Prüfungssicherer Umgang mit dem Rechner (Teil 2)

Eine Standardverprobung bei digitalen Betriebsprüfungen ist der Abgleich der im WWS erfassten Ausgangsrechnungen mit der Finanzbuchhaltung (Fibu). Deshalb sollten die im WWS erzeugten Rechnungen 1:1 in die Fibu übernommen werden – entweder mittels der im vorausgegangenen Beitrag erwähnten „DATEV-Schnittstelle“ oder durch den Ausdruck eines Fakturajournals.

Probleme können hierbei etwa auftreten, wenn Rechnungen im WWS storniert oder auf „Ausfall“ gesetzt werden und sich dies in der Fibu nicht widerspiegelt. Sofern Stornierungen oder Ausfälle nicht automatisiert in die Fibu übernommen werden (können), sollten sie dort manuell erfasst werden. Informieren Sie Ihre Buchhaltung also entsprechend.

Achten Sie diesbezüglich auf eine möglichst zutreffende Verwendung der im Fakturaprogramm zur Verfügung stehenden Aktionen. Sofern eine fehlerhafte Rechnung erstellt wurde, die oftmals anschließend mit einer neu erstellten Rechnung korrigiert wird, ist diese zu stornieren. Idealerweise geschieht dies, indem sie einen eigenständigen Beleg in Form einer „Gutschrift“ erzeugen. Wenn eine zutreffend erstellte Rechnung vom Kunden nicht bezahlt wird und sich eine Beitreibung nicht lohnt, verwenden Sie die Aktion „Ausfall“ (o.Ä.). Die Aktion „Bezahlt“ verwenden Sie bitte nur dann, wenn die Rechnung auch tatsächlich vom Kunden, z.B. durch eine Banküberweisung, beglichen wurde.

Bei der Erstellung von „Gruppenrechnungen“, z.B. bei einer Heimversorgung, kommt es teilweise vor, dass das WWS fortlaufende Rechnungsnummern auch für „Nullrechnungen“ vergibt, die in der Fibu nicht verbucht werden (können). Überprüfen Sie gegebenenfalls, ob Ihr WWS diese Rechnungen auch mit der entsprechenden Rechnungsnummer gespeichert hat und dokumentieren dies entsprechend.

Achten Sie bitte darauf, dass im WWS bei Warenverkäufen an Filialen keine Bruttorechnung (inklusive Umsatzsteuer) erstellt und in die Fibu übernommen wird. Diese Warenbewegungen stellen umsatzsteuerlich nicht relevante innerbetriebliche Vorgänge dar. Dennoch ist es erforderlich, sie buchhalterisch separat zu erfassen, um den Rohertrag der einzelnen Apotheke zutreffend darzustellen. Sofern Ihr WWS Ihnen hier eine Möglichkeit bietet, erstellen Sie also am besten monatlich für jede Apotheke einen entsprechenden Beleg über die zum Netto-Einkaufspreis fakturierten Warenausgänge.

Schließlich sollten die im WWS erstellten Rechnungen alle eine fortlaufende und lückenlose Rechnungsnummer haben. Bei fehlenden Rechnungsnummern und anderen nicht in der Fibu verbuchten Ausgangsrechnungen sollten plausible Erklärungen vorliegen, um eine Umsatzhinzuschätzung zu vermeiden.

Eine weitere Standardauswertung ist die Verprobung des Rohertrags. Ausgehend von Umsatz und Wareneinsatz aus dem Jahresabschluss werden die GKV- und PKV-Umsätze separiert, um den Rohertrag der OTC-/Freiwahl-Umsätze plausibilisieren zu können. Für die GKV-Umsätze werden dabei die Daten der Abrechnungsstelle verwendet, die PKV- und OTC-/Freiwahl-Umsätze stammen aus den Verkaufsdaten des WWS. Der so errechnete Rohertrag wird dann mit dem Rohertrag verglichen, der sich aus den Wareneinkaufs- und -verkaufsdaten auf Basis der PZN ergibt. Deshalb sollten die Warenzugänge bei der Warenannahme auch mit dem zutreffenden Einstandspreis verbucht werden.

Auffälligkeiten resultieren hier auch, wenn überdurchschnittlich hohe Rabatte gewährt werden. Diese ergeben sich z.B. aus Personalverkäufen, die zu einem geringeren als dem im System angesetzten Verkaufspreis erfasst werden. Solche Personalverkäufe müssen deshalb vorab aus der Verprobung des Rohertrags ebenso separiert werden wie Warenentnahmen des Inhabers und Filialverkäufe, die mit einer „Nullspanne“ im Umsatz enthalten sind.

