Entrümpeln als „Sommervergnügen“

Als grundsätzlicher Leitfaden für das Aufspüren von Gelegenheitsarbeiten bieten sich folgende Punkte an:

• Was wollen wir bearbeiten, was ist nicht (mehr) in Ordnung? Diese Frage ist entweder allgemein zu stellen oder bereits auf bestimmte Räume, Bereiche (berufs­abhängig) oder Dinge (Ordner und Karteien, Möbel, etc.) zu beziehen.
• Welche Lösungsvorschläge haben wir? Welche Arbeiten müssen getan werden, welche Alternativen stellen sich?
• Wer macht was bis wann? Was braucht er dafür und woher bekommt er es?
• Am Ende einer größeren Arbeitseinheit: Was hat gut geklappt? Was wollen wir das nächste Mal besser machen und auf welche Weise?

Sie erarbeiten die Stoffsammlung am besten in einer kurzen gemeinsamen Sitzung. Falls Ihnen das zu aufwendig ist, bietet sich die schriftliche Variante an: Sie reichen eine Fragenliste durch das Team, am Schluss – für die Einigung über das endgültige Vorgehen – hängen Sie sie an der Pinnwand auf. Jeder Mitarbeiter kann drei Abstimmungspunkte vergeben für die seiner Meinung nach besten Alternativen. Die dadurch entstehende To-do-Liste wird neu geschrieben und jeder setzt sein Kürzel mit einem Enddatum hinter die Arbeit, die er übernehmen will.

Als Apothekenleiter ist es zwar nicht Ihre Aufgabe zu ordnen; unter den kleinen Dingen leiden Sie jedoch genauso wie alle anderen. Daher können Sie bestens beim Sammeln der zu organisierenden Dinge helfen und danach das Delegieren trainieren.

Versuchen Sie einmal, sich beim kritischen Gang durch die Offizin in einen neuen Mitarbeiter zu versetzen, der noch nicht betriebsblind ist. Was fällt Ihnen ins Auge? Beispiel: Obwohl längst per Computer bestellt wird, bekommen immer noch alle Artikel ein weißes und ein gelbes Kärtchen in den Schüben zugeordnet. Oder: Die Plexiglasaufsteller in der Freiwahl sind staubig und die ehemals farbigen Pappen daran ergraut. Die Pinnwand besteht aus mehreren Schichten, einige Zettel sind kaum noch lesbar, die Hälfte veraltet.

Gehen Sie nun wieder in Ihre tatsächliche Rolle als „alter Betriebszugehöriger“: Mit Sicherheit kann in jedem Raum etwas ganz aussortiert werden. Bestimmte Ecken fallen einem öfter mal ins Auge, man hat aber „gerade“ keine Zeit. Beispiel: Veraltete oder ungebrauchte Bücher zur anorganischen Chemie oder über Labordiagnostik im Altertum nehmen Platz weg, den Sie dringend für die neuen Computerhandbücher brauchen. Diese liegen seit zwei Jahren unter dem Helferinnenpacktisch auf dem Boden. Ein anderes Beispiel: Die Schublade mit Arzneimitteln für den Ei­gen­be­darf. Verfallenes, leere Schachteln, nicht mehr kleben­de Pflaster: „Alles muss weg.“

Das „Sommerloch“ ist auch ein guter Zeitpunkt für kleine und größere Reparaturen, die schon länger nötig sind. Vielleicht kann bei Kleinigkei­ten jemand aus dem Team selbst Hand anlegen, ansonsten holen Sie Kostenvoran­schlä­ge ein. Beispie­le: Die Schub­lade mit den Kulis klemmt, eine Scheibe am Glas­schrank hat einen Sprung und am Wasserbad löst sich das Kabel auf. Quietschende Türen geben zwar gute Hinweise, wo sich die Kollegin ge­rade befindet, sollten aber trotzdem geölt werden. Ist der Handwerker erst einmal da, gibt es sicher noch einige Stellen, auf die Sie ihn ansetzen können.

