So nutzen Sie Ihre BWA optimal

Als Beleg Ihrer kurzfristigen Erfolgsergebnisse und damit wichtige Grundlage für Ihr Controlling hat die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung immer noch die größte Relevanz. Wirtschaftlich bedeutsame Daten tauchen freilich auch an anderen Stellen auf. Hier sind vor allem die Warenwirtschaftsprogramme zu nennen: Vorausgesetzt, Sie verbuchen alles zeitnah und zu effektiven Einkaufs- und Verkaufspreisen unter Berücksichtigung sämtlicher Rabatte, Nachlässe und Skonti, liefert Ihnen Ihr EDV-System detaillierte Daten – im Idealfall bis hin zum exakten Rohertrag. Dieser Wunsch­zustand wird jedoch vielfach nicht erreicht – die Roh­erträge in der BWA unterscheiden sich oft deutlich von den in der EDV ausgewiesenen Roherträgen. Sind das regelmäßig mehr als nur ein paar Hundert Euro, sollten Sie genauer nach den Ursachen forschen:

• Die in der EDV verbuchten Einkaufsbeträge einzelner Artikel weichen von den tatsäch­lichen Rechnungsbeträgen ab. Das kann u.a. daran liegen, dass die Zahlbeträge unter Berücksichtigung von Skonti etc. nicht exakt auf die jeweilige Packung heruntergerechnet werden.

• Die Daten des Steuerbüros stimmen nicht mit Ihren Betriebsdaten überein, weil z.B. Belege nicht zeitnah übermittelt werden, der aktuelle Warenbestand dem Steuerbüro nicht monatlich mitgeteilt wird oder aber nicht einmal zutreffend bekannt ist (insbesondere weil Soll- und Ist-Bestände abweichen bzw. wie oben geschildert keine Erfassung zu realen Einkaufswerten vorgenommen wird).

• Valutaaufträge sind ebenfalls ein spezielles Thema: Die Ware wird geliefert und an Lager genommen, aber erst später bezahlt. Wann erfolgt die wertmäßige Verbuchung in der EDV bzw. der BWA? Hier kann es zu Verschiebungen kommen; diese sollten Sie auflösen, indem Sie einen klaren Modus finden, was wann an welcher Stelle verbucht wird.

All diese Probleme lassen sich jedoch verhältnismäßig einfach lösen und das trägt schon viel zur Steigerung der Aussagekraft der monatlichen Auswertungen bei.

Auf Seiten der Betriebskosten stößt die Apotheken-EDV jedoch schnell an Grenzen. Ein Grund ist, dass viele Daten in ihrer korrekten Höhe und Zuordnung zu steuerlich wirksamen bzw. nicht abzugsfähigen Kosten originär beim Steuerberater auflaufen, z.B. die Gesamtpersonalkosten einschließlich aller Nebenkosten, der korrekte Ansatz von betrieblich genutzten Pkws, die Abschreibungen und vieles mehr. Spätestens an diesem Punkt kommt die monatliche BWA wieder ins Spiel, es sei denn, Sie erledigen die komplette Buchhaltung selbst.

Die in der BWA nach wie vor häufige Aufschlüsselung der Kosten nach einem Standard-Kostenrahmen weist für die Praxis jedoch einige Schwächen auf. Ein Beispiel: Der Posten „Sonstige Kosten“ erweist sich als Sammelsurium, das aber betragsmäßig viele andere Positionen weit überragt und auf Jahressicht nicht selten deutlich fünfstellige Werte annimmt. Diese Aufteilung der Kosten ist aber nicht in Stein gemeißelt – sie kann in Absprache mit dem Steuerberater geändert werden. Es empfiehlt sich, gerade in größeren Apotheken, sowohl Umsätze als auch Kosten in der BWA feiner aufzugliedern:

• Die Umsätze sollten aus Gründen der Übersicht nach GKV- und Privatrezepten sowie dem „echten“ Handverkaufsumsatz (Freiwahl und OTC ohne Verordnungen und Zuzahlungen) untergliedert werden. Im GKV-Bereich ist darauf zu achten, die Zuzahlungen auch dort zu verbuchen und nicht unter Barumsatz.

• Nennenswerte Umsätze aus der Heimversorgung, dem Versandhandel oder einem umfangreichen Laborgeschäft (z.B. Sterilrezepturen) sollten ebenfalls separiert werden.

• Im Idealfall sollte man auch Wareneinkäufe und Warenbestände nach einzelnen Umsatzsegmenten trennen, um die Segment-Roherträge zu ermitteln. Dies ist aber praktisch kaum möglich, weil sich die Wa­ren­gruppen überlappen. Solche Auswertungen macht man deshalb besser mit der Apotheken-EDV.

