Arbeitszeugnisse richtig schreiben

Für den Arbeitnehmer ist das Zeugnis einer der wichtigsten Bestandteile seiner Bewerbung. Der potenzielle künftige Arbeitgeber soll sich einen Überblick über die Tätigkeit, die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers machen können.

Anspruch auf ein Zeugnis haben alle Arbeitnehmer, ebenso Auszubildende und Praktikanten. Selbst nach einer sehr kurzen Beschäftigungsdauer ist ein Zeugnis auszustellen (z.B. nach sechs Wochen, so etwa Landesarbeitsgericht Köln, Urteil vom 30.03.2001, 4 Sa 1485/00).

Der Anspruch entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Er verjährt mit dem Schluss des dritten Jahres nach Ausscheiden (endet das Arbeitsverhältnis z.B. mit dem 31.03.2016, so verjährt der Anspruch am 31.12.2019). Bereits während des Bestands des Arbeitsverhältnisses kann ein Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses entstehen, wenn ein entsprechendes Bedürfnis zu bejahen ist. Das ist z.B. bei einem Wechsel des Apothekenleiters oder dem Ausscheiden des Filialleiters als unmittelbarem Vorgesetzten der Fall, ebenso zwischen der Kündigung und dem rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses.

Es wird unterschieden zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Zeugnis. Ein einfaches Zeugnis beschränkt sich auf die Personalien des Arbeitnehmers und Angaben zu Dauer und Inhalt der Tätigkeit, enthält aber keine Beurteilung. Auf Verlangen hat der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis, also einschließlich einer Beurteilung von Leistung und Führung zu erteilen. Ein einfaches Zeugnis wird praktisch nie verlangt und sollte auch nur bei einer äußerst kurzen Beschäftigungsdauer erteilt werden, andernfalls liegen gute Gründe für das Weglassen der Beurteilung nahe.

Das Zeugnis ist auf dem Geschäftspapier der Apotheke auszufertigen und darf keine Flecken, Eselsohren, Rechtschreibfehler oder Korrekturen enthalten. Es ist möglichst ungefaltet zu überreichen, auch wenn das Bundesarbeitsgericht der Auffassung ist, ein gefaltetes Zeugnis schade dann nicht, wenn die Falten auf einer Kopie keine Spuren hinterlassen (Urteil vom 21.09.1999, 9 AZR 893/98). Ein ungefaltetes Zeugnis vermeidet nicht nur Diskussionen über dessen Kopierfähigkeit, sondern ist darüber hinaus auch ein Zeichen der Wertschätzung.

Das Zeugnis soll im Adressfeld nur den Namen, nicht aber die Anschrift des Arbeitnehmers enthalten, damit nicht der Eindruck entsteht, es sei erst nach einem Streit über den Inhalt postalisch übersandt worden (Arbeitsgericht Köln, Urteil vom 18.10.2012, 13 Ca 2497/12). Nach der Überschrift „Zeugnis“, „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“ folgen im ersten Abschnitt die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, der Beschäftigungszeitraum sowie eine knappe Bezeichnung der Tätigkeit. Das Geburtsdatum muss nicht erwähnt werden, es hat sich jedoch eingebürgert, dies zur zweifelsfreien Identifizierung des Arbeitnehmers zu tun. Anschließend kann die Apotheke kurz beschrieben werden, ggf. unter Hinweis auf Besonderheiten wie einen Filialverbund oder Beratungsschwerpunkte.

Hinweise auf eine Unterbrechung der Beschäftigung durch krankheitsbedingte Ausfallzeiten, Mutterschutz oder Elternzeit gehören grundsätzlich nicht in ein Zeugnis. Etwas anderes gilt nur dann, wenn diese Ausfallzeiten so bedeutend waren, dass eine sinnvolle Beurteilung des Arbeitnehmers nicht mehr möglich erscheint. Dies gilt dann, wenn die Ausfallzeiten etwa der Hälfte der gesamten Beschäftigungsdauer entsprechen.