Wo gibt es grundsätzlich Chaos? In welchem Bereich rutscht alles übereinander? Wo finden Sie nie etwas? Diese Fragen sind synonym gemeint, um Sie anzuregen. Beispiel: Die leeren Teetüten verschiedener Grö­ßen vermischen sich gern untereinander. Oder: Bei den Übervorräten existieren mehrere Ordnungssysteme neben­einander. Gleicht Ihr Chefbüro dem Bermuda-Dreieck? Vielleicht gibt es jemanden im Team, dem Sie so vertrauen, dass Sie bestimmte Bereiche zum Aussortieren freigeben.

Nach manchen Dingen sucht man immer wieder, nach allgemeiner Abstimmung können diese einen festen Ankerplatz bekommen. Anderes fehlt immer oder ist zu schnell leer, hier kann der Nachschub besser organisiert werden. Verzeichnisse können als Arbeitshilfe neu angelegt werden. Beispiele: Ein Register mit häufig benutzten Internetadressen, eine übersichtliche Telefonliste mit den Ärzten und den verschiedenen Ansprechpartnern im Heim.

Kommen wir zu den überflüssigen Dingen. Alte, „sicherheitshalber“ aufbewahrte Be­werbun­gen, Gebrauchsanweisungen von längst kaputten Geräten oder die Fachzeitschrift von 1960 – hier kann vieles entsorgt werden.

Offizielle Unterlagen wie Pro­tokolle aller Art müssen größtenteils jetzt fünf Jahre aufbewahrt werden, aber nicht noch länger! Die Fristen hierzu finden Sie beispielsweise unter www.apothekerkammer.de/download/LAK_kokret_Mai_2007.pdf. Was sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen angeht, finden Sie eine entsprechende Liste im Leser-Service des AWA -Internetauftritts unter www.awa-dav.de.

„Vielleicht können wir das ja noch mal gebrauchen…“ – unter diesem Motto führen viele Dinge ein Schattendasein in unseren Betrieben! Nehmen wir die Infobroschüren als Beispiel. Für die Kunden bedeuten sie eine kleine kostenlose und hilfreiche Zugabe.

„Sinnlose“ Broschüren mit reiner Produktwerbung ohne Tipps und gute Extrainformationen können gleich zum Altpapier. Die anderen werden so sortiert, dass man sie auch findet – entweder bei den entsprechenden Präparaten oder an einer gesonderten Stelle nach Indikationen. Ordnung und Übersicht bringen am besten die Angestellten hinein, die am meisten im HV sind. Damit die Stapel nicht verrutschen, bieten sich Querteiler in Schubladen an, ersatzweise Gummibänder oder kleine Kartons. Die drittletzte Broschüre jedes Stapels ist mit einem Haftzettel „Bitte neu bestellen“ gekennzeichnet, damit rechtzeitig für Nachschub gesorgt werden kann.

Lohnt es sich, grundsätzlich alles Schriftmaterial zu stempeln oder mit Aufklebern zu versehen? Entweder liest die Kundin die Broschüre in den nächsten Tagen oder gar nicht. Hier ist es sinnvoll, statt oder zusätzlich zur Stempelaktion für eventuelle Fragen eine Visitenkarte mitzugeben. Muss die Telefonnummer zu Hause nicht erst gesucht werden, wird eher einmal angerufen und der Botendienst kann das Empfohlene bringen.

Zum Schluss ein „ Wehret den Anfängen...“ Das Sortieren von Fachzeitungen, Firmen­infos etc. gleich nach ihrem Eintreffen auf ihren Nutzen verhindert das Anwachsen von Stapeln aller Art. Beauf­tragen Sie einzelne Mitar- beiter damit, diese querzulesen und in fünf Minuten die HV-relevan­ten Wochenergebnisse vorzutragen – entweder in den Team­sitzungen oder indem eine Personengruppe morgens kurz beiseitegenommen wird.

Darüber hinaus gilt es, die Gelegenheiten und Bereiche zu entlarven, die „ganz von alleine“ zu wucherndem Wachstum neigen und diese Dinge wie z. B. unangefordertes Deko- und Werbematerial oder Infobroschüren so zu sichten und zu sortieren, dass sie fortlaufend auf der Nulllinie gehalten werden. Wichtig dabei: Ernennen Sie entsprechende „Patentanten“, damit die Zuständigkeiten ganz klar geregelt sind und nichts mehr liegen bleibt.

Ute Jürgens, Kommunikations-trainerin und Einzelcoach,
KomMed, 28865 Lilienthal,
E-Mail: mailto:KomMed@freenet.de