Geschäftswagen: Elektronisches Fahrtenbuch

Allgemein gilt: Aus einem elek­tronischen Fahrtenbuch müssen sich dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Deshalb sind für dienstliche/betriebliche Fahrten grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit;
• Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute;
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
• für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb/Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk;
• die Fahrten sind gesondert und laufend (soll heißen: zeitnah) zu vermerken.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben.

Hinweis: Nachträgliche Verände­rungen müssen nach der Funktionsweise des Programms ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei dokumentiert und offengelegt werden. Deshalb wird ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch grundsätzlich nicht anerkannt²⁾.

Ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, wird nach aktueller Verwaltungsauffassung anerkannt, wenn der Fahrer den dienstlichen/betrieblichen Anlass der Fahrt innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt (z.B.) in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zuordnet. Dabei müssen die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sein.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung sind eine GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende (zwangsläufige) Abweichung vom tatsächlichen Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Jedoch sollte der Tachostand zumindest im Halbjahres- oder Jahresabstand zusätzlich dokumentiert werden.

Nicht selten werben Anbieter elektronischer Fahrtenbücher bzw. der entsprechenden Software mit einer „Zertifizierung durch die Finanzbehörden“ bzw. damit, dass ihr Programm vom Finanzamt akzeptiert wird. Tatsächlich besteht jedoch kein Zertifizierungsverfahren seitens der Finanzverwaltung oder Ähnliches. Selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs erfüllt sein sollten, wird es nur anerkannt, wenn die Hard- und Software im Einzelfall tatsächlich auch ordnungsgemäß bedient wurden.

Hinweis: Haben Steuerpflichtige Bedenken hinsichtlich ihrer elektronischen Aufzeichnungen, sollten sie „das Fahrtenbuch“ (z.B. für drei zusammenhängende Monate) frühzeitig dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen.