Vorträge richtig organisieren

Veranstaltungen kosten immer Zeit und Extraarbeit, setzt man sich dazu noch unter Druck, mündet das Ganze in einer lästigen Pflicht. Damit Sie zeitlich nicht in Bedrängnis kommen, empfiehlt sich eine Vorbereitungsphase von sechs bis acht Wochen.

Zunächst legt man das Thema fest und entscheidet, wo der Vortrag stattfinden soll. Das Thema kann sich direkt auf Ihre Apotheke und die zu empfehlenden Produkte beziehen oder eher allgemein auf Gesundheit und Krankheit. Beispiele für Apothekenspezifisches: Ihre neue Kosmetik­serie, Enzyme, Vitamine oder Präparate, die gerade in aller Munde sind wie Biochemie oder bestimmte Tees. Hier gilt es aber, schnell zu sein: Am Beispiel Biochemie kann man beobachten, dass sich Vorträge, VHS-Kurse etc. häufen, das Interesse sinkt nach anfänglicher Begeisterung, wenn etwas überall angeboten wird.

Als allgemeine Themen bieten sich die Patientenverfügung an, bei bestimmten Krankheiten empfohlene Sportarten, Ernährung inklusive Kochrezepte, unterhaltsam Dargebrachtes zu Anatomie etc.

Wenn Sie Ihre Apotheke als Spezialisten für einen bestimmten Bereich etablieren möchten, besonders viele Kunden mit derselben Krankheit haben oder Personal, das in einer bestimmten Richtung „schwingt“, bietet sich ggf. die Kooperation mit einer nahegelegenen Arztpraxis an: Sie organisieren und der Arzt informiert die Patienten über häufig bei ihm vorkommende Problemstellungen. So gewinnt er Zeit, weil er nicht jedem Patienten dasselbe er­klären muss, sondern einmal Zusammenhänge erschöpfend darstellen kann.

Befragen Sie auch Ihren Computer nach den meistverkauften Produktgruppen und bedienen Sie die entsprechende Nachfrage nach Hintergrundinformationen.

Falls Sie eher mit einer ge­ringen Beteiligung rechnen, reicht die Offizin. Dort finden meist 10 bis 20 Personen Platz. Der große Vorteil: Für die Kunden ist vollkommen klar, welche Apotheke den Vortrag organisiert, wenn sie sich direkt in ihr befinden. Sie werden sozusagen „auf den Ort geprägt“. Selbst in kleineren Städten werden die Apothekennamen manchmal durcheinandergebracht. Das heißt: Ihre mit viel Mühe organisierte Veranstaltung wird womöglich der Konkurrenzapotheke zugeordnet, wenn sie nicht „zu Hause“ stattfindet.

Für größere Zuhörergruppen gilt es, umliegende Räumlichkeiten zu sondieren, sich nach Preis, Größe, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln etc. zu erkundigen. Auf jeden Fall sollte vor der Entscheidung eine Ortsbesichtigung stattfinden. Ihre Teilnehmer fühlen sich wohl, wenn der Vortragsraum einladend ist. Mit einem Blumenstrauß oder einer zum Thema passenden Raumdekoration wird eine angenehme Atmosphäre geschaffen.

Falls das Ganze in einem kleinen Restaurant stattfindet: Planen Sie Zeit ein, damit die Teilnehmer ihre Getränke ordern und bekommen, bevor Sie anfangen. Damit vermeiden Sie, dass Ihr Vortrag un­nötig gestört wird.

Die Zuhörer nehmen gern zusätzlich etwas Schriftliches mit nach Hause. Stellen Sie bereits am Eingang Informationsmaterialien (Infobroschüren, Proben, Listen mit zusätzlichen Adressen usw.) zur Verfügung. Das sollte jedoch nicht zu aufdringlich geschehen, die Assoziation zu Werbung und Verkauf drängt sich schnell auf. Ist das Interesse durch einen gelungenen Vortrag geweckt, folgt nahezu automatisch die Nachfrage nach Leistungen und Produkten. Weisen Sie darauf hin, dass Sie und Ihr Team sich freuen, die Kunden beim nächsten Besuch individuell zum Thema zu beraten.

Findet der Vortrag kostenlos oder mit einer Spende (für wen?) oder einem Unkostenbeitrag statt? Überschlagen Sie Ihre Investitionen für Werbung, ggf. Referentenhonorar, Raum samt Ausstattung, ggf. Shuttleverkehr, Zeitaufwand, Schreibblöcke/Kugel­schrei­ber für die Zuhörer oder Kopien des Vortrags in Stich­worten zum Mitnehmen etc.

Auf der Einladung sollte neben Thema, Ort und Zeit(dauer) vermerkt sein, dass Anmeldungen erwünscht sind. Potenzielle Zuhörer kommen lieber, wenn sie wissen, dass ihnen Ausfall oder Raumver­le­gung der Veranstaltung mit­geteilt wird. Bei Anmeldung wird verbindlich bezahlt. Ob Sie das Geld zurückerstatten, wenn der Kunde kurz vorher seine Teilnahme absagt, bleibt Ihnen überlassen.

Eruieren Sie rechtzeitig Konkurrenzveranstaltungen wie beliebte Fernsehsendungen, örtliche Feste, Ferienzeiten etc. Die Zielgruppe ist entscheidend: Ältere Menschen gehen nicht mehr gerne nach Anbruch der Dunkelheit aus dem Haus, jüngere Leute sind oft bis 19.00 Uhr beruflich eingespannt. Fragen Sie ggf. bei potenziellen Teilnehmern nach, welche Uhrzeiten, Wochentage etc. passen würden. So erhalten Sie bereits vorab Ideen für schwerpunktmäßig bevorzugte Zeiten. Dabei werden die potenziellen Teilnehmer auch ein erstes Mal auf Ihr Angebot aufmerksam. Falls sie Interesse zeigen, können Sie gleich nach der Telefonnummer fragen und anbieten anzurufen, sowie die Planung abgeschlossen ist.

Nehmen Sie bei der Suche nach Referenten Kontakt mit Selbsthilfegruppen, Ärzten, Ernährungsberatern, Herstellern oder Krankenkassen auf. Je nach Thema bietet sich auch die Kooperation mit anderen Firmen vor Ort an – für das oben genannte Beispiel der Patientenverfügung etwa ein Rechtanwalt. Informieren Sie den Referenten über die Vorkenntnisse der Teilnehmer. So kann er sich für seinen Vortrag besser Schwerpunkte setzen.

Stammt der Vortragende aus Ihrer Apotheke, stehen als Nächstes das Aussuchen der Literaturquellen und Inhalte sowie die Erstellung der Gliederung an. Der Startzeitpunkt: ein paar Wochen vor dem Termin.Die Inhalte erschließen sich mit folgenden Leitfragen:

• Welche Voraussetzungen bringen die Zuhörer mit? Ist es ein gemischtes Publikum, eine Selbsthilfegruppe, eine Schulklasse, die gerade erst ins Thema eingeführt wird? Hier sind die Denkweise und der Bekanntheitsgrad von Fachbegriffen zu berücksichtigen.
• Wie viel Vortragszeit steht zur Verfügung?
• Gibt es bestimmte apothekenbezogene Dienstleis­tungen, Präparate etc., die erwähnt werden müssen?
• Was ist wichtig und entsprechend zu betonen?

Ute Jürgens, Kommunikationstrainerin
und Einzelcoach,
KomMed, 28865 Lilienthal,
E-Mail: KomMed@freenet.de