Heute wird es wieder spät

Als Erster kommen, auch schon mal am Sonntag für einige Stunden, als Letzter gehen. Ein Termin folgt auf den nächsten. Erst QMS, dann drei Stunden HV-Tätigkeit mit Beratung, inzwischen stapelt sich die Arbeit im Büro. Einkaufs­rabatte neu überprüfen, die Softwareprobleme mit dem Anbieter besprechen – was für ein Stress!

Wenn Roherträge und Gewinne gewaltig gesunken sind, steigt der Druck auf den Apothekeninhaber. In der Krise „schuften“ viele deshalb mehr als sonst. Der alte Tagesrhythmus vergangener Jahre mutet beschaulicher an. Heute ticken Inhaber und oft auch das Team im Minutentakt. Diese Nonstop-Arbeitsweise empfinden viele Menschen als negativen Stress. Auch Familie, Freizeit und Hobbys bleiben auf der Strecke – es fehlt der Ausgleich.

Als gesundheitliche Folgen sind Schlafstörungen, Herzerkrankungen, Kopfschmerzen und Magenbeschwerden möglich. In der Summe bedeutet Stress nichts anderes als die Meinung, berufliche und private Ansprüche nicht erfüllen zu können.

Woran erkennt man den eigenen Stress, bevor es andere tun? Der überbeanspruchte Chef redet nur noch von der Arbeit, vernachlässigt Kontakte zu Privatpersonen und hat sofort ein schlechtes Gewissen, wenn er Aufgaben nicht zügig erledigt.

Ein besonderer Aspekt: Gestresste Chefs delegieren seltener als lockere Inhaber, weil sie dem vom Mitarbeiter erzielten Ergebnis schon im Voraus nicht trauen. Diese verkrampfte Haltung schadet der gesamten Apotheke. Unselbstständigkeit der Mitarbeiter fördert mittelmäßige Resultate, Eigenverantwortung und Motivation reduzieren sie.

Angesichts der Fülle der zu erledigenden Aufgaben wird Zeit zum knappsten und wertvollsten Faktor. Die Suche nach verlorener Zeit gerät zum allgegenwärtigen Wettlauf mit der Uhr. Manche strategische Aufgaben erfordern jedoch viel Zeit zum Nachdenken und lassen mehrere Entscheidungsmöglichkeiten offen. Auch das wird dann zum Stressfaktor.

Diesem Phänomen entgehen einige Apothekeninhaber, indem Sie dem Trend zur „Simplexity“ folgen. Man meint damit eine neue Balance zwischen beschleunigter Alltagskomplexität und persönlicher Zufriedenheit. Praktisch setzt man auf Faustformeln, gebildet aus Erfahrun­gen, die mit möglichst simplen Mitteln umgesetzt werden. Ein Beispiel: der Verzicht auf komplizierte Prä­miensysteme zur Korb­umsatzsteigerung zugunsten regelmäßiger nicht materieller Motivation für das gesamte Team.

Was für Inhaber gilt, ist auch bei stressgeplagten Mitarbeitern richtig. Ein zufriedener Mitarbeiter leistet am Ende immer mehr. Das gelingt bei teilzeitbeschäftigten PTAs und Apothekerinnen am besten, wenn die persönliche Lebens­planung in den Dienstplan wenigstens teilweise einfließt.

Chefs sollten das Gespräch mit dem gestressten Mitarbeiter suchen, um Auswege aus der Stressfalle zu finden. Die Mitarbeiter selbst sollten ihre eigenen Werte und Ziele de­finieren und feststellen, was genau ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigt. Sind es die Strukturen der Apotheke? Oder die eigene Arbeitsorganisation? Was kann man an der persönlichen Lebensweise verändern? In den Gesprächen ist Diplomatie oberstes Gebot. Denn wer lässt sich schon gern kritisieren?

Wie gelingt nun ein gezielter Stressabbau? Im Sinne der „Simplexity“ vor allem durch Delegieren von Aufgaben und Verantwortung. Wer das vollständig schafft, der hat sein Kernproblem gelöst. Doch so einfach geht es nicht immer. Deshalb bedarf es oft eines ganzen Bündels von Handlungen, um der Stressfalle längerfristig zu entgehen.

Gehen Sie innerlich einen Schritt zurück und fragen sich, ob die ganze Aufregung wirklich nötig ist. Müssen Sie tatsächlich immer hundertzehn­prozentigen Einsatz bringen? Wenn Sie es schaffen zu delegieren, treten Sie spürbar gelassener und souveräner auf.

Legen Sie konkrete Ziele fest, damit klar ist, worauf Sie hinarbeiten. Eilen Sie mit Ihren Gedanken nur so weit voraus, wie es wirklich nötig ist. Verstricken Sie sich nicht in Probleme, die nur im schlimm­sten Fall eintreten könnten. Konzentrieren Sie sich auf kleine Zielschritten.

Betrachten Sie die Aufgaben auch als Chancen und nicht nur als Risiken. Sie haben sich zum Apothekenleiter entschieden, also zum Kaufmann mit Gewerbebetrieb. Er unterliegt den Schwankungen des Mark­tes. Diese Tatsache kann man gelassener zur Kenntnis nehmen, als Stressgeplagte es tun. Zieht ein Discounter in die Nachbarschaft, dann muss nach einigen Tagen der Emotionalität die Kraft wachsen, es ihm schon zu zeigen, wer die Nummer 1 am Standort ist.

Die externe Hilfe von Beratern oder Kollegen wird schnell zeigen, dass woanders auch nur „mit Wasser gekocht wird“. Eine Stärken-Schwächen-Ana­lyse hilft, den Stressfakto­ren auf den Grund zu gehen.

Lenken Sie sich im Alltag öfter einmal kurz ab, richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf etwas anderes. Betrachten Sie zum Beispiel bewusst Ihr Schaufenster, die Farben, die Formen, die Größe.

Noch hilfreicher sind sportliche Tätigkeiten in der Freizeit. Laufen Sie die letzten zwei Kilometer zur Apotheke morgens und abends. Suchen Sie wieder soziale Kontakte, die nichts mit der „Apothekenwelt“ zu tun haben, und halten Sie Treffs auch ein.

Kehren Sie zurück zum Schema: Ein freier Nachmittag muss sein – und der Sonntag ist tabu. Dabei kommt es auf eine längerfristige Planung an. Die sollte schon im Januar für das erste Halbjahr unverrückbar feststehen. Überraschende personelle Ausfälle gilt es also doppelt abzu­sichern – durch eine Stellvertretung und ein Rochieren im Team.

Wer sich in schwieriger werdendem Umfeld als Chef auf das Wesentliche reduziert, vermindert Stress. Damit erhöht sich die Lebensqualität und man bringt sich dem Ziel näher, zufrieden zu sein. Ein guter Vorsatz für 2009.

Dipl.-Volkswirt Klaus Hölzel,
Apotheken Management- Institut GmbH,
65375 Oestrich-Winkel,
E-Mail: sekretariat@apothekenzukunft.de