Direkt oder über den Großhandel? Die Zeit läuft immer mit!

Wichtig ist, „was hinten rauskommt“ – also der Gewinn. Dies gilt auch für die Entscheidung, ob der Einkauf direkt oder über den Großhandel erfolgen soll. Bei dieser Entscheidung sind allerdings oftmals die kalkulatorischen Kosten für den Zeitaufwand nicht ausreichend berücksichtigt. Wie die folgenden Überlegungen zeigen, spielt der Zeitaufwand aber eine nicht zu vernachlässigende Rolle.

Wenn ein Zeitaufwand anfällt, gilt zunächst und grundsätzlich: Überprüfen Sie bei Ihrer Entscheidung stets, ob sich für die jeweiligen Tätigkeiten nicht vielleicht Leerzeiten nutzen lassen – solche Zeiten also, in denen Sie oder Ihre Mitarbeiter keine anderen notwendigen Aufgaben verrichten können. Dann nämlich kann es durchaus sinnvoll sein, einen höheren Zeitaufwand zu investieren.

Durch ein bestandsoptimierendes POS-System ist die Bestellung beim Großhandel logistisch prinzipiell wesentlich zeitsparender als ein Direkteinkauf: Geliefert wird sowieso mehrmals am Tag, und die EDV wählt bei der Bevorratung das günstigste Angebot aus. Lediglich

• die Auswahl des konkreten Großhandels für eine bestimmte Bestellung, etwa unter Berücksichtigung von Sonderangeboten und Lieferzeitpunkten,
• eine Korrektur der Liefermengen und
• das Bereitstellen der Bestellung zum Abruf

müssen als Zeitaufwand verbucht werden.

Beim Direktbezug liegen der Zeitaufwand und damit die Kosten wesentlich höher. Wenn wir für den Einkauf inklusive Vorbereitung eine halbe Stunde oder mehr ansetzen, steht allein für eine PTA oder PKA schnell ein kalkulatorischer Lohn von 10 bis 15 € im Raum. Bei einem Auftragswert von 250 € entspricht dies 4% bis 6%! Zusätzlich fallen Lohnkosten für die Buchhaltung und den Wareneingang an, besonders bei Teillieferungen. Den Erfahrungen zufolge lohnt sich ein Direktbezug je nach Lieferant deshalb erst ab einem Wert von zunächst ca. 250 €.

Bei einem Direktbezug ist es notwendig, sich auf jeden Lieferanten individuell vorzubereiten. Sie als Einkäufer müssen wissen, was Sie benötigen. Und Sie müssen auch beispielsweise mit den Großhandelspreisen vertraut sein, um sie gegebenenfalls zum Vergleich ins Feld führen zu können. Nur so gehen Sie gut gewappnet in die Verhandlung.

Der Außendienst bietet gute Konditionen oft nur an, wenn Sie Präparate ab einem Mindestbestellwert (häufig entsprechend einer Mengenstaffel) oder aber Neueinführungen einkaufen. Erwerben Sie deswegen größere Mengen, sollten Sie zuvor Ihren zukünftigen Absatz geplant haben. Überdies gilt es zu überlegen, ob die eventuell einzukaufenden Produkte beispielsweise qualitativ zu Image und Corporate Identity der Apotheke passen.

Eine solche Vorbereitung hilft, die Verhandlungen mit dem Außendienst zielsicher zu verkürzen. Nur auf diese Weise kommen die besseren Einkaufspreise des Direktbezugs zum Tragen. Allerdings kostet diese Vorbereitung Zeit.

Um den Zeitaufwand beim Direktbezug zu reduzieren, lohnen sich Standardisierungen, die eine immer wieder grundlegend neue Prozessgestaltung verhindern. Solche Standardisierungen reichen von der Festlegung der Konditionen bis zu einer Planung des Gesprächsablaufs.

Wenn Sie mit dem Außendienst einen Termin vereinbaren, berücksichtigen Sie auch die Kundenfrequenz in der Apotheke: Setzen Sie den Termin an, wenn die Kundenfrequenz niedrig ist, besteht bei entsprechender Aufgabenverteilung die Möglichkeit, sich sowohl ausreichend Zeit für die Verhandlung mit dem Außendienst als auch für die Beratung der Kunden zu nehmen. Fällt der Besuch jedoch in eine Zeit, in der die Apotheke mit Kunden überfüllt ist, relativiert sich ein guter Einkauf durch nicht verwirklichte Käufe der Kunden (sogenannte Opportunitätskosten). Verdeutlicht wird dies in der nachfolgenden Beispielrechnung.

Die eventuell in großer Menge direkt eingekauften Produkte müssen Sie natürlich verkaufen. Dafür gilt es, den Kunden in einem Beratungsgespräch vom Produktnutzen zu überzeugen. Sind Sie oder Ihre Mitarbeiter selbst nicht mit den Produkten vertraut, kann überdies eine vorausgehende Produktschulung notwendig sein. Beides – sowohl das Beratungsgespräch als auch die Produktschulung – erfordert wiederum Zeit.

Im ungünstigsten Fall werden die zu reichlich eingekauften Artikel nicht verkauft und müssen retourniert werden. Durch die Retourenverwaltung in der EDV sowie die Vorbereitung und Verhandlung mit dem Außendienst kann schnell ein erneuter Arbeitsaufwand von einer halben Stunde und mehr entstehen: Der Einkaufsvorteil reduziert sich erheblich oder zehrt sich sogar auf – zumal der Hersteller vielleicht nicht 100% des Einkaufspreises erstattet oder nur einen Umtausch in ebenfalls unverkäufliche Ware anbietet.

Ein günstiger Direktbezug lohnt sich also nur bei entsprechendem Absatz sowie bei kulanter und zeitsparender Retourenregelung. Bestehen hier Unsicherheiten oder Bedenken, sollte lieber einzeln über den Großhandel bestellt werden.

Der Direktbezug bietet meist bessere Konditionen. Nichtsdestotrotz lohnt es sich in jedem Fall, noch einmal nachzurechnen. Zum einen hat der Außendienstmitarbeiter vielleicht nicht erwähnt, dass zusätzlich Portokosten anfallen oder keine Skonti gewährt werden. Zum anderen müssen Sie stets die Lohnkosten für den zeitlichen Aufwand des Personals in Ihre Kalkulation einbeziehen – sei es, dass sie für die Vorbereitung, die Bestellung, die Lagerverwaltung (insbesondere bei umfangreicher Bevorratung) oder die Retourenabwicklung (z.B. Kontrolle des Zeitfensters und der Abzüge) anfallen. Scheinbar gute Konditionen des Direktbezugs können sich bei Betrachtung des Zeitfaktors schnell relativieren. Berücksichtigen Sie außerdem, dass auch das ganze Nachrechnen Zeit erfordert!

Doch wenn Sie gut vorbereitet, zielsicher und nach standardisierten Prozessen mit dem Außendienst verhandeln, lassen sich die Neben- und damit insbesondere die Zeitkosten reduzieren. Wichtig ist letztendlich, „was hinten rauskommt.“ Vergessen Sie dabei aber niemals: Die Zeit läuft immer mit!

Andreas Kinzel, Apotheker und Diplom-Kaufmann (FH), 80637 München, E-Mail: a-kin@web.de