Sofern die Inventur der Warenvorräte über Ihr WWS – und nicht über eine Fremdfirma – durchgeführt wird, muss sie auch digital gespeichert werden. Die Inventur ist in jedem Wirtschaftsjahr zwingend auf den Bilanzstichtag zu erstellen. Alle Ihnen vielleicht bekannten Übergangsfristen beziehen sich lediglich auf den Zeitpunkt der Inventuraufnahme. Die Ergebnisse einer entsprechenden Aufnahme vor bzw. nach dem Stichtag müssten dann anhand der Warenein- und -verkäufe für den Zeitraum bis zum Stichtag vor- bzw. zurückgerechnet werden. Und das wollen Sie sich sicher ersparen!

Von Bedeutung sind dabei die im Inventurprogramm einzustellenden Parameter. Zum einen sollten die Bestände der Nicht-Lagerartikel inklusive der am Bilanzstichtag noch vorhandenen „Abholer“ mit einbezogen werden. Zum anderen muss die zutreffende Bewertungsbasis ausgewählt werden. Hier bieten einige Systeme leider eine undurchschaubare Vielfalt von Möglichkeiten an. Handels- und steuerrechtlich gibt es nur einen zutreffenden Wert, nämlich den effektiven Einstandspreis nach Abzug aller Einkaufskonditionen. Unter der Annahme, dass Ihre Direkt- und Filialbezüge sowie die Großhandelsbezüge mit „Sofortrabatt“ bereits mit dem Einstandspreis im WWS verbucht wurden, ist als Preisbasis (sofern einstellbar) der „gewichtete Durchschnitts-Einstandspreis“ zu empfehlen. Wenn Sie die Einkaufskonditionen Ihrer Großhändler nicht in Ihr System eingepflegt haben (was auch kaum korrekt möglich ist), müssen diese bei der Bilanzerstellung vom Inventurwert laut WWS abgezogen werden. Behalten Sie die gewählte Preisbasis auch in den Folgejahren bei und achten Sie darauf, dass sie der gedruckten oder gespeicherten Inventur entnommen werden kann!

Bei POS-basierten Systemen erfolgt die Inventur in der Regel als sogenannte „permanente Inventur“. Das bedeutet nicht, dass Sie auf eine „körperliche Bestands- aufnahme“ verzichten können. Es heißt nur, dass Sie diese nicht an einem bestimmten Tag durchführen müssen, sondern sie beliebig über das Wirtschaftsjahr verteilen können. Dabei muss gewährleistet sein, dass der Bestand jedes einzelnen Artikels innerhalb eines Wirtschaftsjahres mindestens einmal aufgenommen wird. Das erreichen Sie am besten durch alphabetisch fortlaufende Bestandskontrolllisten, die zum Nachweis aufbewahrt werden müssen.

Die dabei festgestellten Fehl- bestände können Sie bei einigen Systemen als Bestandskorrektur oder Abschreibung erfassen. Ansonsten lassen sie sich über im WWS angelegte Pseudokunden mit Preisbasis „effektiver Einstandspreis“ korrigieren. Das Gleiche gilt für zu vernichtende Artikel, die nicht an den Großhandel bzw. Hersteller retourniert werden, sowie für Artikel zum Eigenbedarf der Apotheke (z.B. Fertigarzneimittel für die Rezeptur oder Einmalhandschuhe). Auch bei Geschenken an Kunden oder Mitarbeiter aus dem Warenlager ohneZusammenhang mit einem Warenverkauf (z.B. Geburtstagsgeschenke) können Sie mit solchen Pseudokunden arbeiten. Dabei muss der jeweilige Empfänger vermerkt werden. Kundenzugaben aus dem Warenlager in Zusammenhang mit einem Warenverkauf verbuchen Sie dagegen am besten über die Kasse mit 100% Rabatt im Kundenkonto.

Schließen Sie die Pseudokunden zum Ende des Wirtschaftsjahres über die Faktura ab und achten Sie darauf, dass diese Pseudorechnungen in der Fibu nicht als Faktura-Umsatz erfasst werden.

Vermeiden Sie nach Möglichkeit manuelle Bestandsveränderungen, da diese vom Prüfer in der Regel kritisch hinterfragt werden. Arbeiten Sie zum Zwecke einer Bestandskorrektur bitte auch nicht mit Pseudoretouren, da der Prüfer dann eine Gutschrift erwartet, die es gar nicht gibt.

Ralf Dreczko, Dipl.-Kfm., ECOVIS Grieger Mallison Potsdam Steuerberater, 14467 Potsdam, E-Mail: ralf.dreczko@ecovis.com