Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der unter e) genannten Unterlagen können die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen und Daten bei ihrer Lesbar­machung bildlich bzw. inhaltlich exakt wiedergegeben werden. Darüber hinaus müssen sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausge­wertet werden können.

Hinweis: Bildträger in diesem Sinne sind insbesondere Foto­kopien und Mikrofilme. Als andere Datenträger kommen beispielsweise Magnetbänder, Magnetplatten, CD, DVD, Bluray-Disk und Flash-Speicher in Betracht (vgl. Anwendungserlass zur Abgabenordnung, zu §147 Nr. 3).

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht bzw. das Inventar, die Eröffnungsbilanz/der Jahresabschluss aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe geschrieben/empfangen wurden. Deshalb können Anfang 2014 beispielsweise die Eröffnungsbilanz des Jahres 2003 und Handelsbriefe aus dem Jahr 2007 vernichtet werden.

Hinweis: Das Ende der Frist wird des Öfteren über den regulären Fristablauf hinaus „gehemmt“, insbesondere, wenn die Unter­lagen für eine bereits begonnene Außenprüfung bzw. für sonstige finanzamtliche Ermittlungen (Straf- und Bußgeldverfahren) von Bedeutung sind. Wer gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt, muss u.a. mit überhöhten Schätzungen durch die Finanzverwaltung rechnen.

Checkliste online

Eine umfangreiche Checkliste zum Thema "Aufbewahrungspflich­tige Unterlagen" finden Sie hier zum Download.