Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen „entsorgt“, muss im Einzelfall mit erheblichen Problemen rechnen. Es drohen Nachteile in Zivilprozessen, weil die entsprechende Beweiskraft insoweit entfällt. Außerdem wird dadurch womöglich ein gesonderter Straftatbestand (vgl. § 283b Strafgesetzbuch) erfüllt.

Hinweis: Ein Verstoß gegen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten könnte zudem zu überhöhten Schätzungen durch das Finanzamt und somit zu einer zusätzlichen Steuerbelastung führen. Allein deshalb sollte vor Vernichtung der Akten genau geprüft werden, für welche Unterlagen die Aufbewahrungsfristen tatsächlich abgelaufen sind.

Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen sind recht lang. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie herkömmliche Buchungsbelege müssen für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. Sonstige Unterlagen, etwa Handels- und Geschäftsbriefe, Lohnkonten oder Kassenabrechnungen, sind für sechs Jahre aufzubewahren.

Bei elektronisch archivierten Belegen gelten grundsätzlich dieselben Aufbewahrungsfristen. Apotheker müssen insoweit sicherstellen, dass die Unterlagen jederzeit am Bildschirm lesbar gemacht werden können.

Hinweis: Zu den strengen Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (z.B. Registrierkassenbelege) hat die Finanzverwaltung erst kürzlich umfassend Stellung genommen (vgl. Bundesfinanz­ministerium, Schreiben vom 26. November 2010, Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/08/10004-07). Danach ist eine Verdichtung dieser Daten oder die ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen unzulässig. Ebenso ist ein ausschließliches Vorhalten der Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend. Die Vorgaben sollten ggf. nochmals mit dem steuerlichen Berater erörtert werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht bzw. das Inventar, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurden.

Daher können 2011 u.a. folgende Unterlagen grundsätzlich vernichtet werden:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Jahr 2000 oder davor erstellt worden sind.
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2000 und davor.

Hinweis: Das Ende der Frist wird in der Praxis allerdings oftmals mehrere Jahre hinausgezögert. Die Aufbewahrungsfrist läuft nämlich nicht ab, wenn die Unterlagen noch für nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind. Vor diesem Hintergrund muss sorgfältig geprüft werden, ob bereits begonne­ne/bevorstehende Außenprüfungen oder sonstige finanzamtliche Ermittlungen (Straf- oder Bußgeldverfahren) Auswirkungen auf das Fristende haben.

Eine umfangreiche Liste der aufbewahrungspflichtigen Unter­lagen können Sie als PDF-Datei hier abrufen.