Elektronische Rechnungen: Vorsteuerabzug möglich

Ein ausführliches Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums hat jetzt für Klarheit gesorgt³⁾. Die gute Nachricht vorweg: Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen werden nun für Zwecke des Vorsteuerabzugs gleichbehandelt. Folglich ergeben sich für den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen keine neuen, erhöhten Anforderungen. Die Gleichstellung führt auch zu keiner Er­höhung der Anforderungen an Papierrechnungen. Das im Gesetz genannte innerbetriebliche Kontrollverfahren zur Rechnungsprüfung wird von der Finanzverwaltung sehr moderat ausgelegt. Es gibt hierfür keine besonderen technischen Vorgaben und es muss auch nicht gesondert dokumentiert werden.

Hinweis: Ein Vorsteuerabzug aus einer elektronischen Rechnung (oder einer Papierrechnung) ist daher möglich, wenn die Rechnung auf Richtigkeit geprüft wird und sich keine Beanstandungen ergeben. Natürlich setzt der Vorsteuerabzug weiterhin voraus, dass der Steuerpflichtige dem Grunde nach umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt.

Jeder Unternehmer sollte bereits in eigenem Interesse prüfen, ob

• eine erhaltene Eingangsrechnung in der Substanz korrekt ist, d.h., ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches.

Dadurch wird gewährleistet, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist. Weiterhin müssen Steuerpflichtige – wie bisher auch – genau darauf achten, dass die Rechnungen sämt­lichen formellen Anforderungen des §14 Umsatzsteuergesetz (z.B. fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuer­nummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) genügen.

Hinweis: Sofern diese Prüfung stets erfolgt, wird dadurch automatisch das neu im Gesetz genannte innerbetriebliche Kon­trollverfahren dem Grunde nach erfüllt. Selbst wenn im Einzelfall tatsächlich überhaupt keine Rechnungskontrolle durchgeführt worden sein sollte, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, sofern alle Voraussetzungen dafür vorliegen und der Unternehmer dies belegen kann.

Beispiel: Apotheker Grau erhält von seinem Telekommunika­tionsanbieter die monatlichen Rechnungen nur noch online übermittelt. Er druckt diese aus, bringt auf dem Ausdruck einen Kontierungsstempel bzw. einen kurzen Freigabevermerk an und löscht die Datei anschließend. Gelingt es ihm, das Finanzamt davon zu überzeugen, dass er zum Zeitpunkt der Rechnungserteilung im Besitz einer entsprechenden elektronischen Rechnung war, kann er den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Dies setzt natürlich voraus, dass die berechneten Telekommunikationsleistungen betrieblich genutzt wurden. Das Finanzamt darf den Vorsteuerabzug nicht nur deshalb versagen, weil die Rechnungsdatei bzw. E-Mail nicht mehr vorhanden ist.

Zwar behält Herr Grau vermutlich den Vorsteuerabzug aus der Rechnung, allerdings verstößt er gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, wenn er originär elektronische Rechnungen nicht dauerhaft und ordnungsgemäß elektronisch archiviert. Darauf hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich hingewiesen. Verstöße gegen die elektronische Archivierung können mit einem Bußgeld von bis zu 5.000€ geahndet werden. Deshalb ist unbedingt anzuraten, elektronisch empfangene Rechnungen steuersicher zu archivieren.

Hinweis: Ein geeignetes Archivierungsverfahren sollte unter Berücksichtigung der jeweiligen betrieblichen Besonderheiten mit dem steuerlichen Berater individuell festgelegt werden. Sofern kein revisionssicheres „Dokumen­tenmanagementsystem“ verwendet wird, muss zumindest darauf geachtet werden, dass die Rechnungsdateien und möglichst auch die zugehörigen E-Mails regelmäßig auf einem nicht veränderbaren Datenträger erfasst werden.

Wer sich noch nicht dazu durchringen kann, ein sicheres System zur Archivierung elek­tronischer Rechnungen zu installieren bzw. wer den „Umstellungsaufwand“ scheut, hat nach wie vor die Möglichkeit, dem Erhalt von elektronischen Rechnungen zu widersprechen. Der Rechnungsaussteller muss dann eine Rechnung in Papierform übersenden, die nicht elektronisch zu archivieren ist.