Wie Sie erfolgreich neue Mitarbeiter gewinnen

Apotheken stehen derzeit pandemiebedingt nicht nur vor vielen neuen Herausforderungen und Aufgaben, sondern werden auch zunehmend vom Fachkräftemangel betroffen. Durch Krankmeldungen und drohende Beschäftigungsverbote werden bestehende Teams noch stärker an ihre Leistungsgrenzen gedrängt. Die dauernde Überlastung wirkt sich negativ auf die Stimmung aus, sodass Apothekenangestellte sogar mit dem Gedanken spielen, sich beruflich neu zu orientieren.

Der Nachwuchsmangel ist zuerst dem demografischen Wandel geschuldet und damit ein branchenübergreifendes Problem. Durch den Fachkräftemangel wiegen sich viele PTA-Anwärter und Bewerber ebenso wie Apothekenmitarbeiter in Sicherheit, dass sie sich keine Sorgen um den Arbeitsplatz machen müssen. Trotz schlechter Ausbildungsnoten, vieler Fehlzeiten, mangelnder Motivation und einer schwachen Arbeitsleistung erwarten viele Bewerber eine Stelle mit hoher Bezahlung und exklusiven Zusatzleistungen. Die Zeiten, in denen Bewerber die Bittsteller waren, scheinen vorbei zu sein. Umso wichtiger ist es für Sie als Apotheker, alternative Strategien zur Personalrekrutierung zu kennen und einzusetzen.

Arbeitgeber, die ihr Personalproblem besorgt in der Öffentlichkeit kommunizieren, zeigen sich machtlos. Die logische Konsequenz sind Bewerber, die sich wenig Mühe geben, weil sie davon ausgehen, dass sie keine Konkurrenz haben. Das führt häufig zu überzogenen Forderungen im Sinne von: "Wenn Sie mich nicht übertariflich bezahlen, gehe ich eben woanders hin". Diese Einstellung, die heutzutage gang und gäbe ist, verbreitet sich zudem rasant auf Social-Media-Plattformen. Das birgt die Gefahr, dass auch bis dato motivierte und engagierte Mitarbeiter sich von solch unrealistischen Erwartungen "anstecken" lassen.

Vermeiden Sie bewusst eine solche Negativkommunikation! Rücken Sie als Arbeitgeber in den Fokus, wie attraktiv die Arbeit in Ihrer Offizin ist, indem Sie in sozialen Netzwerken und auf Ihrer Webseite das Besondere an Ihrem Team und Ihrer Apotheke zeigen. Durch positive Kommunikation in sozialen Netzwerken bleiben Sie sichtbar und können Ihre Apotheke zu einem gefragten Arbeitsplatz machen. Konstruktive Kommentare zu pharmazeutischen News sowie ein fairer Austausch auf Social-Media-Kanälen können Ihnen dabei helfen, sich mit potenziellen Bewerbern und wichtigen Multiplikatoren zu vernetzen und hilfreiche Kontakte auszubauen. Diese Strategie wirkt zwar langsamer als die Veröffentlichung eines Stellenangebots, dafür aber nachhaltiger. Im Gegensatz dazu stellen eine miese Stimmung, negative und abwertende Kommentare über Bewerber, Mitarbeiter oder aktuelle Nachrichten aus der Branche Sie und Ihre Apotheke schnell in ein schlechtes Licht und bewirken dadurch das genaue Gegenteil.

Ein größeres Team bedeutet keineswegs höhere oder bessere Leistung – im Gegenteil: Je größer das Team, desto wahrscheinlicher sind Produktivitätsverluste. Denken Sie nur an Gruppenphänomene wie soziales Faulenzen, Trittbrettfahren oder Teamkonflikte in all ihren Facetten. Umso wichtiger ist es, dass neu eingestellte Mitarbeiter sich gut ins Team einfügen. Eine gelungene Personalauswahl kann positive Gruppenphänomene fördern und das Potenzial der Mitarbeiter besser ausschöpfen. Dabei sind freilich nicht nur pharmazeutische Mitarbeiter erste Wahl, um das Team zu stärken: Auch PKAs, Aushilfen, studentische Mitarbeiter, kaufmännische Angestellte und sogar Verkäufer aus anderen Branchen, können Ihr Team effektiv ergänzen und bereichern.

Häufig schreiben Apotheker Stellen für PTAs aus, obwohl die Tätigkeit auch gut von einer PKA übernommen werden könnte. Natürlich hat es Vorteile, Generalisten zu beschäftigen, die sich vielseitig einsetzen lassen – doch eine solche Lösung ist nicht nur teurer, sondern aufgrund des Bewerbermangels oft auch schwer zu realisieren.

