Die besten Tipps zum Zeitmanagement

Die wichtigsten Zeitmanagementregeln können Ihnen helfen, Ihre Zeit möglichst sinnvoll und stressfrei zu nutzen. Selbstverständlich ist die Anwendbarkeit der einzelnen Regeln immer von den individuellen beruflichen und privaten Verhältnissen abhängig. Wählen Sie daher aus den folgenden Vorschlägen diejenigen aus, die zu Ihrer persönlichen Situation passen.

Analysieren Sie Ihren beruflichen und privaten Tagesablauf und suchen Sie nach den größten „Zeitfressern“ und „Zeitreserven“. Gibt es Tätigkeiten, die Sie ohne negative Konsequenzen reduzieren oder ganz weglassen können? Gibt es Tätigkeiten, die sich rationeller und zeitsparender durchführen lassen? Viele Menschen stellen z. B bei einer solchen Analyse im privaten Bereich fest, dass „Fernsehen“ und „Surfen im Internet“ einen nicht unerheblichen Zeitanteil ausmachen: Zwei Stunden pro Tag summieren sich auf 14 Stunden pro Woche bzw. rund 60 Stunden pro Monat!

Für die meisten Menschen gibt es vermutlich immer mehr zu tun, als Zeit zur Verfügung steht. Bevor Sie also beginnen, eine lange oder ungeordnete To-do-Liste „abzuarbeiten“, ist es sicherlich sinnvoll, sich Klarheit über die wichtigsten beruflichen und privaten Ziele zu verschaffen und die verfügbare Zeit vorrangig auf diese Ziele zu verwenden. Im Interesse der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, die Ziele nach Lebensbereichen zu ordnen, z.B. nach beruflichen (Umsatz, Marketing, Mitarbeiter, Fortbildung) und privaten (Gesundheit, Finanzen, Familie und Freunde, Hobbies).

Planen Sie Ihre Aufgaben und Termine für die kommende Woche bereits im Voraus – idealerweise für alle o.g. Lebensbereiche. So stellen Sie sicher, dass alle diese Bereiche angemessen berücksichtigt werden. Verplanen Sie dabei aber niemals die gesamte Tageszeit, sondern kalkulieren Sie etwas „Pufferzeit“ für unerwartete Aufgaben und Ereignisse ein. Überprüfen Sie am Ende eines jeden Tages, ob Sie tatsächlich alles erledigt haben, oder ob Sie unerledigte Aufgaben auf den Folgetag übertragen müssen.

Überlegen Sie sich zudem morgens, welches Ihre wichtigsten Tagesaufgaben sind, und erledigen Sie diese möglichst zuerst. Je länger der Tag fortschreitet, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und Ihre wichtigen Aufgaben dadurch nicht mehr erledigt werden. Wenn Sie die wichtigsten Aufgaben dagegen zuerst absolvieren, motiviert Sie das zusätzlich für den Rest des Tages.

Die meisten Menschen sind vormittags am leistungsfähigsten. Wenn das auch auf Sie zutrifft, sollten Sie diese Zeit bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie dagegen dann, wenn Sie leistungsschwächer sind (z.B. nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend).

Um wichtige Aufgaben und Tätigkeiten erledigen zu können, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie mit Ihrem Team „störungsfreie Zeiten“ vereinbaren, in denen Sie nicht unterbrochen werden möchten. Nutzen Sie dafür am besten täglich die gleiche Uhrzeit. Dann gewöhnt sich Ihr Team schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind.

Prüfen Sie, ob es Aufgaben gibt, die Sie bisher gewohnheitsmäßig selbst erledigt haben, die aber auch von einer anderen Person übernommen werden könnten. Die Zeit, die Sie einmalig investieren, um einer anderen Person diese Aufgaben zu erklären, sparen Sie anschließend dauerhaft ein.

