Die Abwesenheit in der Apotheke organisieren

Mit der richtigen Vorgehensweise und einigen einfachen Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass unnötige Hektik vor und nach dem Urlaub weitgehend vermieden wird und während Ihrer Abwesenheit nichts „anbrennt“.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, ein bis zwei Wochen vor Urlaubsbeginn in einer kurzen Mitarbeiterbesprechung zu klären, welche Maßnahmen und Regelungen für die Urlaubszeit erforderlich sind, und Fragen der Mitarbeiter zur Urlaubsabwesenheit des Apothekeninhabers zu beantworten. Bis zum Urlaubsbeginn bleibt dann in der Regel genügend Zeit, um die erforderlichen Schritte umzusetzen und alle offenen Fragen zu klären.

Versuchen Sie zunächst, alle laufenden oder begonnenen Arbeiten vor Urlaubsbeginn so weit wie möglich abzuschließen. So vermeiden Sie, dass sich Ihr Vertreter oder ein Mitarbeiter während Ihrer Abwesenheit zeitaufwendig in einen für ihn unbekannten Sachverhalt einarbeiten oder mit ihm unbekannten Personen kommunizieren muss. Delegieren Sie dann alle verbleibenden Aufgaben, die Sie vor Ihrem Urlaub nicht mehr erledigen können. Klären Sie eindeutig, wer die einzelnen Tätigkeiten übernehmen soll. Eine To-do-Liste hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, den Überblick über alle Aktivitäten zu behalten. Aufgaben, die nicht delegierbar sind, müssen Sie ggf. neu terminieren.

Sehen Sie zwei Wochen vor dem Urlaub Ihren Terminkalender genau durch. Müssen Sie vereinbarte Gesprächstermine absagen oder verschieben? Überprüfen Sie dann, ob während Ihres Urlaubs bestimmte Fristen ablaufen (Abgabefristen, Kündigungsfristen, steuerliche Fristen). Sorgen Sie in diesen Fällen für die Einhaltung der Fristen oder beantragen Sie Fristverlängerungen. Terminieren Sie die Aufgaben dann neu in Ihrem Kalender bzw. in Ihrer Wiedervorlage.

Prüfen Sie auch, ob Geburtstage und Jubiläen von Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern in Ihre Urlaubszeit fallen. Bereiten Sie in diesem Fall Glückwunschkarten vor, die Sie von einer Vertrauensperson zum Termin absenden lassen oder die Sie selbst aus dem Urlaub verschicken. Falls während Ihres Urlaubs bisherige Mitarbeiter ausscheiden oder neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit aufnehmen, so treffen Sie auch eine Regelung für den Ablauf des letzten bzw. ersten Arbeitstags dieser Mitarbeiter.

Stellen Sie sicher, dass während des Urlaubs fällige Zahlungen pünktlich geleistet werden, um Mahnungen, Verzugszinsen oder Säumniszuschläge zu vermeiden. Lassen Sie entweder die entsprechenden Überweisungsträger von einer Vertrauensperson zum Fälligkeitstermin bei der Bank abgeben oder tragen Sie den jeweiligen gewünschten Zahlungstermin auf dem Überweisungsträger bzw. beim Onlinebanking zusätzlich ein.

Informieren Sie wichtige Geschäftspartner und Kunden ein bis zwei Wochen vor Urlaubsbeginn über Ihre Abwesenheit. Auf diese Weise vermeiden Sie Anfragen dieser Personen während Ihres Urlaubs. Wichtige Kunden (z. B. Heime) können Sie bei Bedarf persönlich anrufen um zu klären, ob Sie vor Ihrem Urlaub noch etwas für diese erledigen müssen.

