Vorsteuerabzug: Checklisten zur Überprüfung von Eingangsrechnungen

Weil Apothekeninhaber in aller Regel ausschließlich umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielen, können sie die Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer aus ihren betrieblichen Eingangsrechnungen beim Finanzamt geltend machen. In der Praxis führen aber fehlerhafte Rechnungen nicht selten dazu, dass die Betriebsprüfung einzelne Vorsteuerbeträge nicht anerkennt, bereits „ausgezahlte“ bzw. verrechnete Vorsteuerbeträge zurückfordert und zusätzlich Zinsen kassiert. Um dies zu vermeiden, muss jeder Unternehmer seine Eingangsrechnungen besonders sorgfältig prüfen und fehlerhafte Rechnungen möglichst umgehend beanstanden.

Hinweis: In der Praxis haben sich Checklisten bewährt, die zumindest in kniffligen Fällen zur Hand sein sollten.

Bezüglich der unten stehenden Checkliste für Eingangsrechnungen > 150 € brutto gilt grundsätzlich, dass bereits eine falsche oder fehlende Angabe den Vorsteuerabzug gefährdet. Allerdings sind wie so oft im Steuerrecht weitere Besonderheiten bzw. Ausnahmen/Billigkeitsregelungen zu berücksichtigen. So versteht es sich von selbst, dass Rechnungen über steuerfreie Umsätze ohne Ausweis von Umsatzsteuer nicht zu einem Vorsteuerrisiko führen sollten, selbst wenn darin ein Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt.

Unternehmer müssen/dürfen berücksichtigen, dass Rechnungen auch aus mehreren Dokumenten bestehen können. Das bedeutet: Fehlen im eigentlichen Abrechnungsdokument entscheidende Angaben, so können sich diese auch aus anderen Unterlagen ergeben, sofern die „eigentliche Rechnung“ konkret darauf verweist und diese eindeutig bezeichnet²⁾.

Die Überprüfung der Richtigkeit der Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers ist dem Rechnungsempfänger regelmäßig nicht möglich. Deshalb bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn diese Angabe unrichtig war und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte³⁾.

Hinweis: Beim Fehlen der Angaben über die Menge bzw. handelsübliche Bezeichnung und den Leistungszeitpunkt bestehen nach Ansicht der Finanzverwaltung keine Bedenken, wenn der Unternehmer diese Merkmale anhand der sonstigen Geschäftsunterlagen (zum Beispiel des Lieferscheins) ergänzt bzw. nachweist⁴⁾. Diese Billigkeitsregelung sollte jedoch keinesfalls gezielt strapaziert, sondern wirklich nur „im Notfall“ in Anspruch genommen werden. Unabhängig davon ist es zulässig, wenn statt eines gesonderten Leistungszeitpunkts Rechnungen den Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ enthalten, sofern dies auch tatsächlich stimmt.

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag bei maximal 150 € liegt, gelten weniger strenge formale Anforderungen, insbesondere müssen sie nicht den Leistungsempfänger bezeichnen.

Wer in Kaufhäusern, Baumärkten etc. Gegenstände für sein Unternehmen erwirbt, macht sich erfahrungsgemäß nicht immer die Mühe, zusätzlich zum Kassenbon noch um eine ordnungsgemäße Rechnung zu bitten, zumal dies in der Regel einen weiteren Gang zum „Servicebereich“ oder Ähnliches erfordert. Würde die 150-€-Grenze nur deshalb überschritten, weil mehrere Artikel ausgewählt wurden, kann ein Splitten des Bezahlvorgangs dazu führen, dass die Grenze jeweils eingehalten wird. Das geht schnell und genügt auch den steuerlichen Anforderungen, sofern die Kassenbons jeweils als Kleinbetragsrechnungen zu werten sind.

Hinweis: Im Rahmen des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes ist geplant, die Grenze für Kleinbetragsrechnungen ab 2017 auf 200 € anzuheben.

¹⁾ Vgl. Seite 3 dieser Ausgabe: „Postfach-Adresse weiterhin ausreichend“.

²⁾ Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 10 vom 15. Mai 2016, Seite 18 und 19.

³⁾ Vgl. Abschn. 15.2a Absatz 6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

⁴⁾ Vgl. Abschn. 15.11 Absatz 3 Umsatzsteuer-Anwendungserlass.