Mitarbeiter-Fortbildung: Müssen unentgeltliche Mahlzeiten lohnversteuert werden?

Das steuerliche Reisekostenrecht wurde zum 1. Januar 2014 teils grundlegend reformiert¹⁾. Auch wenn die Neuregelungen schwerpunktmäßig den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte (früher: regelmäßige Arbeitsstätte) in „Problemfällen“ konkretisieren, müssen sich grundsätzlich alle Arbeitgeber mit den Feinheiten vertraut machen, insbesondere wenn sie Reisekostenerstattungen an ihre Mitarbeiter vornehmen (wollen).

Hinweis: Das erste umfangreiche Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung wurde zwischenzeitlich schon wieder aktualisiert, um den vielfältigen praktischen Problemen Rechnung zu tragen²⁾.

Wer seine Mitarbeiter zu einer Fortbildung „schickt“ und dabei auch die Kosten für „übliche“ Mahlzeiten übernimmt, muss diese nicht als Arbeitslohn lohnversteuern, wenn die Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit (Fortbildung) dem Grunde nach Verpflegungspauschalen nach dem Einkommensteuergesetz als Werbungskosten

geltend machen könnten –

und dies ist meistens der Fall.

Hinweis: Als „üblich“ gelten Mahlzeiten im Wert von jeweils maximal 60€.

Beispiel: Apothekerin Heidel meldet ihre PTA zu einer zweitägigen Fortbildungsveranstaltung mit Übernachtung an. Die Hotelrechnung lässt sie „auf die Apotheke“ ausstellen und erstattet die von der PTA verauslagten Kosten für die Übernachtung von 100€ inklusive 20€ für das Frühstück im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Die ebenfalls auf die Apotheke ausgestellte Rechnung des Seminarveranstalters begleicht Frau Heidel direkt. Darin enthalten ist für beide Seminartage jeweils ein für derartige Veranstaltungen typisches Mittagessen, dessen Preis in der Rechnung des Seminaranbieters nicht gesondert ausgewiesen ist.

Auch wenn der Euro-Betrag für das Mittagessen nicht näher beziffert werden kann, geht die Finanzverwaltung in vergleichbaren Fällen davon aus, dass eine übliche Beköstigung erfolgte, deren Preis jeweils 60€ nicht übersteigt. Die Mahlzeiten sind nicht als Arbeitslohn zu erfassen, weil die PTA wegen der Dauer der Abwesenheit (mindestens acht Stunden bzw. mehrtägig) dem Grunde nach Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte!

Arbeitnehmer können für die ihnen tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung aufgrund einer beruflichen Auswärtstätigkeit (z.B. Fortbildung) je nach Abwesenheit gestaffelte Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzen oder in entsprechender Höhe lohnsteuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten. Nach Ansicht der Finanzverwaltung bringt das Merkmal „tatsächlich entstanden“ zum Ausdruck, dass die Verpflegungspauschalen insoweit nicht mehr zum Ansatz kommen, als der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit/Fortbildung „durch den Arbeitgeber“ verpflegtwird. Dabei ist zu beachten, dass ggf. auch ein zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z.B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der auf Veranlassung des Arbeitgebers gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschalen führt.

Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten (z.B. Hotel) eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist der Werbungskostenabzug in Form von Verpflegungspauschalen bei Inlandsdienstreisen tageweise wie folgt zu kürzen:

• um 4,80€ für ein Frühstück und

• um jeweils 9,60€ für ein Mittag- und Abendessen.

Hinweis: Diese typisierende pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und wird von der Finanzverwaltung maximal bis auf 0€ vorgenommen.

Beispiel: Apothekerin Heidel meldet ihre PTA zu einer eintägigen Fortbildung in der Zeit von 9.00 bis 18.00 Uhr an. In der Mittagspause versorgt sich die PTA mit einer Pizza und einer Flasche Wasser für insgesamt 8€.

Wegen der mehr als achtstündigen Abwesenheit von ihrer Wohnung und von der Apotheke kann die PTA grundsätzlich eine Verpflegungspauschale von 12€ für diesen Tag als Werbungskosten geltend machen. Würde sie die Rechnung für die Pizza und das Wasser der Apothe- kenleiterin vorlegen und von dieser erstattet bekommen, könnte sie nur noch eine gekürzte Verpflegungspauschale von 2,40€ (12€ abzüglich 9,60€) beanspruchen.

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern anlässlich einer Dienstreise Mahlzeiten unentgeltlich (oder verbilligt) zur Verfügung, kann er die Lohnsteuer neuerdings mit 25% pauschalieren. Diese „günstige“ Besteuerungsmöglichkeit kommt insbesondere in Betracht, wenn

• der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als acht Stunden auswärts tätig ist (und daher keine Verpflegungspauschalen beanspruchen kann) oder

• der Arbeitgeber die Abwesenheit nicht „überwacht“ bzw. nicht kennt.

Beispiel: Apothekenleiterin Heidel hat für ihre PTA ein halbtägiges Seminar mit zusätzlichem Mittagessen gebucht und bezahlt.

Frau Heidel kann das Mittagessen pauschal mit 25% versteuern, sofern sie keine Aufzeichnungen über die Abwesenheit der PTA führt. Ist ihre Mitarbeiterin, z.B. wegen längerer An- und Abreise, mindestens acht Stunden abwesend und wird dies entsprechend dokumentiert, braucht Frau Heidel keine Lohnversteuerung der Mahlzeit vorzunehmen (s.o.).

1) Vgl. AWA-Ausgabe Nr. 23 vom 1. Dezember 2013, Seite 18 und 19.

2) Vgl. Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 24. Oktober 2014, Aktenzeichen IV C 5 – S 2353/14/10002.