Personalentwicklung

Erfolgreich eingliedern


Dr. Eva-Maria Stoya

Verlässt Sie ein Mitarbeiter schon in der Probezeit, kann dies daran liegen, dass die so wichtige Startphase des „Neulings“ nicht vorbereitet wurde. Die richtige Einarbeitung ist entschei­dend, um kompetente, engagierte Mitarbeiter für eine lange Zusammenarbeit zu gewinnen.

Angesichts des sich abzeichnenden Fachkräftemangels im Apothekensektor kann es sich heute kein Apothekenleiter mehr leisten, einen neuen Mitarbeiter ohne jegliche Anleitung und schützende Arme ins kalte Wasser zu werfen, damit er selbst schwimmen lernt. Genau dies wird aber noch immer in vielen Apotheken praktiziert. Dabei haben Untersuchungen ergeben, dass gerade aus diesem Grund viele Beschäftigte ihr neues Unternehmen bereits während der Probezeit wieder verlassen. Davon fassten 80% diesen Beschluss schon am ersten Arbeitstag. Was können Sie tun, um das Arbeitsverhältnis von Anfang an in die richtige Bahn zu lenken?

Versetzen Sie sich in den „Neuen“

Die ersten Tage als Mitarbeiter in einem neuen Unter­nehmen sind einerseits von Neugierde und Motivation, andererseits aber auch von Unsicherheit und Orientierungslosigkeit geprägt. Je hilfsbereiter und besser vorbereitet der neue Mitarbeiter dabei un­terstützt wird, sich an seinem Arbeitsplatz einzurichten und Unsicherheiten abzubauen, umso mehr wird er in der Lage sein, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren und die Gesamtorganisation samt Kollegen rasch kennenzulernen. Zudem ist ein guter Einstieg die Basis einer guten Zusam­menarbeit. Auf Dauer bleibt nur derjenige in Ihrer Apotheke, der sich auch an­genommen und wohlfühlt. Vor allem gute Kräfte schauen in der Probezeit sehr genau hin, ob sich das neue Arbeitsverhältnis so gestaltet, wie sie es sich vorgestellt haben.

Arbeitsplatz einrichten

Die Einführung des neuen Angestellten beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Etwa eine Woche vor Arbeitsbeginn können Sie Ihren neuen Mit­arbeiter anrufen und zum Ausdruck bringen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen. Verbunden mit ein paar or­ganisatorischen Hinweisen – welche Unterlagen womöglich noch mitgebracht werden müssen, an wen er sich wenden soll, wo geparkt werden kann –, hinterlassen Sie einen positiven Eindruck. Ein guter Einstieg ist, wenn der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag schon einen fertig eingerichteten Arbeitsplatz vorfindet: Am Computer ist sein Mitarbeiterkürzel hinterlegt, für die von ihm verwendeten Programme wurde die Zugangsberechtigung eingerichtet und freigeschaltet und Kittel, Namensschild sowie Türschlüssel liegen bereit.

Ihre übrigen Mitarbeiter sollten über das Kommen, die Stellung und Aufgaben der neuen Kraft informiert sein, damit sie diese nicht am ersten Arbeitstag nur mit großen erstaunten Augen anschauen.Kein Muss, aber das Tüpfelchen auf dem i wäre ein kleiner Blu­menstrauß oder eine schöne Tafel Schokolade als „Willkommensgruß“ für den großen Tag.

Einführungs- und Orientierungsgespräch am ersten Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag sollte der Apo­thekenleiter den neuen Mitarbeiter persönlich begrüßen und mit ihm ein Einführungs- und Orientierungsgespräch führen. Dabei sind folgende Punkte wichtig:

