Lagerlogistik in der Apotheke

Logistik ist erfolgreich, wenn man dem Kunden das richtige Produkt zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort (der eigenen Apotheke) anbieten kann. Dazu tragen viele Faktoren bei, u.a. das Lager und damit die Lagerlogistik. Im Allgemeinen ist deren Hauptaufgabe die Überbrückungsfunktion von Hersteller und Großhandel zum Kunden. Damit schließt das Lager neben den Ziehschränken sowohl die Frei- als auch die Sichtwahl mit ein und ist somit mehr als Keller und Übervorrat. Weitere Ziele der Lagerlogistik sind, die Lieferzuverlässigkeit sicherzustellen und die Kosten der Versorgung möglichst niedrig zu halten.

Durch die architektonischen Vorgaben bleibt bei der Gestaltung der verschiedenen Lagerorte in der Apotheke meist wenig Spielraum. Dennoch besteht die Möglichkeit, die Lagerhaltung durch entsprechende Anordnung zu optimieren. Dabei stehen im Wesentlichen kurze Wege, wenig Zeit bei Ein- und Auslagerung und vor allem die Übersichtlichkeit im Vordergrund. Eine Sichtwahloptimierung mit großzügiger Blockbildung, aber auch ein klar strukturiertes Lager im Backoffice helfen, die Übersichtlichkeit zu erhöhen und damit auch Ressourcen zu sparen.

Wissen alle im Team, wo etwas in der Apotheke gelagert wird? Ein konsequentes System erleichtert dabei erheblich die Lagerlogistik. Hier empfiehlt sich generell, das Sortiment möglichst klein zu halten, insbesondere in der Sicht- und Freiwahl. Lieber wenige verschiedene Artikel und diese stattdessen übersichtlich und gut sichtbar anordnen!

Sicherlich muss die Apotheke oft vielen Wünschen und Bedürfnissen der Kunden gerecht werden. Dennoch bietet sich an, je Artikelart zwei oder maximal drei Alternativen in größerem Umfang einzulagern. Damit kann die Apotheke sowohl gute Konditionen beim Einkauf als auch eine übersichtliche Lagerhaltung erreichen. So muss der Kunde z.B. nicht zwischen etlichen Halsschmerztabletten auswählen und dennoch bleibt ihm durch zwei oder drei Alternativen die Wahlfreiheit, weshalb er nicht das Gefühl bekommt, dass ihm die Entscheidung abgenommen wurde. Natürlich können im Schubschrank oder im Kommissionierautomat weitere Alternativen in geringer Stückzahl für spezielle Kunden und Ansprüche liegen.

Zur Konsequenz gehört auch ein klar strukturiertes Lager. Ist ein Automat vorhanden, wird er die Hauptaufgabe übernehmen. Arbeitet die Apotheke mit klassischen Ziehschränken, bietet sich an, die Arzneimittel exakt nach Alphabet zu lagern. Oft liegen Arzneimittel dort, wo gerade Platz ist, oder unter anderem Namen aufgrund der gleichen Indikation oder an der Stelle eines aussortierten Produkts. Hier kann das Apothekenteam viel Aufwand und Zeit sparen, wenn die Medikamente dort lagern, wo man sie sucht. Das gilt auch für das Lager für bestellte Artikel. In vielen Apotheken ist dieses nach verschiedensten Kriterien gesplittet, wie etwa telefonische Bestellungen, Namen der Kunden oder Nummern. Ein einheitliches System vereinfacht hier den Ablauf und spart damit Zeit und Ressourcen.

Beim Wareneingang lohnt sich ein aktives Management. Dabei sollte man sich grundsätzlich die Frage stellen: Wo wird was gelagert? Ist dies übersichtlich? Gibt es mehrere Lagerorte (z.B. Übervorrat)? Lassen sich diese konzentrieren? Da Kundenbestellungen möglichst schnell und zuverlässig bedient werden sollten, bietet sich an, Großhandelslieferungen vor Direktbestellungen und Nachlieferungen vor Lagerartikeln zu verbuchen und einzulagern.

Grundsätzlich kann der Apothekenleiter die Einlagerung an bestimmte Personen delegieren, sodass eindeutige Verantwortungen entstehen. Ebenso kann das ganze Team beteiligt werden, wobei es zu einer hohen Flexibilität und Effizienz kommt, sofern sich immer jemand verantwortlich fühlt. Logistik bedeutet hier dann: der richtige Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort.

