Sommerzeit – „Tote-Hose-Zeit“?

Wer seine EDV nicht nur dazu nutzt, um die Warenbewirtschaftung gut zu managen, macht mit Sicherheit regelmäßige Kundenfrequenzanalysen nach Monaten und Wochentagen – und das alle Jahre wieder, besonders in den Ferienwochen, um die Personalplanung zu organisieren. Da nicht immer exakt zur selben Zeit Ferien sind, ist diese Analyse wichtig, um die Vergleichbarkeit sicherzustellen.

In der Regel sind in der Ferienzeit sowohl die Kunden als auch die Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern im Urlaub. Das verführt in vielen Apotheken zu dem Gedanken, jetzt nur den regulären Betriebsablauf aufrechterhalten zu müssen, da die personelle Besetzung dünner ist. Apotheken in Ferienregionen haben das gleiche Problem, nur eben antizyklisch! Sie stellen in der Ferienzeit sogar Aushilfskräfte ein, um den Kundenandrang bewältigen zu können. In Zeiten ohne Touristen müssen sie dann schauen, wie die Umsätze gesichert werden.

Je nach Bundesland von Juli bis September sind es immerhin zwei Monate mit deutlich reduzierten Umsätzen, die ganz besonders sorgfältig durchgeplant werden müssen. Denn die Fixkosten fallen in allen Monaten gleichermaßen an und sind zu erwirtschaften.

Priorität haben somit Aktivitäten in Richtung Kundenattraktion, die sowohl den Umsatz als auch die Frequenz erhöhen. Der andere Bereich umfasst all die Posten, die „mal wieder aufgeräumt, ausgemistet, ordentlich abgelegt oder einfach nur mal wieder gründlich geputzt werden sollten“. Also alle die Aufgaben, die keiner gerne macht und die keine hohe Priorität haben, aber dennoch den Gesamteindruck in puncto Ordnung und Sauberkeit massiv beeinflussen.

Zur Belebung der Apotheke sollten rechtzeitig Aktionen vorbereitet werden, die in der Ferienzeit möglichst wöchentlich wechseln. Jede Aktion sollte mit einem kleinen Vorteil für den Kunden verbunden sein:

• Zusammenstellen der Reiseapotheke mit Durchsicht der noch vorhandenen Präparate; dafür sollte eine Checkliste der Apotheke mit Apothekenlogo für die häufigsten Reiseziele im Vorfeld erstellt werden.

• Bestimmung des persönlichen Lichtschutzfaktors, um den Verkauf der Sonnenprodukte anzukurbeln. Firmen, die Sonnenschutzpräparate vertreiben, bieten diese Hauttestgeräte oft sehr günstig zum Leihen an.

• Venenaktionswoche – auch hier gibt es Leihgeräte der Firmen. Zudem ist solch eine Aktion im Sommer mit sehr geringem Aufwand verbunden.

• Durchführen eines Gedächtnisparcours für Senioren – dies ist kurzweilig für Kunden und Mitarbeiter und führt dann sehr leicht zu Beratungsgesprächen über die rechtzeitige Vorbeugung von Gedächtnisverlust.

• Aktion für Daheimgebliebene: Die könnte so aussehen, dass man beim Obsthändler jeden Morgen frische Äpfel, Birnen, Bananen oder Nektarinen besorgt und je ein Stück davon in eine Papiertüte packt mit dem Aufdruck „Aktion für Daheimgebliebene“ und z.B. dem Untertitel „Stellen Sie sich vor, Sie sitzen jetzt am Strand von Honolulu...“. In der Regel sind die Kunden hocherfreut und überrascht, wenn sie mit ihrem Einkauf so ein unerwartetes Geschenk erhalten.

• Angebot, den Verbandskasten im Auto auf den neuesten Stand zu bringen, da sich die Anforderungen geändert haben.

• Angebot, die Hausapotheke zu prüfen und zu ergänzen.

Das sind alles sinnvolle Aktionen, die Image und Umsatz bringen. Wenn sämtliche Angebote mit Zeitraum auf einem Plakat im schön dekorierten Urlaubsfenster oder auf einem Klappständer angekündigt sind, werden die Daheimgebliebenen ganz sicher das eine oder andere annehmen. Dekorieren Sie die Schaufenster so, dass sie auch „Hingucker“ sind. Viele Anregungen finden Sie im Ordner „Visuelles Marketing in Apotheken“ (siehe hierzu Buchtipp am Textende).

