Elektronische Belege/Archivierung: Fehler vermeiden

Verstöße gegen steuerliche Aufbewahrungspflichten können von der Finanzverwaltung insbesondere durch bzw. mit überhöhte(n) Gewinnschätzungen geahndet werden. Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind nämlich nur dann der Besteuerung zugrunde zu legen, wenn sie den Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung entsprechen und nach den Umständen des Einzelfalls keinen Anlass bieten, an ihrer sachlichen Richtigkeit zu zweifeln¹⁾.

Da in den letzten Jahren das elektronische Belegwesen stark auf dem Vormarsch ist und Rechnungen etc. zunehmend (nur noch) elektronisch verschickt werden, ist natürlich eine gewisse Verunsicherung in der Praxis zu spüren, ob die gewählte Aufbewahrungsmethode zutreffend ist.

Dies gilt umso mehr, als die Finanzverwaltung sehr umfangreiche Leitlinien zu dieser Thematik erlassen hat – nämlich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“²⁾.

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen ist natürlich aufgrund der besonderen Beweisfunktion dieser Unterlagen von großer praktischer Bedeutung. Auch Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form übermittelt, dabei handelt es sich teilweise um Unterlagen in Bilddateiformaten (TIF- oder PDF-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (beispielsweise als CSV-Datei).

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat jetzt nochmals die Anforderungen, die die Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung stellt, veröffentlicht³⁾. Danach gilt Folgendes:

• Grundsätzlich werden elektronische Kontoauszüge steuerlich anerkannt, weil an diese keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind.
• Der Steuerpflichtige hat dazu allerdings im Rahmen seines „internen Kontrollsystems“ den elektronischen Kontoauszug bei Eingang
  – auf seine Richtigkeitzu überprüfen (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) und
  – diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.

Hinweis: In elektronischer Form übermittelte Kontoauszüge sind auch zwingend in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung.

Angesichts der fortschreitenden Entwicklung verzichtet die Finanzverwaltung auf konkrete technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung. Sie weist jedoch klar darauf hin, dass die zum Einsatz kommenden Datenverarbeitungs- bzw. Archivierungssysteme den Anforderungen der Abgabenordnung und den GoBD entspre-chen müssen – deshalb darf insbesondere keine unprotokollierte „Änderungsmöglichkeit“ bestehen.

Hinweis: Die elektronischen Kontoauszüge sind natürlich für die Dauer der Aufbewahrungspflicht zu speichern⁴⁾, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Immer mehr Banken gehen dazu über, bei der Vergabe von Darlehen an „Gewerbekunden“ zur Umsatzsteuerpflicht zu optieren. Das bedeutet, dass auf die an sich umsatzsteuerbefreiten Schuldzinsen zusätzlich Umsatzsteuer berechnet wird. Der Apotheker ist grundsätzlich berechtigt, die von der Bank ausgewiesene Umsatzsteuer für ein betriebliches Darlehen als Vorsteuer bei seinem Finanzamt geltend zu machen – dies setzt allerdings voraus, dass ordnungsgemäße Belege vorliegen.

Hinweis: Vor diesem Hintergrund sind auch elektronische Kontoauszüge ggf. darauf zu prüfen, ob sie (evtl. in der Zusammenschau mit dem Kreditvertrag) die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllen⁵⁾.

Aus der Apothekenbranche wurden zuletzt Anfragen an die Finanzverwaltung herangetragen, ob (Apotheken-)Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden (Apotheken) erstellen können, sodass diese auf die Aufbewahrung von Tagesrechnungen und ggf. auch Lieferscheinen, die ihnen von den Lieferanten zugesandt werden, verzichten können.

Diese „Auslagerung“ der Aufbewahrungsverpflichtungen auf die Lieferanten hält die Bayerische Finanzverwaltung ausdrücklich für nicht zulässig⁶⁾. Der jeweilige Apothekeninhaber erfülle auf diese Weise nicht die gesetzlichen Anforderungen, weil diejenigen Belege aufzubewahren seien, die ihm im Original zugegangen sind. Außerdem müsste man sich dann natürlich die Frage stellen, was passiert, wenn die Archivierungs-CD beim Lieferanten abhandenkommt.

Hinweis: Auch für den Vorsteuerabzug muss grundsätzlich die Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung vorliegen. Das schließt aber natürlich nicht aus, dass die Originalrechnung auf elektronischem Weg zugehen kann und danach vom Apotheker elektronisch archiviert wird.

¹⁾ Vgl. § 158 Abgabenordnung.

²⁾ Vgl. Bundessteuerblatt 2014 Teil I Seite 1450 – 1466.

³⁾ Vgl. Verfügung vom 20. Januar 2017, Aktenzeichen S 0317.1.1-3/5 St42.

⁴⁾ Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 3 vom 1. Februar 2017, Seite 16.

⁵⁾ Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 20 vom 15. Oktober 2016, Seite 18 und 19.

⁶⁾ Vgl. Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung vom 20. Januar 2017, Aktenzeichen S 0317.1.1-4/3 St42.