aber mindestens dann erfolgen, wenn sich Veränderungen in der Ertragslage der Apotheke abzeichnen, der Kontokorrent immer häufiger in Anspruch genommen wird oder gar Liquiditätsprobleme auftreten. Ebenso ist ein Apothekencheck angesagt, wenn sich die Standortbedingungen der Apotheke verändern, wenn z.B. ein Hauptverordner seinen Standort verlagert oder die Praxis schließt, verkehrstechnische Umstrukturierungen im Einzugsbereich erfolgen, ein neuer Mitbewerber entsteht o.Ä.

Existenzgründern wird zeitnah, also möglichst im ersten Jahr nach Übernahme oder Eröffnung, ein Apothekencheck empfohlen. Hier ist er eine Art Standortbestimmung mit dem Ziel, vorhandene Rentabilitätsreserven durch die kritische Sicht eines neutralen Fachkundigen kurzfristig aufzuzeigen, um diese dann zeitnah konzeptionell anzugehen.

Der Apothekencheck beginnt üblicherweise mit einer detaillierten Auswertung der Umsatz- und Kostenkennzahlen der Apotheke (wichtig dabei ist die Zeitreihenbetrachtung) und dem Abgleich mit Benchmarkwerten vergleichbarer Apotheken, also Apotheken des gleichen Versorgungsprofils. Schon an diesen Stellen wird deutlich, wo Handlungsbedarf und Ansatzpunkte für den anschließenden Vorort-Betriebscheck bestehen. Anliegen des Vorort-Termins ist eine erste Prüfung des Apothekenbetriebs als Ganzes. Das beginnt beim Marktauftritt der Apotheke (Erscheinungsbild, Auffindbarkeit, Schaufenstergestaltung, Öffnungszeiten, Warenpräsentation, Preisauszeichnung usw.), geht über die Umsatzstruktur in Verbindung mit der Wareneinsatzquote, die Warenwirtschaft (Höhe des Warenlagers, Struktur des Wareneinkaufs, Einkaufskonditionen) und ausgewählte Arbeitsabläufe bis hin zum Mitarbeitereinsatz und allen anderen Kostenbereichen.

Natürlich handelt es sich beim Apothekencheck, das geht schon aus dem Begriff hervor, nicht um eine umfassende Unternehmensanalyse. Es geht darum, Schwachstellen und Lösungsansätze aufzuzeigen sowie Empfehlungen für weiterführende Analysen zu geben, um Umsatzpotenziale besser zu erschließen, die vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen, die Prozesse effizienter zu gestalten und die Ertragskraft der Apotheke zu erhöhen.

Dipl.-Bw. Doris zur Mühlen, Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin, Geschäftsführende Gesellschafterin der RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, 45130 Essen E-Mail: dzurmuehlen@rst-beratung.de