Sprechen Sie die Außendienste der Sie besuchenden Firmen an und fragen Sie nach saisonalen Abverkaufshilfen, denn immer noch gilt: „Kleine (sinnvolle!) Geschenke erhalten die Freundschaft!“ Selbstverständlich können auch Apotheken in Feriengebieten solche Aktionen anbieten und Umsatz und Ertrag noch deutlich steigern. Menschen in Ferienlaune geben gerne ein paar Euro aus, wenn sie etwas Sinnvolles für ihren Aufenthalt vor Ort offeriert bekommen.

Jetzt zu den Aufgaben, die durchaus auch Spaß machen und befriedigend sein können, wenn sie z.B. zu einem aufgeräumten Übervorrats- oder Deko-Keller oder einem topaktuellen Ablagesystem in ordentlich beschrifteten Ordnern statt vieler Zettel und Stapel führen. Dazu ein Tipp: Machen Sie Fotos von „vorher“ und „nachher“ und hängen Sie diese dann ans Schwarze Brett.

Dafür muss gemeinsam im Team eine Art „Schlachtplan“ entwickelt werden. Die Aufgaben sollten nach Zuständigkeit und Kompetenz so gerecht wie möglich bei einer Teambesprechung verteilt werden. Wichtig ist, die Aufgaben kleinteilig und namensbezogen aufzulisten, sodass alle Mitarbeiter, auch die Urlaubsrückkehrer, noch etwas zu erledigen haben und sich diejenigen, die die Stellung halten, nicht als der „Depp vom Dienst“ vorkommen.

Bei dieser Aufräumaktion bietet es sich an, alte Unterlagen, die laut Aufbewahrungsfrist nicht länger aufbewahrt werden müssen, gleich zu schreddern. Dann gibt es wieder Platz für Neues. Sowohl das Labor als auch die Rezeptur können „generalgeputzt“ werden und alles, was sich so eingeschlichen hat oder dem Verfall entgegensimmert, kann ordnungsgemäß vernichtet werden. Die Freude am Arbeiten wächst an einem sauber aufgeräumten Arbeitsplatz.

Als letzte und größte Aufgabe sind die Regale der Frei- und Sichtwahl und die Ziehschränke sowie die HV-Schubladen zu sehen. In vielen Apotheken wird die Frei- und Sichtwahl von der Putzfrau gereinigt. Oft ist diese nicht des deutschen Alphabetes mächtig und weiß auch nicht, dass der Artikel mit dem kürzesten Verfall vorne zu stehen hat. Erklären Sie diese Grundregeln gut oder lassen Sie diese Arbeit von kompetenten Mitarbeitern machen, sonst entsteht leicht ein Chaos, wobei dann vermeintlich gleich aussehende Packungen hintereinandergestellt werden. Eine Beratung am Kosmetikregal wird schnell zum Albtraum, wenn die Logik nicht mehr stimmt.

Bei den Ziehschränken und HV-Schubladen hat es sich bewährt, alle mit einem Post-it durchzunummerieren und die jeweilige Anzahl auf die Mitarbeiter zu verteilen. Jedes Fach wird gereinigt, auf Fehlbestände geprüft und dann wird so einsortiert, dass die Ware mit der kürzesten Laufzeit zuerst gegriffen wird. Beim Einräumen ist stets streng das Prinzip „first in, first out“ zu beachten, um unnötige Retouren oder Lagerverluste zu vermeiden!

Hierzu noch ein letzter, aber sehr wertvoller Hinweis. Haben Sie Rechts- und Linkshänder als HV-Personal? Das spielt deshalb eine Rolle, weil Rechtshänder aus einer Reihe von rechts wegnehmen und Linkshänder von links! Wohin also mit der Packung, die zuerst weg muss? Ganz einfach, alle Packungen in Längsreihen, also quer zum Schub sortieren, gerne auch mehrlagig. Wenn zuerst die oberste und vorderste Packung weggenommen wird, spielt die Händigkeit keine Rolle mehr.

Wer die vermeintliche „Tote-Hose-Zeit“ so nutzt, der kann gelassen und entspannt der ganz sicher kommenden stressigen Jahreszeit entgegensehen.

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmensberatung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karin.wahl@t-online.de

Buch-Tipp

Gabriele Jarmer-Schwilke und Karin Wahl: Visuelles Marketing in Apotheken. Deutscher Apotheker Verlag 2012. 89,00€

zu beziehen über den Deutschen Apotheker Verlag (Telefon: 0711/2582 341, Telefax: 0711/2582 290, E‑Mail: service@deutscher-apotheker-verlag.de)