Mangelt es an pharmazeutischen Arbeitskräften, liegt es nahe, auch qualifizierte Quereinsteiger ins Team zu holen. Überlegen Sie, wenn Sie ein Stellenangebot formulieren, welche Arbeiten in der Apotheke zu übernehmen sind und zu welchem Anteil diese tatsächlich von PTAs oder Approbierten ausgeführt werden müssen. Häufig handelt es sich nämlich um Assistenztätigkeiten und Zuarbeiten, die sehr zeitaufwendig sind und eine gute Organisation erforderlich machen. Solche Arbeiten sind überwiegend nicht pharmazeutischer Natur und können in der Regel auch gut von PKAs und sogar angelernten Kräften übernommen werden.

Schaut man sich die aktuellen Stellenangebote auf den Seiten der Landesapothekerkammern an, so wird deutlich, dass PKAs seltener gesucht werden als PTAs. Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte werden immer noch stark im Bereich Backoffice eingesetzt und weniger als Unterstützung im Verkauf oder in der Rezeptur. Auch wenn der Tätigkeitsschwerpunkt einer PKA vorrangig im kaufmännisch-organisatorischen Bereich der Apotheke liegt, so gehört doch auch die Beratung zu apothekenüblichen Waren wie Kosmetika und Verbandmitteln zu ihren Aufgaben. Ebenfalls können PKAs das pharmazeutische Team auch in der Rezeptur und im Labor effektiv unterstützen. Zeitintensive Aufgaben wie die Dokumentation bei der Prüfung der Ausgangsstoffe und der Herstellung der Arzneimittel, das Ausstellen der Impf- und Genesenen-Zertifikate, die Abrechnung der Inkontinenz- und Pflegehilfsmittel sowie eine Kosmetikberatung sind keine pharmazeutischen Aufgaben und können dementsprechend auch von PKAs übernommen werden.

In Zeiten von Personalmangel ist eine proaktive Personalsuche von hoher Bedeutung. Statt auf Bewerber zu warten, müssen Arbeitgeber aktiv um Nachwuchs und neue Mitarbeiter weben. Social-Media-Kanäle und berufliche Plattformen wie Xing und LinkedIn gehören längst zum Standard-Repertoire für eine erfolgreiche Mitarbeiter-Rekrutierung. Darüber hinaus sollten Sie dafür sorgen, dass auf der Webseite Ihrer Apotheke regelmäßige aktuelle News und Informationen eingestellt werden, damit Sie als Arbeitgeber auch digital sichtbar sind und als zeitgemäß gelten.

Neben der Nutzung sozialer Netzwerke und von B2B-Portalen wie Xing und LinkedIn bleibt es weiterhin wichtig,neue Kontakte "ganz traditionell" (= analog) im realen Leben zu knüpfen. Das geschieht am besten durch:

• das Angebot von Schüler- und Studentenpraktika sowie freiwilligen Orientierungspraktika in Ihrer Offizin,
• die Teilnahme an bundesweiten Aktionen wie den Girls' Days bzw. Boys' Days, die niedrigschwellige Einblicke in den Apothekenalltag ermöglichen,
• Veranstaltungen wie Berufsinformationstage, Tage der offenen Tür etc. an weiterführenden Schulen, PTA- und PKA-Schulen, Universitäten und Hochschulen,
• den persönlichen Austausch mit Teilnehmern auf Fortbildungen, Messen und sonstigen Veranstaltungen.

Eine professionelle Personalauswahl kostet Zeit und Geld, dennoch ist sie unterm Strich deutlich kostengünstiger als die Folgen langfristiger Vakanzen, Krankmeldungen sowie einer hohen Personalfluktuation. Insbesondere wenn Mitarbeiter kündigen und Bewerber ausbleiben, können geschulte Arbeitspsychologen helfen, die Ursachen einer hohen Fluktuation und langer Vakanzen zu beseitigen sowie neue Wege der Mitarbeitergewinnung zu finden.

Zur Vertiefung des Themas Personalrekrutierung sind im AWA bereits folgende Artikel erschienen:

• "Worauf Sie bei den Bewerbungsunterlagen achten sollten" (AWA 6/2018)
• "Worauf es im Bewerbungsgespräch ankommt" (AWA 9/2018)
• "Wie Sie Bewerber besser einschätzen" (AWA 12/2018)
• "Social Media, Karrierewebseite & Co: Wie Sie zeitgemäß neues Personal gewinnen" (AWA 16/2021)

Tatiana Dikta, B.Sc. Psychologie (Schwerpunkt: Arbeits- & Organisationspsychologie), PTA, 48161 Münster, E-Mail: tatiana.dikta@gmail.com