  • Einführung in das Unternehmen – Überblick über die Apothekenhistorie und -philosophie sowie Ihre Zeit als Chef dieser Apotheke.
  • Einführung in die Stelle – Auf­gaben, Anforderungen und Erwartungen an den neuen Angestellten. Machen Sie dabei deutlich, dass Sie ihn als Mensch und Mitarbeiter wertschätzen und dass seine Arbeit für die Apotheke sehr wichtig ist.
  • Besprechung des Einar­beitungsplans, der vor al­lem dann notwendig ist, wenn der Mitarbeiter spezielle Aufgaben übernehmen soll.
  • Insbesondere bei größeren Apotheken mit vielen Kollegen, zahlreichen Aufgabenbereichen und Schichtdienst kann es sinnvoll sein, der neuen Kraft für die ersten Arbeitswochen einen Startbegleiter aus dem Team zu benennen. Dieser Pate, ein möglichst erfahrener und kommunikativer Kollege, dient als Ansprechpartner, als Navigationshilfe am neuen Arbeitsplatz für fachliche oder auch orga­nisatorische Fragen sowie die soziale Einführung. In kleineren Apotheken wird dies regelmäßig vom Apothekenleiter übernommen.
  • Einführung in das Team – Kennenlernen der neuen Kollegen sowie Informationen über die Aufgabenverteilung und Rollen im Team (Wer macht was? Was ist der Anteil des neuen Mitarbeiters daran?). Stellen Sie den Neuling seinen Kollegen dafür (noch einmal) einzeln vor. Durch eine net­te persönliche Einführung bauen Sie Hemmschwellen auf beiden Seiten ab – beim neuen Mitarbeiter und seinen Kollegen. Es ist wichtig, dass die neue Kraft sich dem Team möglichst schnell zugehörig fühlt.

Einarbeitung wörtlich nehmen

Ihr Wunsch an die neue Kraft ist es, dass der Arbeitsantritt so reibungslos wie möglich funktioniert und der Mitarbeiter so schnell wie möglich optimal arbeitet. Dies gelingt aber nur, wenn Sie – beziehungsweise der Startbegleiter oder die dafür fachlich verantwortliche Person – ihn gründlich in sein neues Tätigkeitsfeld einweisen, was zwangsläufig etwas Zeit erfordert.

Die Arbeitsabläufe bei Ihnen – im Allgemeinen wie auch im Speziellen – sind dem Neuen noch fremd, müssen genau erläutert werden. Eine Einführung in die EDV – die neue Kraft soll sich ja in Ihrem System gut zurechtfinden und möglichst wenig Fehler produzieren – hat zu erfolgen. Sowohl im Backoffice-Bereich als auch in Handverkauf und Rezeptur sollte anfangs immer ein Ansprechpartner zur Seite stehen. Je gründlicher dieser erklärt, desto schneller und effektiver kann der „Frischling“ für Sie tätig werden. Die ersten Aufgaben im neuen Umfeld sollten den neuen Mitarbeiter dabei weder über- noch unterfordern. Ein schriftlich formuliertes Einarbeitungsprogramm kann hier gute Dienste leisten.

Feedback- Gespräche führen

In den ersten Wochen sollten immer wieder kurze Feedback-Gespräche zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem vorgesetzten Apotheker beziehungsweise der verantwortlichen Apothekenleitung stattfinden. Diese Gespräche können auch spontan ohne Planung erfolgen. Sie dienen dazu, etwas zu erfahren über den Stand der Einarbeitung, die Befindlichkeit beim Einarbeiten sowie darüber, wie gut die neue Kraft mit den Kollegen zurechtkommt. Thematisieren Sie in diesen Gesprächen offen, was gut und was weniger gut läuft. Auch wenn Sie in der Anfangszeit unverfänglich ab und an einfach am Mitarbeiter vorbeigehen oder ihn in der Teeküche treffen, können Sie ihn in entspannter Atmosphäre ansprechen. Häufig stellen dann neue Mitarbeiter Fragen, die sie bewegen, für die sie aber vielleicht nicht explizit um ein Ge­spräch gebeten hätten. Kurz vor Ende der Probezeit sollte dann ein abschließendes Feedback-Gespräch geführt werden, in dem Sie und Ihr neuer Mitarbeiter ihre gegenseitigen Eindrücke und Einschätzungen noch einmal genau beleuchten.

Übrigens: Viele Großunter­neh­men arbeiten schon lange erfolgreich mit standardisierten Einarbeitungsprozessen. Wie Marktforscher herausfanden, ist Resultat die­ses gelungenen „Onboarding“, dass die Kosten für die Einarbeitung um durchschnittlich 12% und die Anlernzeit, also die Zeit, bis die neue Kraft tatsächlich produktiv arbeitet, um fast ein Viertel zurückgingen. Der Einsatz- und Leistungswille der „Frischlinge“ wurde hingegen bis zu einem Drittel gesteigert.

Dr. Eva-Maria Stoya,
Apothekerin und Journalistin,
65205 Wiesbaden,
E-Mail: EStoya@gmx.de

Aktueller Wirtschaftsdienst für Apotheker 2010; 35(20):10-10