Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen einer Apotheke können sich mitunter schnell ändern, was sich letztlich im Gewinn und in der Liquidität niederschlägt. So müssen Apotheken zurzeit den Wegfall coronabedingter Sondererträge ebenso wegstecken wie die Erhöhung des GKV-Rabatts und in allen Bereichen steigende Betriebsaufwendungen – ohne dass im gleichen Maße Rohertragssteigerungen zu erwarten sind. Insofern kann man davon ausgehen, dass die Tragfähigkeit von Apotheken in Zukunft engmaschiger überprüft werden muss.

Entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem Veränderungen erkannt werden. Dabei gilt der Grundsatz: je zeitiger, desto geringer die Tragweite. Damit man Veränderungen rechtzeitig erkennt, um gegensteuern zu können, benötigt man ein internes Kontrollsystem (IKS). Das sprichwörtliche Bauchgefühl hilft an dieser Stelle selten weiter. In verkürzter Form könnte man das IKS als "Steuerung und Überwachung von Apotheken bzw. einzelner Geschäftsbereiche" bezeichnen (Abb. 1).

Ausgangspunkt eines jeden Controlling-Reports ist üblicherweise die essenziell wichtige Planung der Rentabilität und Liquidität sowie wichtiger Kennzahlen. Dabei wird üblicherweise auf aktuelle und Vergangenheitswerte unter Berücksichtigung bekannter Veränderungen abgestellt (interner Betriebsvergleich). Darüber hinaus ist ein Blick über den Tellerrand notwendig, d.h. die Orientierung an Vergleichswerten bzw. Benchmarks der entsprechenden Versorgungsprofilgruppe (externer Betriebsvergleich). Denn was nützt es, wenn man im Vergleich zum Benchmark in der Vergangenheit bereits schlechtere Kennziffern ausgewiesen hat und diese für die Planung einfach nur fortschreibt? Man würde dann Schlendrian mit Schlendrian vergleichen und keine Verbesserungen erreichen.

Welche Kennzahlen im Einzelnen aufbereitet werden und wie detailliert die Planung ist, hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich gilt aber, je feiner die Planung, desto einfacher ist der sich anschließende und in regelmäßigen Intervallen (z.B. quartalsweise) wiederkehrende Soll-Ist-Vergleich sowie die Analyse möglicher Planabweichungen. Werden solche festgestellt, sollte ein Maßnahmenkatalog entwickelt und zeitnah gegengesteuert werden.

Für den laufenden Geschäftsbetrieb hat es sich als Steuerungsinstrument für den Apothekeninhaber bewährt, die laufenden Soll-Ist-Vergleiche im Rahmen eines BWL-Cockpits verdichtet darzustellen. Dabei werden alle Plan-, Ist- und sonstigen Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens für einen Gesamtüberblick auf wesentliche Kennziffern heruntergebrochen und verdichtet dargestellt. Werden Abweichungen festgestellt, kann in die Tiefe gegangen werden, um die Ursachen zu erforschen. Denn ein Vergleich ist wertlos, wenn nicht Konsequenzen daraus gezogen werden.

Tipp: Es empfiehlt sich, für jeden Geschäftsbereich ein separates Cockpit zu erstellen (z.B. Hauptapotheke, Filiale, Heimversorgung) sowie als Summe ein Cockpit über das Gesamtunternehmen.

Hinweis: Das BWL-Cockpit lässt sich – ggf. in abgewandelter Form – auch einem Filial- oder Bereichsleiter als Steuerungsinstrument an die Hand geben. Ein beispielhaftes BWL-Cockpit einer Apotheke ist in Tabelle 1 abgebildet – freilich muss jedes Cockpit individuell angepasst werden.

In diesem Fall ist es in drei Teilbereiche aufgeteilt:

• Rentabilität,
• ausgewählte Kennzahlen,
• operative Liquidität betrieblich und privat.

Zudem sind die Vorjahres-, die laufenden Jahres- und Planwerte sowie ein Soll-Ist-Vergleich dargestellt.

Es lässt sich schnell erkennen, dass das Ergebnis des laufenden Jahres über dem des Vorjahres liegt, allerdings schlechter ist als der Planwert. Dies liegt insbesondere an der höheren Wareneinsatzquote (Ist = 80,4%; Soll = 79,4%).

Darüber hinaus zeigt der Liquiditätsbereich, dass im Vorjahr eine Unterdeckung entstanden ist, d.h. der erwirtschaftete Gewinn nicht ausgereicht hat, um alle weiteren Aufwendungen (Steuern, Tilgungen, Privatentnahmen etc.) zu decken. Das laufende Jahr schließt mit einer "roten Null" ab, was an den höheren Privatentnahmen liegt.

Eine Analyse der Ursachen für die Abweichung im Wareneinsatz und bei den Privatentnahmen sowie entsprechende Handlungsmaßnahmen sollten sich nunmehr anschließen. Wie erwähnt, sollte ein solches Cockpit (zumindest) quartalsmäßig erstellt werden, damit Sie als Apothekeninhaber frühzeitig gegensteuern können.

André Butterweck, Dipl.-Ök., Dipl.-Arb.wiss., ö.b.u.v. Sachverständiger für Apothekenbewertung, RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, 45128 Essen, E-Mail: abutterweck@rst-beratung.de