Für Telefonate, die auf Ihrer persönlichen Rufnummer bzw. Durchwahl eingehen, können Sie Ihren Anrufbeantworter einschalten und vom Urlaub aus per Fernabfrage abhören. In diesem Fall müssen Sie allerdings im Urlaub auf Anrufe reagieren. Auch wenn Sie eine Rufumleitung auf Ihr Handy einrichten, müssen Sie sich im Urlaub mit den eingehenden Anrufen auseinandersetzen. Alternativ können Sie den Anrufbeantworter mit einem Text besprechen, der dem Anrufer mitteilt, bis wann Sie urlaubsbedingt nicht erreichbar sind und an wen er sich in dringenden Fällen wenden kann. Oder Sie richten eine Umleitung des Anrufs an Ihren Vertreter ein, der alle Anrufe entgegennimmt, notiert und wichtige Informationen an Sie weiterleitet. Besprechen Sie mit dieser Person, wie sie auf Anrufe reagieren soll und über welche Anrufe Sie benachrichtigt werden möchten.

Wenn Sie auch im Urlaub Ihre E-Mails selber lesen, können Sie dringende oder wichtige Dinge an Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleiten. Wenn Sie Ihre E-Mails nicht sofort lesen möchten, so aktivieren Sie für eingehende E-Mails in Ihrem E-Mail-Programm die automatische Antwortfunktion, die dem Absender mitteilt, bis wann Sie urlaubsbedingt nicht erreichbar sind. Geben Sie auch an, ob eingehende Mails bearbeitet bzw. an einen Vertreter weitergeleitet werden oder an welchen Ansprechpartner sich der Absender der Mail während Ihres Urlaubs wenden kann. Einen Zugriff auf Ihren E-Mail-Account durch einen Vertreter oder eine Weiterleitung der eingehenden Mails sollten Sie allerdings nur in Erwägung ziehen, wenn auf Ihrem Account keine vertraulichen Mails eingehen oder wenn bei Nicht-Bearbeitung der Mails negative Auswirkungen für Sie oder den Absender entstehen können.

Denken Sie auch an eine Postvollmacht, damit z. B. Pakete abgeholt werden können, die sonst nach Ablauf der Abholfrist an den Absender zurückgeschickt werden. Entsprechende Formulare erhalten Sie in jeder Postfiliale.

Im Interesse des Erholungseffekts sollten Sie Kontakte zur Apotheke während des Urlaubs auf ein Minimum beschränken. Hinterlassen Sie Ihre Urlaubsadresse und regeln Sie, wie Sie in dringenden Notfällen am besten erreichbar sind (Telefon, Handy, SMS, WhatsApp, E-Mail). Definieren Sie dabei auch, was unter „dringend“ und unter einem „Notfall“ zu verstehen ist. Falls Sie im Urlaub regelmäßig Kontakt zur Apotheke halten müssen, so vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern feste Zeiten für die Kommunikation. Wenn der Kontakt z. B. immer zu einer bestimmten Zeit am frühen Vormittag erfolgt, brauchen Sie für den Rest des Tages nicht mehr an berufliche Themen zu denken.

Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern bereits vor Ihrer Abreise einen Besprechungstermin für den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub. Legen Sie fest, welche Informationen, Vorgänge und Schriftstücke Sie nach dem Urlaub erhalten bzw. besprechen wollen, damit Ihre Mitarbeiter bereits während Ihrer Abwesenheit eine entsprechende Dokumentation erstellen können.

Nutzen Sie die Besprechung auch zur Reflexion und „Manöverkritik“: War die Urlaubsvorbereitung ausreichend? Gab es während Ihrer Abwesenheit Probleme oder Fragen, die durch eine bessere Vorbereitung vermeidbar gewesen wären? Welche Verbesserungen sind für den nächsten Urlaub erforderlich?

Die Checkliste (oben) mit den wichtigsten Aufgaben hilft Ihnen, den Urlaub optimal zu organisieren. Passen Sie die Checkliste durch Ergänzungen oder Streichungen auf Ihre individuelle Situation an. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass kein wichtiger Punkt unberücksichtigt bleibt und Sie entspannt in den Urlaub starten können.

Dr. Andreas Nagel, 31535 Neustadt, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de