Bei der sich anschließenden Tätigkeitsbeschreibung sollte darauf geachtet werden, dass Schwerpunkte und besonders verantwortungsvolle Tätigkeiten am Anfang der Auflistung zu finden sind. Besonderheiten, z.B. eine herausragende Beratungskompetenz der PKA in Bezug auf Kosmetik oder die selbstständige Abwicklung der Heimbelieferung durch die PTA, sollten hierbei herausgestellt werden. Es ist nicht erforderlich, jede einzelne Tätigkeit zu beschreiben. Dies gilt insbesondere für Selbstverständlichkeiten, die sich unmittelbar aus dem Berufsbild ergeben.

Viele Arbeitnehmer wünschen die Aufnahme der von ihnen besuchten Fortbildungen in das Zeugnis. Diese lassen sich aber ohne Weiteres mit den Fortbildungszeugnissen belegen. Zudem kann der Arbeitgeber bei außerbetrieblichen Fortbildungen keine Aussage zum Engagement des Arbeitnehmers während der Maßnahme machen. Sinnvoll ist aber ein allgemeiner Hinweis auf die Tatsache, dass der Arbeitnehmer sich beständig fortgebildet hat.

Es folgt der wichtigste Teil des Zeugnisses: die Beurteilung der Leistung und der Führung, wobei diese Teile nicht miteinander vermengt werden sollten. Bei der Leistungsbeurteilung werden Aussagen zu der Art und Weise der Arbeit gemacht. War der Arbeitnehmer engagiert, eigeninitiativ, sorgfältig, zuverlässig und kompetent? Wie sind seine Fachkenntnisse zu beurteilen? War seine Tätigkeit effizient und erfolgreich? Bei Filialleitern ist eine Aussage zur Führungskompetenz unabdingbar. Negatives wird im Zeugnis nicht ausdrücklich aufgeführt, sondern durch Weglassen wesentlicher Aussagen ausgedrückt. Fehlt etwa bei einer PTA jede Aussage zu ihrer Beratungskompetenz, lässt das nichts Gutes ahnen.

Die Leistungsbeurteilung endet mit der sog. Zufriedenheitsaussage. Eine sehr gute Leistung beispielsweise wird ausgedrückt durch „Er erfüllte seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit“ oder mit der weniger üblichen, aber sprachlich etwas glücklicheren Formulierung „Seine Leistungen entsprachen jederzeit in vorbildlicher Weise unseren Erwartungen“.

Die Beurteilung der Führung beschreibt das Verhalten des Arbeitnehmers. Ist er im Verhältnis zu den anderen Mitarbeitern kollegial und teamfähig sowie freundlich gegenüber Kunden? Ist der Filialleiter möglicherweise zu kollegial, was eine Führungsschwäche impliziert? An diese Stelle gehört die in Zeugnissen übliche Formulierung „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war jederzeit vorbildlich“, was einer sehr guten Beurteilung des dienstlichen Verhaltens entspricht. Das Weglassen dieser oder einer ähnlichen Formulierung oder das Vertauschen der Reihenfolge (der Vorgesetzte steht z.B. an letzter Stelle), ist ein Ausdruck von Unstimmigkeiten.

Angaben zum Umstand der Beendigung des Arbeitsverhältnisses können auf Wunsch des Arbeitnehmers aufgenommen werden. Beruht die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf einem Entschluss des Arbeitnehmers, wird es in der Regel in seinem Interesse liegen, dies durch die Formulierung „...verlässt uns auf eigenen Wunsch“ auszudrücken.

Ein wohlwollendes Zeugnis enthält am Schluss des Textes die Formulierung: „Ich bedaure sein Ausscheiden, bedanke mich für die angenehme Zusammenarbeit und wünsche ihm für seine berufliche und private Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute“. Dieser Satz sollte aber nur dann in einem Zeugnis stehen, wenn das Ausscheiden des Mitarbeiters tatsächlich bedauert wird.

Das Datum des Zeugnisses soll dem Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsprechen. Ein deutlich späteres Datum weist auf gerichtliche oder außergerichtliche Diskussionen über den Inhalt des Zeugnisses hin.

Das Zeugnis ist schließlich vom Apothekenleiter selbst oder — bei Einsatz des Arbeitnehmers in einer Filiale — vom Filialleiter zu unterzeichnen.

Jasmin Theuringer, Rechtsanwältin, Bellinger Rechtsanwälte und Steuerberater, 40212 Düsseldorf, E-Mail: theuringer@bellinger.de

Checkliste online

Eine Checkliste zum Aufbau eines Arbeitszeugnisses finden Sie hier.