Sie können nicht alles lesen, was auf Ihrem Schreibtisch landet. Beschränken Sie Ihre Lektüre auf unbedingt erforderliche Informationen. Wählen Sie aus der vielfältigen Literatur gezielt aus, was für Sie relevant ist. Vielleicht können Sie auch die Auswertung einzelner Fachzeitschriften auf Mitarbeiter delegieren.

In einem Zeitplanbuch können Sie alle Planungen und Informationen übersichtlich zusammenfassen und damit der „Zettelwirtschaft“ ein Ende bereiten. Eine übersichtliche Arbeitsplatzgestaltung mit einem durchdachten Ablagesystem vermeidet das zeitaufwendige Suchen nach fehlenden Unterlagen.

Legen Sie vor Beginn geschäftlicher Telefonate fest, welche Punkte Sie besprechen wollen, damit das Telefonat strukturiert abläuft. Vermeiden Sie, dass Ihr Gesprächspartner das berufliche Telefonat gegen Ihren Willen in ein belangloses Gespräch über das Wetter, Urlaubspläne, Haustiere oder Hobbies ausweitet. Legen Sie sich einige Redewendungen zurecht, durch die Sie das Gespräch mit derartigen „Dauerrednern“ auf nette und höfliche Weise beenden können.

Auch wenn Sie Mitarbeiterbesprechungen durchführen, sollten alle Themen und Ziele vorab definiert und den Teilnehmern bekannt sein. Legen Sie nicht nur eine Anfangs-, sondern auch eine Endzeit fest. Weisen Sie die Besprechungsteilnehmer zu Beginn darauf hin, dass Sie alle Themen innerhalb der vorgegebenen Zeit diskutieren möchten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Diskussionen zeitlich ins Unbegrenzte ausufern.

Wenn Sie häufig um die Übernahme kleiner Zusatzaufgaben oder um Gefälligkeiten gebeten werden, kann ein „Nein“ zu Ihrem zeitsparendsten Wort werden. So Sie es nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner i.d.R. Verständnis dafür haben.

Schalten Sie das E-Mail-Eingangssignal Ihres PC aus, um nicht ständig durch eingehende Mails abgelenkt zu werden. Bearbeiten Sie Ihre Mails gebündelt, am besten zu festen Zeiten (je nach E-Mail-Aufkommen ein- bis dreimal pro Tag). Bearbeiten Sie jede Mail möglichst sofort nach dem Lesen, denn sonst müssen Sie sich später erneut damit befassen. Entscheiden Sie immer sofort, was mit der Mail passieren soll (Papierkorb, Ablage, Wiedervorlage, sofortige Bearbeitung). Missbrauchen Sie Ihren E-Mail-Eingang nicht als Ablage, sondern schaffen Sie sich eine übersichtliche Ordnerstruktur, damit der Eingang nach der Bearbeitung leer ist.

Bei vielen Menschen werden die To-do-Liste und der Schreibtisch niemals vollkommen leer sein: Für jede erledigte Aufgabe kommt sofort eine neue hinzu. Gehören Sie zu diesen Menschen? Vielleicht hilft Ihnen dann folgendes Bild: Sie beschließen, auf einer langen Straße bis zum Horizont zu gehen. Nachdem Sie den ganzen Tag gegangen sind, stellen Sie fest, dass der Horizont immer noch genauso weit entfernt ist wie am Morgen. Da er sich beim Gehen optisch immer weiter in die Ferne verschiebt, können Sie ihn auch niemals erreichen – egal, wie schnell und wie lange Sie gehen. Dem „Horizont“ als Ziel im Bild entspricht im Berufs- und Privatleben das Ziel „Alles erledigt haben“. Schauen Sie daher abends nicht nur auf Ihre unerledigten Aufgaben, sondern machen Sie sich die Dinge bewusst, die Sie am Tag geschafft haben. Mit diesem Erfolgserlebnis und der Erkenntnis, dass es immer unerledigte Aufgaben geben wird, sollten Sie trotz Ihrer To-do-Liste ruhig schlafen können.

Dr. Andreas Nagel, Diplom-Ökonom, Akademie für Apothekenmanagement, 31535 Neustadt am Rübenberge, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de