Wie Sie Ihre „Kasse“ korrekt erfassen

Grundsätzlich gilt für das Finanzamt jeder betriebliche Bargeldbestand als „Kasse“. Dazu zählen natürlich die Bargeldbestände in den „Aufbewahrungsbehältnissen“ auf den HV-Tischen. Doch wie verhält es sich z.B. mit Kaffee- oder Botengeld-„Kassen“ und Spendendosen? Hier müssen Sie sich fragen, ob es sich um Geld der Apotheke oder um „fremdes“ Geld handelt. Hat z.B. eine Spendenorganisation eine Dose bei Ihnen aufgestellt, um das Geld später selbst zu spenden, handelt es sich um „fremdes“ Geld. Verwalten Sie jedoch die Dose und spenden das Geld später im Namen der Apotheke, handelt es sich um einen betrieblichen Bargeldbestand – der somit zur „Kasse“ der Apotheke zählt.

Nehmen wir an, dass eine Apotheke drei HV-Plätze mit jeweils einem Kassenbehältnis hat und zudem einen Tresor mit Bargeld. Es gibt also vier Bargeld-Aufbewahrungsbehältnisse. Müssen dann alle vier Behältnisse separat ausgezählt und vier Kassenbücher geführt werden?

Grundsätzlich gilt: Die Kassenaufzeichnungen müssen die „Kassensturzfähigkeit“ besitzen. Es muss also jederzeit im Laufe des Geschäftstages möglich sein, den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand zu vergleichen (vgl. dazu AWA 19/2017). Es ergibt sich keine Notwendigkeit für ein separates Auszählen. Zweifeln kann man aus pragmatischen Gründen höchstens dann, wenn sich Filialen in größerer räumlicher Entfernung zur Hauptapotheke befinden: Hier ist der Vergleich des Soll-Bestandes mit dem Ist-Bestand eventuell nicht jederzeit möglich.

Eine Ausnahme ergibt sich, wenn erhebliche Differenzen zwischen den Beträgen in den einzelnen Kassen festzustellen sind (vgl. AWA 15/2017). Dazu wird regelmäßig die getrennte Auszählung jedes einzelnen Bargeld-Aufbewahrungsbehältnisses erforderlich sein.

Weiterhin ist zu klären, ob für jedes Behältnis ein separates Kassenbuch geführt werden muss. Einen pragmatischen Ansatz vertritt der Bundesfinanzhof für den Fall, dass „Filialen mit Nebenkassen“ betrieben werden: Dann sei „es möglich, Nebenkassenbücher zu führen [...], die neben dem Hauptkassenbuch stehen [...]. Es bleibt dem Geschäftsinhaber aber auch unbenommen, die Nebenkassen als Teile der Hauptkasse anzusehen und für das Hauptgeschäft und die Filialen ein einheitliches Kassenbuch zu führen“ (Urteil vom 31.07.1974, Aktenzeichen: I R 216/72). Sind also schon für Filialen keine getrennten Kassenbücher notwendig, gilt dies erst recht für die Bargeld-Aufbewahrungsbehältnisse innerhalb einer Apotheke.

Übrigens: Wenn Sie Filialen haben, empfehlen wir Ihnen aus praktischen Gründen trotzdem, für Hauptapotheke und Filialen getrennte Kassenbücher zu führen.

Die Rechtsprechung hat entschieden, dass Bargeldverschiebungen zwischen einzelnen Aufbewahrungsbehältnissen aufgezeichnet werden müssen. Damit sind aber nur Veränderungen im Betrag gemeint, z.B. wenn ein 100 €-Schein aus Behältnis 1 entnommen und in Behältnis 2 eingelegt wird. Veränderungen der bloßen Stückelung müssen hingegen nicht erfasst werden – so z.B. wenn ein 100-€-Schein durch einen Tausch gegen fünf 20-€-Scheine „kleingemacht“ wird.

Dr. Jens-Peter Damas, Fachanwalt für Steuerrecht, ETL ADVISION Steuerberatungsgruppe, E-Mail: jens.damas@etl.de

Heike Kriegel, Steuerberaterin, Fachberaterin Heilberufe/Gesundheitswesen, ADVITAX Ilmenau Steuerberatungsgesellschaft, E-Mail: advitax-ilmenau@etl.de