Bei den Personalkosten ist es sinnvoll, wie folgt zu differen­zieren:

• die Summe der reinen Bruttogehälter,
• die darauf fälligen gesetzlichen Sozialaufwendungen,
• freiwillige soziale Leistungen (wie Fahrgeld, Essenszuschuss),
• leistungsabhängige Prämien und Gratifikationen,
• Zukunftssicherungsleistungen (wie zusätzliche Altersvorsorge, gerade nach den neueren Tarifvereinbarungen ein Thema),
• ggf. Fortbildungskosten.

Bei den Raumkosten sollte stets unterteilt werden in

• Kaltmiete,
• Verbrauchskosten,
• Instandhaltung der Räume (nicht jedoch Instandhaltung von Einrichtung und Betriebstechnik, möglichst unterscheiden!),
• ggf. sonstige Aufwendungen wie beispielsweise Centerumlagen („zweite Miete“).

Gerade werbeaktive Kollegen sollten die Werbeaufwendungen weiter aufteilen:

• Kundenzeitungen und allgemeine Imagepflege (wie Image­broschüren, Internetauftritt),
• aktionsbezogenes Marketing im engeren Sinne (Sonderangebots-Flyer, Prämiensysteme, Aktionstage),
• Reisekosten und ggf. Bewirtungskosten.

Die Kfz-Kosten lassen sich in ggf. feste Leasingraten und laufende Unterhaltskosten splitten. Im Bereich Technik und EDV sollte gleichfalls zwischen Leasingraten bzw. Gerätemieten auf der einen sowie den sonstigen Sachkosten auf der anderen Seite unterschieden werden. Wer einen Kommissionierautomaten nutzt, sollte hierfür ebenfalls ganz analog eigene Kostenposi­tionen einrichten.

Spezielle Geschäftsbereiche wie ein Speziallabor verlangen sachlogisch nach getrennt ausgewiesenen Umsätzen sowie diesem Bereich eindeutig zuzuordnenden Kosten.

Ein Posten „Außergewöhnliche Kosten“ ist ebenfalls sinnvoll. Bisweilen kommen völlig un­geplante Ausgaben wie z.B. größere Reparaturen, Prozesskos-ten, besondere Beratungskosten usw. auf Sie zu. Das rechnerische Betriebsergebnis wird dadurch „verhagelt“, ohne diese Belas-tungen sieht es aber meist ganz anders aus.

Ein Thema für sich sind die jahresgenauen Abgrenzungen bzw. die gleichmäßige Verteilung ein­maliger Kosten auf das ganze Jahr. So kann beispielsweise die jährliche Sonderzahlung (13. Gehalt) kalkulatorisch auf alle Monate gleichmäßig verteilt werden. Allerdings zahlen Sie real das Weihnachtsgeld in der Regel im November und somit geht das Betriebsergebnis in diesem Monat auch wirklich in die Knie... In jedem Fall sollten aber die Abschreibungen, die Zinsen (die bei langlaufenden Verbindlichkeiten teilweise quartalsweise oder gar nur jährlich anfallen) und die betrieblichen Steuern (Gewerbesteuer, Vorauszahlungen viermal im Jahr) gleichmäßig auf alle Monate verteilt werden.

Mit einer solchen detaillierten Aufstellung fällt es viel leichter, einzelne Kostenpositionen zu überwachen und Abweichungen sowie (Fehl-)Entwicklungen frühzeitig festzustellen.

Welche sind nun die maßgeblichen Größen des Betriebserfolges? Für Ihren laufenden reinen Apothekenerfolg entscheidend ist der operative Betriebsgewinn, auch EBITDA (Earnings before Interests, Taxes, Depreciation and Amortization) genannt. Hier werden vom Rohertrag alle tatsächlich in Geld anfallenden operativen Kosten abgezogen – aber noch keine „neutralen Aufwendungen bzw. Erträge“ (wie Zinsen bzw. betriebliche Kapitalerträge) eingerechnet. Auch die Abschreibungen, die sonst bereits im „Betriebsergebnis“ drinstecken, bleiben hier noch außen vor. Dieses EBITDA ist die ehrlichste, am wenigsten verfälschte Größe für Ihren reinen Betriebserfolg und sollte deshalb ausgewiesen werden – ggf. bereinigt um außergewöhnliche Kosten.

Die zweite wichtige Größe ist der Cashflow vor Steuern und nach Zinsen. Er ergibt sich, wenn vom EBITDA die neutralen Aufwendungen abgezogen und ggf. neu­trale Erträge hinzuaddiert werden. Dieses Geld steht für Steuern, Tilgungen und Ihre Vorsorge- und Le­benshaltungskosten zur Verfügung, ggf. müssen auch Investitionen je nach Einsatz von weiteren Eigen- oder Fremdmitteln daraus finanziert werden.