Der Warenstrom im Lager wird im Allgemeinen gering sein. Dazu zählen hauptsächlich die Umschichtung aus dem Übervorrat in den Schubschrank sowie die aktuelle Gestaltung der Frei- und Sichtwahl. Auch hier ist ein aktives Management, durch das Leerstände eliminiert werden, sowohl im Sinne der Logistik als auch des Kunden sinnvoll. Dazu eignet sich die konkrete Vergabe von Zuständigkeiten und Verantwortungen, z.B. durch Regalbeauftragte.

Beim Warenausgang sollte grundsätzlich festgelegt sein, wie Kundenanforderungen verarbeitet werden. Insbesondere bei telefonischen oder Internetbestellungen, aber auch bei der Frage „Rezepte oder OTC zuerst?“, sollten möglichst einheitliche Vorgehensweisen festgelegt sein. So lassen sich insbesondere im Multitasking (viele Kunden in der Apotheke, Telefonbestellung und Zwischenfragen) Fehler vermeiden und die Effizienz erhöhen, wodurch auch die Bereitstellungszeit und die Arbeitszeit gesenkt werden.

Arbeitet man nach dem POS-System, optimiert das Computersystem Bestände und Bestellungen. Allerdings funktioniert dies nur, wenn die aktuellen Bestände stimmen. Hier empfiehlt sich eine permanente Inventur, damit die Apotheke immer das richtige Produkt zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort dem Kunden anbieten kann. Ebenso sollte man bei der Festlegung von Mindestbeständen Kaufgewohnheiten einbeziehen. Möchte die Apotheke bestimmte Artikel nicht in größerem Umfang bevorraten und dennoch auf Lager halten, täuscht die Statistik manchmal. Kauft beispielsweise ein Kunde alle zwei Monate zwei Packungen bestimmter Augentropfen, ist das statistisch pro Monat eine Packung. Dennoch müssen immer zwei im Lager sein, um dem Kundenwunsch gerecht zu werden.

Wie kann die Lagerhaltung im Allgemeinen optimiert werden? Grundsätzlich gibt es dabei ein Stichwort: einfach (organisiert)! Die Lagerhaltung beginnt beim Sortiment. Das Sortiment sollte an den Kundenwünschen und -bedürfnissen ausgerichtet sein. Dennoch sollte die Apotheke eine Konzentration von Sortimentsteilen und -linien anstreben, wobei dann eine hohe Lieferfähigkeit bei niedrigen Kosten und wenigen Restposten gegeben ist. Das Angebot mag noch so gut sein, doch nur was sich in ausreichender Menge verkaufen lässt, lohnt sich auch in großer Stückzahl einzukaufen und zu lagern!

Generell ist bei der Lagerlogistik der Grundsatz einfach und aktiv entscheidend. Man sollte insbesondere die Abläufe so einfach wie möglich gestalten, da jegliche Komplikation und jeder administrative Umweg Zeit und Ressourcen kosten. Bei der Lagergestaltung stehen Übersichtlichkeit mit kurzen Wegen und kurzen Lieferzeiten im Vordergrund. Aktiv bedeutet hier, dass das Lager nach einer klaren Strategie und Konzeption strukturiert ist und dies immer wieder überprüft bzw. neu gestaltet wird. Damit werden Kosten und Risiken niedrig gehalten. Ziel dabei ist eine ständige Vereinfachung mit entsprechender Verteilung von Waren und Einteilung von Ressourcen (z.B. Personal).

Erfolgreiche Logistik bedeutet, wie schon mehrfach erwähnt, das richtige Produkt zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort dem Kunden bieten zu können. Durch die Zielkonflikte der Lagerlogistik ist dies leider nicht immer möglich. Günstig einkaufen bedeutet meist hohe Stückzahlen, die dann ein Verkaufsrisiko und Lagerkosten hervorrufen. Häufige Lieferungen von Herstellern und Großhandel bedeuten hohe Kosten, minimieren allerdings die Lagerkosten. Produktvielfalt bedeutet kleinere Stückzahlen und damit aufwendigeren Einkauf und Lagerverwaltung, ebenso unübersichtlichere Lagerung und Sicht-/ Freiwahlgestaltung.

Die Aufstellung, Organisation und Verwaltung einer vereinfachten und effizienten Lagerlogistik benötigt viele Ressourcen, die sich meist erst später auszahlen, und beinhaltet auch Rückschläge. Bei diesen Konflikten muss die Apotheke eine möglichst ausgewogene Balance finden. Klappt es mal nicht, ist nur zu hoffen, dass der richtige Kunde zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort (der eigenen Apotheke) passend zu Sortiment und Lager kauft.

Andreas Kinzel, Apotheker und Diplom-Kaufmann (FH), 80637 München, E‑Mail: a-kin@web.de