Vermietung und Verpachtung: Fahrtkosten

Eigentümer vermieteter Immobilien haben nicht immer das Glück, dass das Objekt bzw. die Objekte in unmittelbarer Nähe zur eigenen Wohnung liegen. Infolgedessen entstehen ihnen unterjährig teils beträchtliche Fahrtkosten, die durch die „Objektverwaltung“ verursacht werden. In Betracht kommen hier insbesondere folgende objektbezogenen Anlässe:

• Gespräche mit dem Mieter/den Mietern bzw. mit potenziellen Interessenten,
• Durchführung bzw. Überwachung von Reparatur-, Reinigungs- oder Gartenarbei­ten und Neuinstallationen,
• Heizungswartung,
• Schornsteinfeger,
• Zählerstände ablesen,
• Öllieferung,
• Kontrolle des Winterdienstes.

Hinweis: Dem Grunde nach sind die (nachgewiesenen) Fahrtkosten zum Objekt als Werbungskosten zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung in tatsächlicher Höhe abzugsfähig.

In den meisten Fällen fahren Vermieter mit dem eigenen Pkw zu ihrem Objekt. Weil die Ermittlung des individuellen Kilometersatzes des Fahrzeugs sehr aufwendig ist und faktisch die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs voraussetzt, können die Fahrtkosten mit dem von der Finanz­verwaltung allgemein anerkannten Kilometersatz in Höhe von 0,30 € pro gefah­renem Kilometer (Hin- und Rückfahrt) angesetzt werden.

Beispiel: Frau Klaas wohnt in München und besucht viermal im Jahr ihr Mietobjekt im Ruhrgebiet. Sie fährt die Strecke (Entfernung: 635 km) jedes Mal mit ihrem eigenen Pkw. Die tatsächlichen Kilometerkosten ermittelt sie nicht. Aus Vereinfachungsgründen kann sie bei ihrer Einkommensteuererklärung Fahrtkosten in Höhe von 1.524 € (1.270 km x 4 Fahrten x 0,30 €) als Werbungskosten bei den Vermietungseinkünften geltend machen.

In der Praxis werden Vermieter immer wieder mit Werbungskostenkürzungen durch die Finanzämter konfrontiert, insbesondere dann, wenn das Objekt sehr weit entfernt liegt bzw. „relativ“ häufig aufgesucht wird. Sofern die Durchführung der Fahrten nicht gleich grundsätzlich angezweifelt wird, berücksichtigen viele Finanzämter nur die Entfernungspauschale, also die „einfache Strecke“. Argumentiert wird dann wie folgt: Das Mietobjekt sei quasi wie eine Betriebsstätte bzw. regelmäßige Tätigkeitsstätte zu beurteilen, weshalb lediglich die Entfernungspauschale zum Ansatz kommen könne.

Unter welchen Voraussetzungen ein vermietetes Objekt tatsächlich zur regelmäßigen Tätigkeitsstätte des Vermieters wird, ist bislang nicht zweifelsfrei geklärt. Genau aus diesem Grund kommt es auch immer wieder zu Werbungskostenkürzungen durch die Finanzämter. Eine offizielle Verwaltungsregelung hierzu fehlt, die Einkommensteuerrichtlinien¹⁾ führen sinngemäß nur Folgendes aus: „Ist der Grundbesitz nicht allzu umfangreich, erfordert die Objektverwaltung in der Regel keine besonderen Einrichtungen, z.B. Büro, sondern erfolgt von der Wohnung des Vermieters aus. Regelmäßige Tätigkeitsstätte ist dann die Wohnung des Vermieters. Folglich sind Aufwendungen für gelegentliche Fahrten zu dem vermieteten Grundstück Werbungskosten und in tatsächlicher Höhe (bzw. mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) abzugsfähig.“

In der Vergangenheit haben einzelne Finanzgerichte ein Mietobjekt als regelmäßige Tätigkeitsstätte eingestuft, wenn es vom Vermieter 96-mal innerhalb eines Jahres oder regelmäßig zweimal wöchentlich (wegen Reparaturen und Instandhaltungen) aufgesucht wurde. Wird im Mietobjekt noch ein eigenes Büro unterhalten, in dem sich die Mietverträge und andere objektbezogene Unterlagen befinden, spricht dies natürlich ebenfalls für eine regelmäßige Tätigkeitsstätte.

Hinweis: Nach lohnsteuerrechtlichen Kriterien gilt ein Tätigkeitsort nach Ansicht der Finanzverwaltung zumindest dann als regelmäßige Arbeitsstätte, wenn er durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Woche aufgesucht wird. Diesen Maßstab sollten auch Vermieter zugrunde legen und damit rechnen, dass die Finanzämter zumindest immer dann von einer regelmäßigen Tätigkeitsstätte ausgehen, wenn das Objekt ca. 50-mal und mehr im Kalenderjahr aufgesucht wird.

Liegt das Objekt weiter entfernt, so wie im obigen Beispiel, müssen Vermieter damit rechnen, dass die Finanzverwaltung auch Nachweise darüber fordert, dass die Fahrten tatsächlich durchgeführt wurden. Vorsorglich sollten deshalb entsprechend aussagekräftige Tankquittungen, Restaurant- oder Hotelrechnungen aus der näheren Umgebung des Mietobjekts etc. aufbewahrt werden. Wer jährlich mehrere tausend Kilometer zu seinem Mietobjekt fährt, sollte zumindest diese Fahrten möglichst exakt in „Fahrtenbuch-Manier“ aufzeichnen.

Liegt das Mietobjekt in der Nähe der eigenen Wohnung, nehmen es Vermieter mit der Aufzeichnung der Fahrten oft nicht so genau. Im Rahmen der Erstellung der Einkommen­steuererklärung sollten dann zumindest Werbungskosten auf Basis einer geschätzten Kilometerzahl geltend gemacht werden. Die Lebenserfahrung zeigt, dass eine gewisse Anzahl von Fahrten immer durchgeführt wird, auch wenn diese im Einzelnen nicht nachzuweisen sind.

Hinweis: Oft vergessen Vermieter auch die Fahrten zum Baumarkt aufzulisten, wenn sie mehrmals jährlich für das Mietobjekt kleinere Reparaturarbeiten durchgeführt bzw. Gebrauchsgegenstände besorgt haben. Eine zurückgelegte Strecke von in der Summe (geschätzten) 750 km führt immerhin zu einem zusätzlichen Werbungskostenabzug von 225 € (750 km x 0,30 €).

¹⁾ Vgl. Richtlinie 21.2 Absatz 4 Einkommensteuerrichtlinien 2008.