Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen beträgt die steuerliche Aufbewahrungsfrist nach der Abgabenordnung grundsätzlich zehn Jahre. Dies gilt auch für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege und Unterlagen, die bestimmten Zollanmeldungen beizufügen waren.

Die übrigen Unterlagen sind sechs Jahre lang aufzubewahren, sofern nicht spezielle Einzelsteuergesetze eine kürzere Aufbewahrungsdauer vorsehen. Zu den übrigen Unterlagen gehören u.a. empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Auftrags- und Bestellunterlagen sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht bzw. das Inventar, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurden. Daher können 2015 u.a. folgende Unterlagen vernichtet werden:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Jahr 2004 oder davor erstellt worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 und davor.

Hinweis: Es ist unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht ablaufen, wenn die Unterlagen noch für nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind. Dies kann insbesondere bei bereits begonnenen/bevorstehenden Außenprüfungen oder sonstigen finanzamtlichen Ermittlungen (Straf- oder Bußgeldverfahren) der Fall sein. Wer gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt, muss u.a. mit überhöhten Schätzungen durch die Finanzverwaltung rechnen.

Das Bundesfinanzministerium hat nach einem langwierigen Abstimmungsverfahren mit der Wirtschaft im November 2014 die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neu gefasst und veröffentlicht (vgl. Schreiben vom 14. November 2014, Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/13/10003).

Hinweis: Apothekenleiter sollten sich deshalb nochmals kurz mit ihrem steuerlichen Berater besprechen, inwieweit die neuen Verwaltungsgrundsätze zu Änderungen der bisherigen buchhalterischen Abläufe bzw. ggf. elektronischen Aufbewahrung führen können.

Außerdem haben die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder zwischenzeitlich entschieden, dass elektronische Kontoauszüge nunmehr als Buchungsbelege anerkannt werden, wenn der elektronische Kontoauszug bei Eingang vom Steuerpflichtigen auf seine Richtigkeit geprüft und dieses Vorgehen dokumentiert/protokolliert wird (vgl. Schreiben vom 24. Juli 2014 an die Deutsche Kreditwirtschaft, Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/11/ 10005). Da auch für elektronische Kontoauszüge die GoBD gelten, muss technisch sichergestellt sein, dass sie ab Eingang beim Steuerpflichtigen nicht mehr verändertwerden können!

Checkliste online

Wann Sie welche Unterlagen vernichten dürfen, zeigt eine umfangreiche Liste, die Sie hier oder im Bereich Checklisten/Arbeitshilfen unter dem Stichwort „Aufbewahrungspflichtige Unterlagen“ als PDF abrufen können.