Geschäftswagen: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Bei einer betrieblichen Nutzung des Geschäftswagens von über 50% muss der Apotheker „seinen Privatanteil“ grundsätzlich nach der Ein-Prozent-Regelung versteuern. Das heißt: Für jeden Monat der Privatnutzung ist ein Prozent des Bruttolistenpreises als Entnahme („Betriebseinnahme“) anzusetzen, zuzüglich ggf. Fahrten zwischen Wohnung und Apotheke. Hinweis: Ob der Bruttolistenpreis auch bei der Inanspruchnahme von Rabatten bei Erwerb des Wagens maßgebend ist, muss noch gerichtlich geklärt werden¹⁾.

Die Fahrten zwischen Wohnung und Apotheke zählen zu den betrieblichen Fahrten, obwohl die Aufwendungen hierfür nur begrenzt abzugsfähig sind. Daher nut­zen auch solche Apotheker ihren Wagen oft zu mindestens 50% für betriebliche Zwecke, die an sich nur wenige geschäftliche Fahrten durchführen, aber in einer gewissen Entfernung zur Apotheke wohnen.

Die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung führt dazu, dass der Privatanteil bei einem vergleichsweise teuren Fahrzeug entsprechend hoch ist. Dieser Nachteil wird umso größer, je mehr der Geschäftswagen für betriebliche Zwecke genutzt wird. Vermeiden lässt sich die Ein-Prozent-Regelung durch das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs, an das die Finanzverwaltung aber sehr hohe Anforderungen stellt.

Hinweis: Insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung beleuchten die Finanzämter Fahrtenbücher sehr genau und machen nicht selten die umfangreiche „Dokumentationsarbeit“ von mehreren Jahren zunichte. Wird dem Fahrtenbuch die Anerkennung verweigert, kommt die Ein-Prozent-Regelung zum Ansatz, deren Anwendung mit dem Fahrtenbuch eigentlich vermieden werden sollte.

Wie ein ordnungsgemäßes Fahrten­buch auszusehen hat, steht nicht im Gesetz. Das hierzu gel­tende Recht hat sich aus Verwaltungs­anweisungen und Gerichtsurteilen herausgebildet. Generell ist eine zeitnahe Erstellung notwen­dig. Die Aufzeichnungen müs­sen gesondert (beruflich und privat) und fortlaufend (regelmäßig unmittelbar vor Beginn und nach Ende jeder Fahrt) gemacht werden.

Hinweis: Nach Verwaltungsauffassung muss das Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten²⁾: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich ver­anlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Ver­anlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden.

Wer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen will, sollte die häufigsten Fehlerquellen in der Praxis genau kennen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Finanzamtsprüfer natürlich nicht nur das Fahrtenbuch als solches unter die Lupe nehmen, sondern auch die ergänzenden Belege (vor allem Tankrechnungen und sonstige Reisekostenbelege). Insbesondere füh­ren folgende Umstände nicht selten zu erhöhtem Erklärungsbedarf:

• Der Kilometerstand laut Werkstattrechnung (oder TÜV-Rechnung etc.) stimmt nicht mit dem Stand laut Fahrtenbuch an diesem Tag überein ³⁾ . Nach neuerer Rechtsprechung muss dies zwar nicht zwingend zur Aberkennung des Fahrtenbuchs führen. Dennoch sollte der Kilometerstand von der Werkstatt immer möglichst exakt abgelesen werden.

• In der Buchhaltung finden sich Tankrechnungen und Parkbelege von Tagen, an denen das Auto laut Fahrtenbuch nicht gefahren wurde.
  
  
• Es finden sich Rechnungen von Orten, die laut Fahrtenbuch nicht angefahren wurden, und Eintragungen über entsprechende Privatkilometer fehlen.
  
  
• Die eingetragene Entfernung zwischen zwei Tankstopps ist (erkennbar) länger als die „Reichweite“ des Fahrzeugs.

• Belege über „selbst eingekaufte“ Betriebsausgaben (Quittungen über Büromaterial etc.) sollten mit dem Fahrtenbuch abgleichbar sein.

• Wer Strafzettel wegen Verkehrsdelikten oder den entsprechenden Schriftverkehr mit Anwälten bei seiner Buchhaltung aufbewahrt, muss darauf achten, dass Tag, Ort und Zeitpunkt des „Delikts“ mit den Angaben laut Fahrtenbuch übereinstimmen.
• Umwegfahrten sind im Fahrtenbuch immer genau zu be­zeich­nen, auch wenn es sich z.B. (nur) um zusätzliche Tankstopps handelt.

Tank- und Parkquittungen gehören wahrscheinlich zu den Belegen über Betriebsausgaben, die am häufigsten verlorengehen. Das ist nicht nur für den Betriebsausgabenabzug als solchen misslich, sondern auch für die „Schlüssigkeit“ der Fahrtenbuchaufzeichnun­gen. Es gibt jedoch die Möglichkeit, einzelne, nicht mehr belegbare Betriebsausgaben mittels „Eigenbeleg“ geltend zu machen.

Ein solcher Eigenbeleg sollte möglichst zeitnah erstellt werden und folgende Angaben enthalten:

• Zweck der Ausgabe,
• exakter Betrag (ist ggf. auch der Kreditkarten-/Kontobelastung zu entnehmen),
• Zahlungsempfänger,
• Datum der Zahlung,
• Datum der Belegerstellung,
• eigenhändige Unterschrift.

Hinweis: Wer seine Steuererklärung zu großzügig mit Eigenbelegen versieht und so mehrere 100€ bzw. 1.000€ an Ausgaben geltend macht, muss mit einer besonderen Prüfung der „Belege“ rechnen. Zudem: Eigenbelege berechtigen nicht da­zu, die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen.

¹⁾ Vgl. AWA- Ausgabe Nr. 12 vom 15. Juni 2011, Steuer-Spartipp Nr. 1, Seite 17.
²⁾ Vgl. Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 18. November 2009, Aktenzeichen IV C 6 - S 2177/07/10004.
³⁾ Vgl. AWA- Ausgabe Nr. 22 vom 15. Novem­ber 2006, Steuer-Spartipp Nr. 1, Seite 18.