Ohne Frage müssen zudem die Abschreibungen verdient werden. Zieht man diese folgerichtig vom Cashflow ab, gelangt man zum Ergebnis vor Steuern. Sinnvollerweise werden die Abschreibungen gleichmäßig auf die einzelnen Monate verteilt, um jeden Monat zutreffende Angaben zu erhalten.

Ein eigenes Thema sind die Steuern. Während die Einkommensteuer „Privatsache“ ist und in der BWA nicht auftaucht, sind betriebliche Steuern – in erster Li­nie die Gewerbesteuer – hier verzeichnet. In betriebswirtschaftlichen Vergleichen wird bis­weilen die Gewerbesteuer noch gewinnmindernd aufgeführt. Tatsächlich ist sie jedoch durch die weitgehende Verrechnung mit der Einkommensteuer in aller Regel nur ein „durchlaufender Posten“ und zudem seit 2008 gar nicht mehr als Betriebsausgabe absetzbar. Das „vorläufige Ergebnis“ nach Steuern verwirrt daher oft mehr, als es nutzt.

Die jeweiligen Monatsdaten können zudem in statistischer Hinsicht weiterentwickelt werden. Während auf der Ebene des Umsatz- und Ertragscontrollings in den einzelnen Warenwirtschafts­programmen teils recht ausgefeilte Funktionen existieren, um Trends und Entwicklungen aufzuspüren, werden diese Funktionalitäten auf der Ebene der BWA kaum angeboten. Ein Grund liegt darin, dass hier die Papierform dominiert und der Schritt zur Digitalisierung zumindest für den Kunden noch nicht allzu häufig vollzogen ist. Dabei ist es technisch kein Problem, die Daten z.B. in Excel zu exportieren und weiterzubearbeiten.

Da es letztlich nicht so viele Zahlen sind, die zudem „nur“ einmal monatlich anfallen (im Gegensatz zu den Verkaufsvorgängen im praktischen Betrieb), kommt sogar eine manuelle Übertragung der Werte in ein eigenes Auswerteblatt in Betracht. Eine „intelligente“ BWA steht für unsere AWA-Abonnenten wiederum als Excel-Rechentool zum Download bereit.

Monatswerte und die seit Geschäftsjahresbeginn aufgelaufenen kumulierten Beträge sind heute Standard. Durchaus von Interesse ist es, eine Hochrechnung auf das gesamte Jahr vornehmen zu können – ausgehend vom jeweiligen Monat oder aber von den kumulierten Daten. Am einfachsten geschieht dies durch lineare Extrapolation. Saisonbezogene Modelle gibt es zwar auch, sie sind aber wesentlich aufwendiger. Damit die Hochrechnung gerade auf der Kostenseite aussagekräftig ist, sollten einmalig bzw. unregelmäßig anfallende, aber das ganze Jahr betreffende Kosten kalkulatorisch gleichmäßig verteilt werden (siehe oben).

Weiterhin von Interesse ist die Verknüpfung mit spezifischen Kennzahlen. Sinnvoll ist dies vor allem kundenbezogen: Bonumsatz, Bonertrag, einzelne Kosten bezogen auf den jeweiligen Kunden (insbesondere Personal und Marketing), aber auch die Gewinne (EBITDA, Cashflow) pro Kopf. Zwar liefert die Apotheken-EDV auch solche Werte, aber wenn es um die präzise Kostenerfassung oder teilweise sogar den korrekten Rohertrag geht, ist sie bald überfordert.

Somit können die monatlichen Bonkundenzahlen (also die Kun­den, die tatsächlich etwas kaufen bzw. Rezepte einlösen und einen „Bon“ in der Kasse produzieren) in die BWA mit „eingepflegt“ werden. Diese spezifischen Daten sagen mehr aus als nur umsatzbezogene Kennziffern. Als „Seismograf“ für Veränderungen sind sie äußerst hilfreich.

Eine solche BWA entwickelt sich langsam von der ursprünglichen Zweckbestimmung – der schnel-len Übersicht über den kurzfristigen Erfolg – weg und hin zu einem mehr strategischen Planungswerkzeug, ohne freilich an strategische Planungsprogramme heranzureichen. Gleichwohl erfahren Sie so weitaus mehr über Ihren Betrieb als nur die Zahlen „unter dem Strich“.

Dr. Reinhard Herzog,
Apotheker, 72076 Tübingen,
E-Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de

Rechentool online

Eine „elektronische BWA“ mit der Möglichkeit weitergehender Kalkulationen finden Sie hier