Die BWA als Steuerungsinstrument

Voraussetzung dafür ist, dass nicht die übliche „1-Blatt-quer-BWA“ verwendet wird, sondern eine auf den Betrieb und die Branche zugeschnittene BWA. Diese liefert einen deutlichen Mehrwert gegenüber einer Standard-BWA. Außerdem sollte man die neuralgischen Punkte einer BWA kennen.

Aufbau und Inhalt: Bei der Buchführung muss darauf geachtet werden, dass alle tatsächlichen Geschäftsvorfälle laufend und zeitnah erfasst werden. Nur dann liefert die BWA monatlich einen strukturierten Überblick über die Umsatz-, Kosten- und Gewinnsituation Ihrer Apotheke und nur dann besitzen die darin abgebildeten Informationen eine werthaltige Aussagekraft, um die Prozesse zu steuern.

Umsatzerlöse: Dreh- und Angelpunkt der Apotheke sind die Erlöse. Es ist dringend erforderlich, diese nach dem Verursacherprinzip, nach GKV-, PKV- und Barerlösen (OTC und Freiwahl), zu erfassen und in der BWA abzubilden, um diesen Bereich zielgerichtet entwickeln zu können. Realisiert die Apotheke zusätzlich Erlöse aus anderen Versorgungsbereichen (Versandhandel, Großhandelsgeschäft, Zytostatikaherstellung), ist eine Aufteilung nach Kostenstellen sinnvoll. Nur so lässt sich erkennen, ob diese Versorgungsbereiche rentabel sind.

Wareneinsatz: Der Wareneinsatz ist bekanntermaßen die größte Aufwandsposition in Apotheken. Fehlt hierbei die monatliche Buchung der Bestandsveränderung, wird nur der Wareneinkauf und nicht der Wareneinsatz abgebildet. Weiterhin ist darauf zu achten, dass das gesamte Warenlager zu immer der gleichen Preisbasis, entweder zum Listen-(Tax-)preis, zum effektiven Einkaufspreis oder zum Bestandseinkaufspreis erfasst wird. Ansonsten werden Wareneinsatz und Rohertrag bis hin zum Ertrag falsch ausgewiesen. Die Kennzahlen verlieren somit ihre Wertigkeit bei Betriebsvergleichen und auch bei der Beurteilung des Wareneinkaufs, da Rückschlüsse auf Basis verfälschter Kennzahlen abgeleitet werden.

Die Tabelle unten zeigt, wie es durch unterschiedliche Verfahrensweisen bei der Bewertung zu Fehleinschätzungen kommen kann. Der Wareneinsatz von 109.500 € entspricht einer Wareneinsatzquote von 75 %. Da dieser Wert, unter Berücksichtigung kleinerer Schwankungen, dem Wert der Vormonate gleichkommt, geht der Apotheker davon aus, dass alles in Ordnung ist. Der tatsächliche Wareneinsatz im betrachteten Monat betrug 111.000 € und entspricht somit einer Wareneinsatzquote von 76 %. Durch die unterschiedlichen Bewertungsmethoden wird die tatsächliche Wareneinsatzquote um 1%-Punkt verfälscht.

Kosten: Nach dem Wareneinsatz stellen die Personalkosten die zweitgrößte Kostenposition in Apotheken dar. Sonderzahlungen an die Mitarbeiter in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld wirken sich im Auszahlungsmonat negativ auf den Ertrag der Apotheke aus, die Vergleichbarkeit zu den jeweiligen Vormonaten ist nicht mehr gegeben. Werden diese Aufwendungen kalkulatorisch in der BWA berücksichtigt, resultieren zum einen keine unterjährigen Schwankungen, zum anderen werden die Personalkosten und der Ertrag realistisch abgebildet. Dies trifft auf alle Kostenpositionen zu, die nur zu bestimmten Zeitpunkten im Jahr anfallen. Neben den Sonderzahlungen an die Mitarbeiter zählen hierzu u. a. Abschreibungen, Jahresabschlusskosten und Gewerbesteuer.

Auch Zinsaufwendungen werden häufig unterjährig nicht zutreffend abgegrenzt. Zum Teil werden Zinsen inklusive Tilgungsleistungen in der BWA als Aufwand ausgewiesen oder es werden umgekehrt die Darlehensbestände um Tilgungen und Zinsaufwendungen reduziert. Auch dass der Mietaufwand monatlich nicht exakt verarbeitet wird, ist keine Seltenheit. Die Aussagekraft der BWA ist demnach nur so gut wie Ihre Buchhaltung!

Der Apotheker trägt durch seine Zuarbeit zur Qualitätder BWA bei. Gleich ob die Erfassung und Übermittlung der Unterlagen an den Steuerberater elektronisch erfolgt oder traditionell in Form der vorhandenen Belege – die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind umzusetzen. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen. Sie sind richtig, vollständig und zeitgerecht zu erfassen.

Ziel von Betriebsvergleichen ist, die tatsächliche Ertragslage der Apotheke unterjährig realistisch in der BWA abzubilden, um zeitnah Handlungsbedarf zu erkennen.

Was die BWA nicht liefert, sind für die Führung des Unternehmens notwendige Prognosedaten. Deswegen sollte die BWA nicht nur im Internen Betriebsvergleich als Erfolgsbarometer für die Vergangenheit herangezogen werden, sondern auch mit einer zukunftsorientierten Strategie mithilfe von Controlling verknüpft werden. Notwendig hierfür sind im Vorfeld erstellte Planrechnungen und regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche, um die Entwicklung der Apotheke zu bewerten. Weichen die erreichten Ist-Werte von den festgelegten Soll-Werten ab und sind die Ursachen nicht offensichtlich, z. B. eine Baustelle oder der Wegfall eines Hauptverordners, müssen die Gründe für die Abweichungen in weiterführenden Analysen geklärt werden.

Zum Vergleich der eigenen Apotheke mit anderen der gleichen Versorgungsprofilgruppe kann ein Externer Betriebsvergleich genutzt werden, sofern der Berater über diese Vergleichszahlen verfügt. Ein Vergleich mit dem einfachen Durchschnitt aller Apotheken ist nutzlos.

Für eine detailliertere Klärung von Entwicklungen und Tendenzen empfiehlt es sich, die klassische BWA um zusätzliche Kennzahlen zu erweitern. Im Rezeptbereich ist die Entwicklung der Rezept- und vor allem der Packungszahlen ein wichtiger Erfolgsindikator der Apotheke. Mithilfe des Rezeptdurchschnittswertes können zudem Unklarheiten in Bezug auf Veränderungen der Wareneinsatzquote geklärt werden. Aber auch kundenbezogene Kennzahlen und spezifische Kostenkennzahlen sind von Interesse.

Fazit: Die BWA ist ein praktikables Führungsinstrument für den Apotheker. Vor allem in Verbindung mit Zahlen aus dem Externen Betriebsvergleich sind Fehlentwicklungen und Handlungsbedarf schnell erkennbar. Voraussetzung ist aber, dass die BWA die betrieblichen Prozesse (Einnahmen, Ausgaben) authentisch widerspiegelt. Bei allen Auswertungen müssen die individuellen Gegebenheiten der eigenen Apotheke analysiert und berücksichtigt werden, sowohl in Bezug auf die positiven als auch auf die negativen Abweichungen, bevor entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.

Dipl.-Kfm. Axel Witte, Steuerberater, Geschäftsführender Gesellschafter der RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, Essen/Dresden/Dessau/Zwickau E-Mail: awitte@rst-beratung.de