Aufbewahrungskosten für Geschäftsunterlagen

Nach der neueren Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für die künftigen Kosten der Aufbewahrung der Geschäftsunter­lagen zu bilden. Dazu zählen insbesondere Raumkosten für das Archiv, Kosten für Ein­richtungsgegenstände (Regale, Schränke), einmaliger Aufwand für die Einlagerung und gegebenenfalls anteilige Personalkosten (vgl. AWA - Aus­gabe Nr. 1 vom 1. Januar 2007, Steuer-Spartipp Nr. 1, Seite 18).

Weil in den Archiven regel­mäßig Unterlagen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen (beispielsweise sechs und zehn Jahre) lagern, ermittelt die Finanzverwaltung die Rückstellung anhand der jährlich anfallenden Kosten und wendet darauf einen durchschnittlichen Vervielfältiger (Faktor 5,5) an.

Der Bundesfinanzhof hat diese Berechnungsweise nun mit Urteil vom 18. Januar 2011 (Aktenzeichen X R 14/09) bestätigt und sich damit gegen die Auffassung des Steuer­pflich­tigen entschieden. Kläger war ein Apotheker, der seine unstrittigen Aufbe­wahrungskosten von jährlich 1.070 € (kleiner Raum in der Apotheke und Archiv im Privathaus) bei der Berechnung der Rückstellung mit zehn multipliziert hatte.

Hinweis: Die Rechtslage dürfte damit weitgehend geklärt sein. Es ist davon auszugehen, dass die Finanzämter bundesweit generell keine höheren Vervielfältiger als 5,5 bei der Berechnung der Rückstellung anerkennen werden.