Moderation von Teamsitzungen

Die Mitarbeiterversammlung ist eine Fundgrube von guten Ideen sowie eine Gelegenheit für das Abstellen von Missständen und die Verbesserung des Betriebsablaufs. Um sie optimal zu nutzen, haben sich in der Praxis folgende Vorgehensweisen bewährt.

Die Leitung der Teamsitzung ist nicht unbedingt alleinige Aufgabe des Chefs, sondern kann abwechselnd von allen oder einigen bestimmten Mitarbeitern übernommen werden. Neue Kollegen werden nach der Pro­bezeit eingebunden, so bekommen sie ausreichend Zeit, sich auf die Gegebenheiten einzustellen. Einige Apotheken­leiter nehmen nicht an jedem Treffen teil, sondern machen es davon abhängig, welche Punkte auf der Tagesordnung stehen. Die getroffenen Beschlüsse sollten dann aber in der Regel akzeptiert werden, da sonst die ganze Arbeit umsonst war und die Motivation sinken dürfte.

Die Begrüßung der Teilnehmer erfolgt durch den Moderator, der sich zunächst für die Mehrarbeit bedankt ; dass diese bezahlt wird, sollte selbstverständlich sein. Beides stärkt die Motivation, sich nach dem normalen Tagesgeschäft noch einmal zu „Extraarbeit“ zusammenzusetzen. Außerdem nennt die Leitung den geplanten Zeitpunkt für das Ende der Sitzung sowie den Protokollführer.

Zunächst wird die Tagesordnung verlesen und Verständnisschwierigkeiten geklärt. Besser ist allerdings, wenn diese bereits im Vorfeld, nach Aushängen der geplanten Tagesordnung (siehe unten), angesprochen werden.

Der Zeitplan beinhaltet auch die Pausen. Selbst wenn „das Durch­halten“ lockt: Naturgemäß sinkt die Fähigkeit zur Konzentration nach einer halben bis dreiviertel Stunde stark ab. Sogar 10 Minuten Unterbrechung sorgen für effektiveres Arbeiten nach diesem kurzen Abschalten. Letztlich sind wir mit Pause schneller als ohne, da wir mit frischen Kräften zügiger zu besseren Ergebnissen finden.

Die Besprechung des letzten Protokolls und der Umsetzung der Beschlüsse bedeutet eine Würdigung der geleisteten Arbeit und eine Wiederaufnahme von Themen, die in der Zwischenzeit nicht erledigt wurden. Hier erfolgen Ursachenforschung und ein erneuter Anlauf, eventuell mit personeller Verstärkung. Um es deutlich zu sagen: Eine Würdigung ist ein Lob! Dieses wird klar formuliert und ausgesprochen. Leider passiert das in unseren Apotheken viel zu selten; dabei ist es das Mittel für das Schöpfen neuer Kraft und Motivation.

Auftretende Spannungen bei einzelnen Punkten müssen nicht negativ sein, sondern können auch von Engagement zeugen. Der Sitzungsleiter lässt alle Teilnehmer zu Wort kommen und weder Unter­brechungen noch unsachliche Äu­ßerungen zu. Als Moderator vermittelt er, weist auf gemeinsame Ziele hin und fördert damit das Finden einer Lösung, die alle akzeptieren können. Jedes Sitzungsmitglied stellt eine wichtige Ressource für den Gesamtprozess dar und wird als solche respektiert, unabhängig von seiner Rolle im Team etc.

Eine wichtige Aufgabe des Moderators ist es, alle Anwesenden zur aktiven Beteiligung aufzufordern. Manche von uns sind „zum Reden geboren“, andere sind eher schüchtern und wirken unbeteiligt oder desinteressiert. Sie haben aber vielleicht durchaus gute Ideen und sollten daher direkt angesprochen werden.

Moderation bedeutet grundsätzlich inhaltliche Enthaltung, wobei dies in kleineren Apothekenteams kaum durchführbar ist. Falls es die Situation erlaubt, arbeitet die Sitzungsleitung während des Meetings nur auf der übergeordneten, der Meta-Ebene. Sie gibt zu den Inhalten weder Kommentare noch Ideen oder andere persönliche Äußerungen ab. Dies fördert, dass die Tagesordnungspunkte (= TOPs) systematisch abgearbeitet werden, der zeitliche Rahmen ein­gehalten wird und die sachliche Ebene bei Äußerun- gen der Teilnehmer gewahrt bleibt. Schweifen Wortmeldun­gen vom aktuellen Thema ab, greift die Leitung genauso ein wie beim Vernachlässigen anderer Sitzungsregeln.

Längere Beiträge bzw. die Ergebnisse daraus fasst der Moderator zusammen. Auf diese Weise bringt er die Tagesordnungspunkte zum Abschluss und verdeutlicht, was wie umgesetzt werden soll.

Die Tagesordnungspunkte sollten etwa zwei Wochen vor der Sitzung per Aushang am Schwarzen Brett gesammelt werden. Danach wird die Rangfolge bestimmt: Zuoberst stehen alte Themen aus der vorhergehenden Sitzung, die aus Zeitmangel nicht geklärt werden konnten. Schwierige Punkte wandern nicht erneut und endlos durch jede Sitzung, sondern werden entweder in „handliche“ Teilstücke zerlegt oder nach dreimaligem Anlauf ausdrücklich „storniert“. Lösen sich solche Fälle nicht „von selbst“, muss entweder der Chef eine Entscheidung treffen oder im Extremfall ein externer Konfliktmoderator hinzugezogen werden.

Die weitere Reihenfolge der Themen ergibt sich daraus, dass jeder Mitarbeiter eine Woche vor dem Treffen drei Striche hinter die drei ihm am wichtigsten erscheinenden Punkte setzt. Je mehr Striche ein TOP bekommt, desto früher wird er dann abgehandelt.

Die Einladung der Teilnehmer erfolgt eine Woche vor der Sitzung, wobei der Termin ja bereits zu Ende des vorigen Meetings feststand. Einladen bedeutet auch Klärung der Frage: Wer kommt und wer ist verhindert? Nicht teilnehmen­de Mitarbeiter können ihre Vorstellungen zu einzelnen Themen einer „Kollegin ihres Vertrauens“ darlegen und sie um eine entsprechende Vertretung ihrer Interessen bitten.

Falls gewünscht, sollte jetzt ein Imbiss organisiert werden. Auch spezielle Vorbereitungen wie Zubehör und Informationen zu einzelnen TOPs oder die Raumplanung etc. müssen nun erfolgen.

Die Rahmenbedingungen wer­den bestmöglich gestaltet. Ein ausreichend gelüfteter und beheizter Raum mit angenehmer Atmosphäre, die zum Ideenreichtum anregt, ist von Vorteil. Hier kann der wechselnde Moderator seine Kreativität einsetzen, die im Alltag oft zu kurz kommt.

Die Aufstellung der Spielregeln ist nur für das erste Meeting gefragt. Sind die Sitzungsnormen einmal gefunden und beschlossen, erfolgt ein Aushang, auf den jederzeit Bezug genommen werden kann.

Die Häufigkeit der Sitzungen richtet sich nach der Betriebsgröße sowie der von Apotheke zu Apotheke unterschiedlich empfundenen Notwendigkeit von regelmäßigen Treffen. Wenn noch nie eine Sitzung einberufen wurde, startet man im ersten Jahr mit einer höheren Frequenz. Durchschnittlich finden die Treffen einmal monatlich statt.

Ute Jürgens, Kommunikationstrainerin
und Einzelcoach,
KomMed, 28865 Lilienthal,
E-Mail: KomMed@freenet.de